Информационно-аналитические подразделения

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………………2

Глава I.Информационное обеспечение4

1.1.Понятие информационного  обеспечения4

1.2.Информационное обеспечение  управленческой деятельности9

Глава II.Информационно-аналитические подразделения14

2.1.Понятие, сущность и  классификация информационно-аналитических  подразделений14

2.2. Значение информационно-аналитических служб в функционировании организаций18

Заключение……………………………………………………………………….24

Список используемой литературы……………………………………………...26

 

Введение

Информация всех видов  имеет самостоятельную ценность, служит в качестве основы для нормативных  документов, как на федеральном, так  и на региональном уровне. Она имеет  свои специфические закономерности функционирования и развития, способна к опережающему воздействию на государственную  политику, выступает непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта политического  развития, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода государственной системы в новое  состояние. Все это обуславливает актуальность данной работы.

Информацию в органах  исполнительной власти можно классифицировать по разным основаниям и признакам. Например, ее можно разделить на официальную и неофициальную, общезначимую и региональную, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотнесения со временем (информация о прошлом, в режиме реального времени, прогнозы о будущем).

В рамках федерального или  регионального органа исполнительной власти она рассматривается с  точки зрения актуальности, достаточности  и адекватности для принятия соответствующих  решений.

Но важно не только создать, накопить информацию, но и передать ее, обменяться ею. Среди множества  вариантов телекоммуникационных технологий бесспорным лидером за последние  годы стал Интернет. Сегодня он является важнейшим элементом информационной инфраструктуры мирового сообщества. Темпы распространения Интернета  носят взрывной характер, на российском рынке общедоступных телекоммуникационных сетей он вытеснил всех конкурентов.

Понятие «информационные  ресурсы» определено в Законе «Об  информации, информатизации и защите информации». В соответствии с ним  к государственным информационным ресурсам относят находящиеся в собственности РФ и субъектов РФ отдельные документы и отдельные массивы документов, созданные за счет средств федерального бюджета.

В органах государственной  власти субъектов РФ и муниципальных  органах за последнее время создано  большое количество различных собственных  информационных ресурсов в виде массивов документов, баз данных и информационных массивов.

Целью исследования является рассмотрение информационнго обеспечение органов исполнительной власти.

Из поставленной цели вытекают задачи исследования:

1. Обозначить понятие  информационного обеспечения и компонентов, соотносимых с ним.

2. Рассмотреть информационное обеспечение в аспекте управленческой деятельности.

3. Изучить понятие, сущность и классификацию информационно-аналитических подразделений.

4. Обозначить требования  к информационно-аналитическим службам  и значение данных служб в  работе организации.

Объект исследования - информационные технологии.

Предмет исследования - органы исполнительной власти.

Теоретической основой данной работы послужили работы таких авторов, как: Михеева Е.В., Зотов В.Б., Филимонова Е.В. Иванов, П.Ф., Климантова, Г.И.и других.

Методы исследования: анализ литературы.

Структура работы: работа состоит  из введения, двух глав, четырех параграфов, заключения и списка используемой литературы.

 

Глава I. Информационное обеспечение

1.1.Понятие информационного  обеспечения

Информационное обеспечение является составной частью более широкого понятия информационных процессов. В нормативно-правовой трактовке информационные процессы определяются как процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации и охватывают тем самым все сферы человеческой деятельности.

Информационное обеспечение чаще всего соотносится с организационно-управленческой и производственно-технологической  сферой. Поэтому под информационным обеспечением будем понимать совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Основополагающим в определении  информационного обеспечения является понятие информации.

Термин информация происходит от латинского informatio —разъяснение, изложение. До середины нашего столетия информация трактовалась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 50-х годов на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные трактовки понятия информация. Информацию в вероятностно-статистическом подходе стали трактовать как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса (информация по Шеннону).

Известна также и широко используется общенаучная трактовка понятия информации как изменение объема и структуры знания воспринимающей системы. При этом под воспринимающей системой понимается не только собственно сам человек или его производные (коллектив, общество), но и, вообще говоря, любая система, например биологическая клетка, воспринимающая при рождении генетическую информацию.

Существует еще и нормативно-правовая трактовка понятия информации, которая используется в законодательных актах, регламентирующих информационные процессы и технологии. Так, в частности, в законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.95 № 24-ФЗ) дается следующее определение термина «информация» — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.

В контексте рассмотрения содержания информационно-аналитической сферы наиболее подходящим является объединение общенаучной и нормативно-правовой трактовки понятия информации. Поэтому в дальнейшем информацию будем понимать как изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области воспринимающей системой независимо от формы и способа представления знания.

При рассмотрении понятия информационного  обеспечения в контексте обработки  информации важное значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. Поэтому определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащую лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.

Таким образом, информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления и дополнительной характеристикой, выражаемой термином структура.

Структура данных связана с понятием представления информации и определяется функциональной, логической, технологической и т. п. структурой той предметной области, информацию о которой содержат данные. Вместе с тем данные могут быть представлены и в неструктурированной форме, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки. Таким образом, можно выделить неструктурированную и структурированную форму представления данных.

Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми в настоящее время, с точки зрения задач обработки и анализа информации, являются программные средства обработки структурированных данных, т. к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.

Под документированием информации в широком смысле слова можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области в общей ее массе, обособление этой части с приданием ему самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т. п.). Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы. Нормативно-правовая трактовка информационных ресурсов определяет их как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)».

Таким образом, документирование информации подводит к одному из самых (фундаментальных  понятий в сфере информационного  обеспечения — информационным системам. Так же как и для понятий информации и документа, понятие информационной системы многогранно и имеет несколько определений и подходов. В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

В технологическом плане аспект использования средств вычислительной техники (СВТ) в информационных системах и обеспечение на этой основе автоматизации  решения каких-либо задач проявляется  в близком термине автоматизированная система — «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реОпыт, практика создания и использования автоматизированных информационных систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей — абонентов системы.

Исторически первыми видами информационных систем являются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты информационной системы. Они обеспечивают в какой-либо предметной области сбор данных, их представление и хранение в определенной форме (книго-, архивохранилища, каталоги и т. д.), в них определяется порядок использования информационных (фондов (т. е. определены абоненты, режимы и способы выдачи информации—абонементы, читальные залы и т. п.).

Информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными (АИС). Автоматизированные информационные системы в настоящее время являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.

Таким образом, информационные системы являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения.

Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр и т. д.) в общем виде обеспечивает решение следующих задач:

• сбор недокументированной и документированной  информации из внешних источников, необходимой для поддержки управленческих и технологических процессов;

• внешний мониторинг (выявление  и анализ управленческих проблем, возникающих  по внешним причинам);

• информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управленческих и технологических структур;

Структура информационного  обеспечения определяется структурой (циклом) функционирования информационных систем. В общем плане можно выделить следующие элементы цикла функционирования информационных систем.

• сбор информации;

• комплектование информацией;

• поиск и выдача сведений для  абонентов системы;

• поддержание целостности, актуальности и сохранности информации.

Сбор информации представляет собой специальным образом организованный порядок и процесс получения и отбора информации, имеющей отношение к предметной области сведений информационной системы, и включает:

• получение информации;

• оценку относимости информации;

• организационные схемы, порядок  отбора и фиксации информации.

Получение информации осуществляется через организацию и использование системы источников и каналов получения информации.

 

1.2.Информационное  обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного  обеспечения управленческой деятельности является документационная система  организации. Она включает в себя документированную информацию и  документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить  по следующим признакам: