Автоматизация учета основных средств в системе "1С:Предприятие"

Следовательно, нажатие клавиши  Enter на таком пункте меню приведет к разворачиванию очередного подменю. Разворачивая последовательно подчиненные уровни меню, на каком-то этапе достигается конечный пункт, реализующий некоторое действие. В последующем тексте книги выбор некоторой функции посредством меню будем обозначать последовательным перечислением через тире выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например "Отчеты - Шахматка". Причем наименования пунктов и подпунктов меню будем выделять курсивом. Следует помнить, что набор функций в одном и том же меню может отличаться в разные моменты работы с программой. Так, в главном меню пункт "Действия" появляется только при работе с экранными формами документов. В зависимости от текущего режима работы, соответствующее ему подменю может содержать различный набор допустимых команд.

Наименования некоторых пунктов  меню могут быть "погашены" (изображены блекло). Это свидетельствует о  том, что выполнение данного действия сейчас невозможно. Например, удаление записи из списка невозможно в ситуации отсутствия записей. Быстрое перемещение  к нужному пункту главного меню или  подменю можно осуществить не только использованием клавиш со стрелками, но и нажатием комбинации А1*+буквенная  клавиша, соответствующих первой букве  названия данного пункта или букве, выделенной при помощи подчеркивания.

Например, в пункте главного меню "Операции" выделена буква "р", а в пункте "Сервис" - "с". Левее от наименований некоторых пунктов меню приводится изображение пиктограмм, при помощи которых может быть выбрана данная функция или режим работы.

Нужный пункт меню или подменю  можно быстро выбрать и без  клавиатуры при помощи манипулятора "мышь". Для этого необходимо подвести курсор мыши на требуемый  пункт меню и сделать однократный  щелчок левой кнопкой мыши. В дальнейшем такое действие будем называть "щелчок мышью". В то же время при работе с мышью часто используется двойной  щелчок левой кнопкой. Такое действие будем называть "двойной щелчок мышью". Помимо главного меню, при  использовании мыши, удобно осуществлять выбор команд через контекстное  меню. Помимо главного меню, при использовании  мыши, удобно осуществлять выбор команд через контекстное меню. Обращение  к контекстному меню осуществляется нажатием правой кнопки мыши. В результате рядом с курсором мыши появляется меню, содержащее те команды, которые  могут быть выполнены по отношению  к объекту, на котором установлен курсор мыши. Как правило, это те же команды, которые представлены в  группе "Действия" главного меню. В тексте пособия в основном даются ссылки на вызов функций через  главное меню, предполагая, что читатель может самостоятельно проверить  наличие той же функции в контекстном  меню.

Конфигурация программы содержит наборы взаимосвязанных описаний объектов метаданных, с которыми оперирует  программа, -констант, справочников, журналов, планов счетов и т.п. Работа в режиме конфигурирования позволяет создавать  новые объекты, а также изменять свойства существующих объектов.

Совокупность описаний всех объектов программы и составляет содержание конфигурации Все объекты разбиваются  на определенные группы и подгруппы, в результате чего образуется логическая структура конфигурации, которая  представлена в иерархической (древовидной) форме. Структуру текущей конфигурации, отображаемую программой для просмотра  и корректировки, будем называть деревом метаданных. При работе в режиме конфигурирования, прежде всего (и чаще всего) приходится обращаться к описанию структуры (дереву метаданных) текущей конфигурации.

Раскрыть окно с деревом метаданных можно через меню "Действия - Конфигурация", либо щелчком мышью по пиктограмме  из панели инструментов. В результате в рабочем окне конфигуратора  развернется окно "Конфигурация", содержащее дерево метаданных Первый уровень дерева метаданных включает несколько ветвей, каждая из которых  представляет один вид объектов, с  которыми оперирует программа: Константы, Справочники, Документы и т.д. Если группа не пустая и содержит внутри себя элементы, то слева от наименования группы указывается знак "+". Щелчком  мышью по этому знаку можно  раскрыть содержимое группы. Если группа раскрыта, то знак "+" заменяется знаком "-". На рис. 3 показано дерево метаданных в тот момент, когда в нем  раскрыта группа "Справочники".

Пользователь имеет возможность  исправить данные, содержащиеся в  формах описания объектов, что приведет к изменению их свойств на этапе  использования этих объектов в режиме ведения учета.

 

Рис. 3. Окно свойств справочника "Необоротные  активы"

 

Программа "1С:Предприятие" может  работать на компьютере параллельно  в режиме конфигурирования и в  режиме ведения бухгалтерского учета. Если работа ведется в режиме конфигурирования, то вызов программы в режиме "1С:Предприятие" осуществляется через обычный запуск программы или непосредственно из окна конфигуратора, используя пиктограмму. Переключение между программами осуществляется обычными способами, принятыми в операционной системе Windows для переключения между окнами, например, при помощи нажатия клавиш Аlt+Таb.

1.3 Операции и проводки

 

Процесс хозяйственной деятельности предприятия можно представить  в виде последовательности выполняемых  им хозяйственных операций приобретение или продажа хозяйственных средств, оплата труда работников, расчеты  с персоналом, филиалами и контрагентами  и многие другие. В результате выполнения операций происходит постоянное изменение  состояния средств, превращение  их из одних видов в другие.

Бухгалтерские операции оформляются  в виде бухгалтерских записей, или  проводок. Проводка - элементарное действие, отражающее изменение состояния  хозяйственных средств - их увеличение или уменьшение на счетах бухгалтерского учета с соблюдением принципа двойной записи

Принцип двойной записи состоит  в том, что каждая элементарная операция, выраженная в виде суммы, отражается в учете на двух счетах, дебетуя  один и кредитуя другой. Например, предприятием закуплены материалы на сумму 100.00 грн., значит, на эту сумму увеличился счет материалов, но уменьшился счет денежных средств. В компьютерном учете хозяйственные  операции отражаются в журнале проводок. Часто говорят, что набор всех проводок составляет базу данных бухгалтерского учета

Следует понимать, что при компьютерном ведении учета журнал проводок является единственным регистром, в котором  фиксируется учетная информация. Любые другие формы ввода информации, например, в виде документов или  операций не считаются отраженными  в учете до тех пор, пока на их основе не будут сформированы проводки и размещены в журнале проводок. Нередко одна хозяйственная операция порождает не одну, а несколько проводок.

Таким образом, работая с программой "1С:Бухгалтерия", под операцией  будем понимать, с одной стороны, некоторый факт хозяйственной деятельности, фиксируемый в виде записи в журнале  операций, а с другой стороны, набор  проводок, относящихся к этой операции. Причем, не исключается такая ситуация, когда имеется запись об операции, но ей не соответствуют никакие проводки, то есть такая операция или документ не порождают проводок.

В программе "1С:Бухгалтерия" существует много разнообразных способов ввода  операций и проводок, различающихся  степенью автоматизации. Самым простым  способом (и наименее автоматизированным) является ручной режим ввода. Именно с этого режима начнем знакомство с методами отражения хозяйственных  операций в компьютерном учете.

Форма ввода бухгалтерской операции Для ввода новой бухгалтерской операции необходимо обратиться к окну ввода операций, что проще всего сделать при помощи нажатия мышью на соответствующую пиктограмму или через меню "Операции -Журнал операций". В рабочем окне программы развернется новое окно со списком операций показанное на рис. 4.

Рис. 4. Окно ввода операций

При первоначальном обращении к  этому окну список операций, естественно, будет пустым. Но и при последующих  обращениях к нему после ввода  операций, этот список также может  оказаться без записей.

В списке будут отражены те операции, даты которых попадают в установленный  временной интервал видимости операций. При обращении к журналу операций, интервал видимости автоматически  устанавливается таким, как это  определено в настройке программы. Установленный интервал видимости  отображается в заголовке окна (в  скобках после названия журнала). Для изменения интервала видимости  необходимо выбрать пункт меню "Действия - Интервал" или нажать кнопку на панели инструментов окна журнала

На экран будет выдан соответствующий  запрос на изменение дат начала и  конца интервала видимости.

1. "Номер" - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумирацию, как принадлежащие документам специального вида "Операция";
2. "Документ" - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида- "Операция";
3. "Дата" - дата регистрации операции (документа);
4. "Время" - время регистрации операции (документа);
5. "Сумма" - сумма операции. Данное значение задается пользователем при вводе операции или рассчитывается автоматически при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции;
6. "Автор" - автор операции (документа);
7. "Содержание" - краткое описание содержания операции;
8. "Фирма" - фирма по которой проводится операция (документ).

Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает одно из возможных состояний операции. Операция введена вручную. Операция сформирована документом, причем документ пока не проведен. Операция сформирована документом, и документ проведен. Операция, ранее введенная, помечена на удаление

Попытка ввода в журнал операций новой строки приведет к тому, что  на экране развернется новое окно, которое содержит поля для ввода  реквизитов операции и составляющих ее проводок.

 

Рис. 5. Окно ввода операции

 

Окно для ввода операции показано на рис. 5. В окне имеются две области  ввода реквизитов. В верхней части  вводятся реквизиты, являющиеся общими для всех проводок операции. В их состав входят:

• Дата - дата совершения хозяйственной операции;
• Номер - номер операции. Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида "Операция";
• Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7
• Сумма операции - сумма операции. Числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции;
• Содержание операции - краткое описание операции.

В нижней части окна вводятся проводки. Поскольку одна операция может порождать  множество проводок, то нижняя часть  построена в виде многострочной, многографной таблицы и рассчитана на ввод произвольного числа проводок. Каждая проводка описывается набором  реквизитов, причем не всегда требуется  заполнять все реквизиты. Тем  не менее, рассмотрим наиболее полную структуру проводки.

№ - порядковый номер проводки, входящей в операцию. Нумерация производится программой автоматически, но при необходимости  может быть изменена пользователем  вручную;

Дт - счет дебета проводки;

СубконтоДт - в эту графу вводятся субконто дебетуемого счета. В данной графе реально может присутствовать несколько колонок или строк  в зависимости от максимального  количества измерений аналитического учета, установленного при конфигурировании системы. В рассматриваемой конфигурации графа содержит три строки, что  свидетельствует о том, что каждый счет может иметь до трех аналитических  измерений. При вводе проводки бухгалтер  должен определить конкретные значения для всех субконто, прикрепленных  к дебетуемому счету. Если на счете  не предусмотрен аналитический учет, то реквизиты 3, 4, 5 не вводятся, если на счете предусмотрено менее трех аналитических разрезов, то незадействованные субконто не заполняются;

Кт - счет кредита проводки;

СубконтоКт - вводятся субконто кредитуемого счета. Данные реквизиты имеют тот  же смысл и назначение, как и  в случае субконто дебетуемого счета;

Валюта - валюта проводки, вводится в  том случае, если в проводке задействованы  валютные счета;

Курс - текущий курс валюты на дату операции. Он вводится автоматически  из справочника валют при определении  предыдущего реквизита, при желании  может быть введен бухгалтером вручную; Кол-во - количество, заполняется, если в проводке на одном из счетов ведется  количественный учет,

Вал.Сум - сумма в валюте, вводится в том случае, если в проводке задействованы валютные счета;

Сумма - сумма операции в базовой  валюте (гривневая сумма).Данный реквизит вводится вручную или рассчитывается автоматически на основании ранее  введенных реквизитов, например, при  вводе валютных операций сумма может  быть рассчитана как произведение валютной суммы на курс, также, еслив проводку введено количество, то сумма может  быть рассчитана путем умножения  количества на цену.

Комментарий - вводится текст, поясняющий содержание проводки;

Фирма - указывается фирма, по которой  будет проводиться операция;

№ Ж - вводится номер журнала, представляющий собой произвольную комбинацию букв и цифр. В последующем этот номер  может быть использован как дополнительный группировочный признак, используемый для быстрого поиска и отбора проводок.