Автоматизация учета основных средств в системе "1С:Предприятие"

После ввода в шапке операции общей суммы, программа автоматически  переносит ее в графу "Сумма" табличной части и сразу предлагает заполнить графу "Субконто дебета". Таким образом, задача по отражению  в компьютерной бухгалтерии факта  поступления основного средства в качестве взноса в уставный капитал  сводится к четырем простейшим действиям: выбору даты, вводу суммы операции, выбору (при необходимости - добавлению в соответствующий справочник) основного  средства и выбору из справочника "Контрагенты" того учредителя, от которого это основное средство поступило. Результат ввода  типовой операции После завершения ввода типовой операции, в журнале операций будет зафиксирована запись, которая ничем не будет отличаться от обычных операций.

В журнале не сохраняется ни одного свидетельства о ее необычном  происхождении. Связь с породившей ее типовой операцией никак не фиксируется. Если понадобится изменить какие-то параметры данной хозяйственной  операции, то ранее введенную операцию придется удалить и заново произвести ввод типовой операции. В отличие  от предыдущего примера, введенная  операция будет состоять из одной  простой проводки следующего вида На данный момент в компьютерном учете  отражен факт поступления необоротных  активов от учредителей. После этого  потребуется ввести следующие операции, отражающие факт ввода данных НА в  эксплуатацию.

Для отражения этой операции в типовой  конфигурации предусмотрены отдельные  средства, которые будут рассмотрены  далее.

2.4 Поступление необоротных активов от поставщиков

Наиболее распространенной является операция приобретения основного средства у поставщика. Затраты на приобретение основного средства относятся к  долгосрочным инвестициям, поскольку  направлены на приобретение необоротных  активов длительного пользования  В связи с этим затраты по приобретению основного средства должны быть отражены в бухгалтерском учете на счете 15 "Капитальные инвестиции".

В рабочем плане счетов стандартной  конфигурации в развитие счета 15 имеется  несколько субсчетов. В частности, для учета капиталовложений на приобретение отдельных объектов необоротных  активов используется субсчет 2. На этом субсчете, ведется аналитический  учет в разрезе субконто "Инвестиции", что можно увидеть непосредственно  в настройке плана счетов.

Для каждой из операций, представленных на схеме в типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия 7.7" предусмотрены  документы, автоматизирующие процесс  отражения этих операций в компьютерном учете. Операция "Оплата" реализуется  при помощи документа "Банковская выписка" или "Приходный кассовый ордер". Операция "Поступление" реализуется при помощи документа "Приходная накладная (Акт)". Операция "Ввод в эксплуатацию" реализуется  при помощи документа "Ввод в эксплуатацию". Рассмотрим порядок отражения хозяйственных  операций по поступлению основного  средства на следующем примере.

Задача 4. 29.07.2001 от завода "Азер" на предприятие "ДОБРО" в сопровождении  товарно-транспортной накладной поступило  оборудование – станок сверлильный  СДС-1 в количестве I шт. на сумму 12 000 грн., включая НДС 20%. Ранее по счету  № 345/21 от 22.07.2001 была произведена оплата этой поставки (см. задачу № 11-2). Необходимо отразить в бухгалтерском учете  предприятия факт поступления НА. 30.07.2001 станок СДС-1 по акту № 2 Приемки-передачи основных средств передан в эксплуатацию в столярный цех.

Решение данной задачи потребует от бухгалтера выполнения определенной последовательности действий, таких, как контроль оплаты счета на поставку основного средства, отражение факта поступления  и факта ввода в эксплуатацию. Остановимся на каждом из этих моментов. Оплата счета на поставку основного средства Прежде чем приступать к вводу операций по приходу НА, возможно, потребуется убедиться в том, что ранее была произведена оплата счета поставщика. Эту информацию можно получить через стандартную ведомость "Анализ субконто".

Наиболее естественный способ обратиться к режиму формирования данной ведомости - через меню "Отчеты -Анализ субконто". После обращения к указанному пункту меню на экране развернется  окно "Установки параметров отчета". В данном окне необходимо задать параметры, определяющие, за какой период и по каким субконто должна быть сформирована ведомость.

В качестве первого вида субконто установлено - "Контрагенты". Рядом  указывается режим формирования ведомости по данному аналитическому признаку - "Отбирать". Тем самым  предполагается, что должно быть определено конкретное значение субконто, по которому информация будет отбираться в ведомость. Это значение устанавливается в  поле, расположенном ниже. В данном поле задается интересующее нас значение - завод "Азер". Формирование ведомости  даст следующий результат.

В ведомости можно видеть, что  контрагент завод "Азер" имеет  дебиторскую задолженность в  размере 12 000.00 грн., которая образовалась на счете 371. Имеется возможность  детализировать информацию отчета и  выяснить, за счет каких операций образовалась выявленная задолженность. Для этого  надо переместить курсор мыши на 105 детализируемый показатель, после чего двойной щелчок мыши обеспечит формирование нового отчета "Карточка счета", в котором будут приведены все операции по счету 371 с данным контрагентом.

Из представленного отчета видно, что задолженность в размере 12000 грн. образовалась за счет операции, введенной  при помощи документа "Выписка  банка № 2" от 24.07.2001. Можно и  дальше продолжить детализацию показателей  нового отчета Следующий шаг детализации  приведет нас в журнал операций, непосредственно к интересующей нас операции. Как известно, из операции имеется возможность быстро перейти  к породившему ее документу при  помощи функции "Открыть документ". Таким образом, компьютерная бухгалтерия  позволяет за считанные секунды  отыскать документы, операции, проводки, объясняющие происхождение показателей  отчетов. В нашем случае это - банковская выписка № 2.

Для отражения факта прихода  основного средства от поставщика целесообразно  воспользоваться документом типовой  конфигурации "Приходная накладная". Диалоговая форма ввода документа  заполняется на основании сопроводительного комплекта документов организации-поставщика.

При заполнении формы диалога в  шапку документа нужно ввести номер и дату документа, ввести поставщика путем выбора из журнала "Отбор  заказов по контрагенту", а также  документ, на основании которого произведена  оплата, - счет № 1 от 22.07.2001, который  выбирают из справочника "Договоры (счета)". Документ "Приходная накладная" можно ввести на основании документа "Счет входящий", для этого необходимо зайти в журнал "Счета входящие", выбрать необходимый счет и нажать пиктограмму "Ввести на основании". После чего из перечня предлагаемых документов выбрать документ "Приходная  накладная".

Для учета поступления необоротных  активов, приобретенных с налогом  на добавленную стоимость, важным является порядок возмещения НДС. Если НДС, уплаченный поставщику, не подлежит зачету (возмещению из бюджета), в форме документа  на закладке "Дополнительно" устанавливается  флажок "НДС на себестоимость". При этом сумма НДС, указанная  в табличной части экранной формы, при проведении документа будет  учтена в стоимости основного  средства Далее необходимо заполнить  табличную часть документа.

Каждая строка таблицы содержит сведения об одном объекте НА. При  заполнении графы "Наименование" предлагается выбрать объект инвестиций из справочника "Инвестиции". Если запись о данном объекте не была введена ранее, то ее можно ввести в справочник, не выходя из документа. Кстати, не обязательно заполнять  сразу все реквизиты справочника: незаполненные реквизиты можно  будет ввести позже, например, на этапе  отражения операции по вводу основного  средства в эксплуатацию или в  любой другой момент времени, обратившись  напрямую к справочнику "Необоротные  активы".

2.5 Результаты ввода документа

Рассмотрим, какие результаты будут  зафиксированы в компьютерной бухгалтерии  после ввода и проведения документа "Приходная накладная". В журнале  операций регистрируется запись о введенном  документе Запись о введенном  документе также автоматически  регистрируется в журнале документов "Приходные накладные". Документ автоматически формирует три  проводки, отражающие в компьютерном учете факт поступления основного  средства, а также зачет ранее  сделанной предоплаты: Ввод необоротных  активов в эксплуатацию Для отражения  факта ввода основного средства в эксплуатацию в типовой конфигурации предусмотрен документ "Ввод в эксплуатацию", который доступен из журнала документов "Необоротные активы и МБП", а также может быть вызван через  меню "Документы - Необоротные активы и МБП - Ввод в эксплуатацию".

Рассмотрим порядок использования  данного документа на примере  ввода в эксплуатацию основного  средства согласно данным постановки задачи 4. Использование документа "Ввод в эксплуатацию" Заполнение формы  диалога предполагает обязательный ввод номера и даты документа. Реквизит "Место хранения" указывает  место, где актив будет находиться в период его эксплуатации. Место  хранения выбирается из справочника "Места  хранения" и может быть представлено в виде материально-ответственного лица либо склада Признак ввода в  эксплуатацию объекта Может принимать  значение либо "Ввод в эксплуатацию МБП", либо "Ввод в эксплуатацию необоротных активов". Этот реквизит будет определять состав и структуру  табличной части документа.

Для необоротных активов необходимо задать их вид в графе "Вид необоротных  активов". В данном случае необходимо выбрать вид необоротных активов "Основные фонды". Реквизит "ТМЦ/Инвестиции" представляет объект, который является источником поступления актива. В  нашем случае объект инвестиций ранее  был введен в справочник "Инвестиции", поэтому реквизит может быть заполнен путем выбора из справочника Реквизит "Необоротный актив" представляет объект, который вводится в эксплуатацию.

В нашем случае объект НА ранее  был введен в справочник "Необоротные  активы", поэтому данный объект может  быть заполнен путем выбора из справочника  Если сведения об основном средстве в  справочнике отсутствуют, то после  обращения к справочнику можно  ввести в него информацию о новом  объекте. Далее необходимо ввести количество вводимых объектов, их стоимость.

Программа автоматически рассчитает сумму введенных объектов. После  заполнения всех реквизитов документа "Ввод в эксплуатацию" можно  распечатать акт установленной  формы, нажав кнопку «Печать». В зависимости  от выбранного вида вводимого актива и дополнительной информации, в документе  автоматически выбирается счет и  признаки его аналитического учета, с которым будет корреспондировать  счет 10.4 "Машины и оборудование" при проведении документа.

Рассмотрим, какие результаты будут  зафиксированы в компьютерном учете  после ввода и проведения документа "Ввод в эксплуатацию". В журнале  операций найдет отражение запись о  введенном документе.

Этот же документ автоматически  регистрируется в журнале документов "Необоротные активы и МБП".

В журнал проводок автоматически помещаются проводки, порожденные данными документами. Операция ввода в эксплуатацию порождает  две проводки Первая характеризует  поступление необоротного актива в  бухгалтерском учете, вторая производит приходование актива в налоговом  учете. Формирование второй проводки происходит исходя из параметра "Начислять износ  в налоговом учете", который  находится на закладке "Дополнительно" элемента справочника "Необоротные  активы".

Заключение

Запуск системы "1С:Предприятие" обнаруживает ее интересную особенность. Оказывается, она содержит четыре составные  части: "1С:Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор".

Работа с программой в режиме ведения бухгалтерского учета предполагает наличие некоторой настроенной  конфигурации. Это может быть одна из типовых конфигураций, поставляемых разработчиками программы, например: типовая  конфигурация для учета на хозрасчетных предприятиях, типовая конфигурация для учета в организациях, состоящих  на государственном бюджете, типовая  конфигурация для учета на предприятиях торговли.

Помимо типовых конфигураций, разрабатываемых  фирмой "1С",конфигурации могут  разрабатываться, дорабатываться, модифицироваться силами сторонних организаций и  отдельных специалистов, в том  числе и силами самих пользователей. Собственно типовая конфигурация в  ее первозданном виде существует лишь до того момента, пока в нее не внесено  никаких изменений.

Пользовательским интерфейсом  называется набор средств, предоставляемых  программой для общения с пользователем. К элементам пользовательского  интерфейса относятся экранные формы, меню, пиктограммы, горячие клавиши  и др.

Практически все элементы пользовательского  интерфейса программы, работающей в  режиме ведения бухгалтерского учета, также являются настраиваемыми и, соответственно, могут быть изменены разработчиками конфигураций или самим пользователем. В частности, может быть установлен иной состав и взаимное расположение пунктов меню, пиктограмм, может  меняться внешний вид экранных форм документов.

Бухгалтерские операции оформляются  в виде бухгалтерских записей, или  проводок. Проводка - элементарное действие, отражающее изменение состояния хозяйственных средств - их увеличение или уменьшение на счетах бухгалтерского учета с соблюдением принципа двойной записи Принцип двойной записи состоит в том, что каждая элементарная операция, выраженная в виде суммы, отражается в учете на двух счетах, дебетуя один и кредитуя другой.

Следует понимать, что при компьютерном ведении учета журнал проводок является единственным регистром, в котором  фиксируется учетная информация. Любые другие формы ввода информации, например, в виде документов или  операций не считаются отраженными  в учете до тех пор, пока на их основе не будут сформированы проводки и размещены в журнале проводок. Нередко одна хозяйственная операция порождает не одну, а несколько  проводок.

Таким образом, работая с программой "1С:Бухгалтерия", под операцией  будем понимать, с одной стороны, некоторый факт хозяйственной деятельности, фиксируемый в виде записи в журнале  операций, а с другой стороны, набор  проводок, относящихся к этой операции. Причем, не исключается такая ситуация, когда имеется запись об операции, но ей не соответствуют никакие проводки, то есть такая операция или документ не порождают проводок. В программе "1С:Бухгалтерия" существует много  разнообразных способов ввода операций и проводок, различающихся степенью автоматизации. Самым простым способом (и наименее автоматизированным) является ручной режим ввода. Именно с этого  режима начнем знакомство с методами отражения хозяйственных операций в компьютерном учете.