Автоматизация учета основных средств в системе "1С:Предприятие"

Введение

Программа "1С:Бухгалтерия" является одним из продуктов системы программ "1С:Предприятие". В состав "1С:Предприятия" входят несколько компонент, среди  которых: "Оперативный учет", "Расчет" и "Бухгалтерский учет". Любая  из компонент может использоваться, как совместно с другими компонентами, так и самостоятельно (автономно). Если на компьютере установлена хотя бы одна из компонент, все равно считается, что установлена система "1С:Предприятие", только в ограниченном составе.

«1С:Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести  учет по нескольким предприятиям в  одной информационной базе. Разнообразные  и гибкие возможности системы  «1С:Предприятие» позволяют использовать ее и как достаточно простой и  наглядный инструмент бухгалтера, и  как средство полной автоматизации  учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически  любых разделов бухгалтерского учета: учет операций по банку и кассе; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов и МБП; учет товаров, услуг и производства продукции; учет валютных операций; учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами; учет расчетов по заработной плате; учет расчетов с бюджетом; другие разделы учета.

Система «1С:Предприятие» обладает гибкими  возможностями организации учета: синтетический учет по многоуровневому плану счетов; учет по нескольким планам счетов; валютный учет и учет покрытия валют; многомерный аналитический учет; многоуровневый аналитический учет по каждому измерению; количественный учет; учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в «1С:Предприятии» может быть организован с разной степенью автоматичности: режим ручного ввода операций; режим типовых операций; режим автоматического формирования операций по документам.

1 Работа в “1С:Предприятие”

1.1 Запуск программы "1С:Предприятие"

Как и любую другую программу  в системе Windows-95/98/2000/МТ, ее можно  запустить несколькими разными  способами.

Наиболее простым и естественным является запуск программы посредством  кнопки "Пуск". При установке "1С:Бухгалтерии" на компьютер, предлагается создать  новое подменю (группу) "1С:Предприятие 7.7" в группе "Программы" в  меню "Пуск". В эту группу помещается ярлык для запуска "1С:Предприятия", который также как и группа представлен под именем " 1 С:Предприятие". Процесс запуска системы "1С:Предприятие" в Windows -95/98/2000/МТ предполагает выполнение следующей последовательности действий.

1. Щелчком мышью осуществляется нажатие экранной кнопки "Пуск".
2. В раскрывшемся меню выбирается пункт "Программы".
3. В соответствующем подменю выбирается пункт "1С:Предприятие".
4. В перечне программных средств выбирается режим запуска системы "1С:Предприятие" или "1С:Предприятие Монопольно" Пункт "1С:Предприятие Монопольно" предназначен для запуска многопользовательской версии программы в монопольном (однопользовательском) режиме.

После выполнения указанной последовательности действий на экране появится окно запуска  системы "1С Предприятие", показанное на рис. 1.

Данное окно содержит следующие  поля и элементы управления "В  режиме" - в данном поле производится выбор одного из возможных режимов  работы пользователя с системой "1С:Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор". Для выбора необходимого режима работы следует щелкнуть мышью по данному полю, и в появившемся списке, представленном на рис. 2, выбрать желаемый режим.

Рис. 1. Окно запуска системы "1С:Предприятие"

Рис. 2. Список режимов работы

Поле "Информационные базы" содержит список информационных баз, доступных  для работы. Полный путь к директории для выбранной информационной базы указывается в нижней части окна Флажок "Монопольно" содержится в  окне запуска только при использовании  сетевой версии системы "1С:Предприятие". Он используется для установки монопольного режима работы с программой, то есть, такого режима, когда выбранная для  работы информационная база становится недоступной для других пользователей  сети. Щелчок мышью по данному флажку приводит к появлению или снятию пометки в виде "галочки". Наличие пометки свидетельствует о том, что установлен монопольный режим работы.

Запуск системы "1С:Предприятие" обнаруживает ее интересную особенность. Оказывается, она содержит четыре составные  части: "1С:Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор". Зачем  нужна реконструкция бухгалтерской  программе? Такой вопрос может задать человек, неискушенный в бухгалтерском  учете. Во-первых, как нет совершенно одинаковых людей, так и нет одинаковых предприятий. Каждое из них имеет  свою специфику, которую не в состоянии  заранее учесть никакая, даже самая  умная компьютерная программа. Во-вторых, все в жизни подвержено изменению, развитию. Меняются внешние условия  функционирования предприятия и  его учетной системы: законодательство, политика, рыночная конъюнктура и  т.п. Меняется само предприятие: оно  осваивает новые рынки, новые  методы работы, наращивает обороты, расширяется  и укрупняется. Все это требует  пересмотра его учетной системы, ее реорганизации, а стало быть, возникает  необходимость заменять и программные  средства ведения учета.

Наличие двух описанных режимов  в одной программе позволяет  использовать бухгалтерскую программу  в течение долгого времени  без замены на новую. Так в какую  же дверь войти? Все зависит от человека и сложившихся обстоятельств. Один, въехав в новую квартиру, сразу  примется изменять ее планировку, переоборудовать  по своему усмотрению, иногда даже заранее  не зная чего он хочет. Другой поживет, присмотрится к квартире, заглянет в инструментальный бокс, посмотрит, что там за инструмент, какие имеются  строительные материалы и блоки, к соседям зайдет, посмотрит, как  у них дела идут, а потом и  сам наметит собственный вариант  перепланировки. Третий вообще будет  жить в том, что есть и радоваться жизни, не обременяя себя перестроечными заботами. А когда жизнь "прижмет", обратится к специалистам, которые  из имеющегося материала и инструментария, все сделают, как он того пожелает. Быстро, удобно, выгодно, только деньги плати.

Точно такими же путями может пойти  и пользователь "1С:Предприятия". Можно сразу (самостоятельно или  с помощью специалистов) приступить к адаптации программы, перестраивая ее под свою уникальность и исключительность. Можно поработать в имеющейся  конфигурации, разобраться, что в  ней не устраивает, и на этой основе выработать план перестройки, который  опять же можно реализовать самостоятельно или при помощи специалистов.

Можно на этой основе выработать план перестройки, который опять же можно  реализовать самостоятельно или  при помощи специалистов. А можно  просто работать в имеющейся конфигурации и не огорчаться из-за таких пустяков, что какие-то учетные операции можно  было бы выполнять более эффективно и удобно с меньшими затратами  сил и времена

Мы совсем забыли еще о двух дополнительных "дверях". Имеются третий и четвертый  входы в программу - "Отладчик" и "Монитор". Что это такое? В  своих деяниях по перестройке  можно зайти довольно далека И  тогда возможна ситуация, когда одни блоки станут не состыковываться  с другими, вместо желаемой гармонии начнут выпирать острые углы, зиять  прорехи и щели. Вот тогда понадобится  квалифицированная помощь, чтобы  найти ошибку в собственных расчетах, понять, каким образом можно исправить  нежелательный результат и навести  порядок в конструкции. Для этих целей и предназначен третий комплекс средств, называемый "Отладчиком". То есть это режим, предназначенный  для отладки создаваемой конфигурации. Как видим, разработчики "чудо-программы" снабдили ее вспомогательными средствами, рассчитанными даже на такие не очень  приятные случаи жизни. Но будем надеяться, что в нашей работе эти средства не понадобятся. Четвертый вход - "Монитор" вводит в мир тотальной слежки и контроля. Любые действия пользователя по изменению учетных данных или  параметров настройки системы автоматически  фиксируются и запоминаются компьютерной системой (мало ли что пользователю вздумается изменить или построить!).

1.2 Знакомство с режимом  ведения учета

Работа с программой в режиме ведения бухгалтерского учета предполагает наличие некоторой настроенной  конфигурации. Это может быть одна из типовых конфигураций, поставляемых разработчиками программы, например: типовая  конфигурация для учета на хозрасчетных предприятиях, типовая конфигурация для учета в организациях, состоящих  на государственном бюджете, типовая  конфигурация для учета на предприятиях торговли.

Особенностью типовой конфигурации является то, что она разрабатывается  силами фирмы- производителя программы "1С:Бухгалтерия" - "1С" и поставляется бесплатно вместе с программой. Типовая  конфигурация настроена на определенную область применения, все настройки  выполнены в соответствии с текущим  законодательством Украины. Типовая  конфигурация не является чем-то канонизированным и не подлежащим изменению. Она в  значительной степени зависит от текущего законодательства и нормативных  документов, регламентирующих ведение  бухгалтерского учета

Изменение законодательной и нормативной  базы бухгалтерского учета приводит к необходимости пересмотра типовой  конфигурации и приведения ее в соответствие изменившимся условиям. Эту работу выполняет фирма-производитель программы, постоянно поддерживая и совершенствуя  типовую конфигурацию.

Помимо типовых конфигураций, разрабатываемых  фирмой "1С",конфигурации могут  разрабатываться, дорабатываться, модифицироваться силами сторонних организаций и  отдельных специалистов, в том  числе и силами самих пользователей. Собственно типовая конфигурация в ее первозданном виде существует лишь до того момента, пока в нее не внесено никаких изменений. После внесения изменений в настройку типовой конфигурации она становится в определенном смысле уникальной и тогда, правильнее говорить о текущей конфигурации программы, которая, как правило, хотя бы немного, но отличается от типовой. Эти отличия обуславливаются спецификой организации учета на каждом конкретном предприятии и, прежде всего, затрагивают настройку рабочего плана счетов, аналитического учета, состав и структуру используемых справочников, формы некоторых документов, отчетов и т.д.

Пользовательским интерфейсом  называется набор средств, предоставляемых  программой для общения с пользователем. К элементам пользовательского  интерфейса относятся экранные формы, меню, пиктограммы, горячие клавиши  и др. Рассмотрим некоторые начальные  сведения об организации пользовательского  интерфейса бухгалтерской программы, необходимые для того, чтобы начать с ней работу. В дальнейшем, в  ходе выполнению фактических заданий  эти знания будут пополняться. Кроме  того, практически все элементы пользовательского  интерфейса программы, работающей в  режиме ведения бухгалтерского учета, также являются настраиваемыми и, соответственно, могут быть изменены разработчиками конфигураций или самим пользователем. В частности, может быть установлен иной состав и взаимное расположение пунктов меню, пиктограмм, может  меняться внешний вид экранных форм документов.

Первое знакомство с программой начнем на примере типовой конфигурации для хозрасчетных организаций.

Главное окно программы. В верхней части окна находится строка заголовка, в которой указывается название конфигурации (если оно введено в конфигурацию). Следующая строка содержит главное меню программы, а под ней содержатся одна или несколько линеек с панелями инструментов, содержащих наборы пиктограмм для быстрого вызова наиболее часто используемых функций. Ниже этих строк размещается рабочая область главного окна программы. В этой области в процессе работы с программой можно раскрывать другие окна- с первичными документами, журналами, отчетами, но в начале работы эта область пуста

Внизу окна расположена строка, содержащая два поля. В ее левой части выдается ситуативная подсказка, кратко поясняющая, какие действия могут или должны быть выполнены в данной ситуации. В правой части указывается установленный  учетный период в котором ведется  работа, и за который рассчитываются бухгалтерские итоги. Прежде чем  начать знакомство с реализацией  профессиональных функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой. Программа реализует  некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций.

Вызов требуемой функции можно  осуществить следующими способами:

1. через меню;
2. при помощи экранных кнопок и пиктограмм;
3. при помощи "горячих клавиш" на клавиатуре компьютера.

Рассмотрим подробнее названные  способы общения с программой. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7

Работа с меню. Меню в программе "1С:Бухгалтерия" - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют "Главным меню", оно располагается в верхней части главного рабочего окна и представляет собой строку, содержащую перечень пунктов меню. Каждый пункт главного меню есть ничто иное, как наименование группы режимов или функций программы. В главное меню можно войти при помощи клавиатуры. Для этого надо нажать на клавиатуре левую клавишу Аlt или F10. После чего первый пункт меню "Файл" приобретет цветовое выделение. Манипулирование клавишами стрелок вправо и влево приведет к перемещению цветового выделения от одного пункта меню к другому. Выбор требуемого пункта осуществляется нажатием клавиши Ешег. Тогда на экране появляется ("выпадет") зависимое подменю, раскрывающее перечень функций, входящих в выбранную группу. Если пункт в подменю не является конечным, то справа от его названия указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня. Например, выбор из главного меню пункта "Документы" приведет к разворачиванию подменю, в которое включено несколько пунктов, причем правее пункта "Регламентные" расположен значок, это говорит о том, что данный пункт не конечный, он имеет подпункты.