Информационно-аналитические подразделения

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические  и т.д.)

- фото-, кино- и видео-документы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной  деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих  управленческие решения (постановление,  решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая  документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

Организация информационного  обеспечения

Управлять процессом получения и использования информации, информационными ресурсами и информационным обеспечением необходимо, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения  информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного  обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

- создание и развитие систем обработки и передачи информации;

- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные  ограничения, обеспечивать необходимый  уровень безопасности при использовании  технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения  управленческой деятельности – это  совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

- законодательные акты РФ;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

- методические материалы по работе с документами;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в  некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями  и отношениями между ними. Эта  же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется  совокупностью структурных подразделений  предприятия и работающих там  людей и отношениями между  ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие  органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды  часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный  характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки  и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

- простые и сложные запросы;

- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются  заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью  алгоритма получения последней  из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще  обрабатывать неформализованные случайные  запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам  управления.

Возможны две основные формы  организации информационного обеспечения  управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации  службы, централизованном хранении, обработке  и предоставлении информации и таком  же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих  технологий привели к необходимости  придерживаться частично децентрализованного  подхода – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для  организации информации, в которых  располагаются соответствующие  базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

 

Глава II. Информационно-аналитические подразделения

2.1.Понятие, сущность и классификация информационно-аналитических подразделений.

Все больше региональных правительств используют в своей работе информационно-аналитические  службы. Практика политической и хозяйственной  жизни такова, что «исследование, анализ и прогноз функционирования и развития столь сложных и  слабо формализуемых систем, какими являются взаимосвязанные комплексы  социальной, экономической и общественно-политической сфер жизнедеятельности регионов, не могут производиться на основе интуитивных  представлений органов управления о конечном результате. Практика последних  лет показала, что и метод прямых аналогий также слабо применим в  реальных условиях, а адаптация аналогов зачастую приводит к их существенному  искажению и дополнительным вложениям  средств, зачастую превышающих затраты, использованные на создание самих аналогов».

Можно выделить четыре основных уровня информационно-аналитического обеспечения органов власти, создающих полную информационную картину о положении в управляемой области. Сюда следует отнести уровни обеспечения решения политических, стратегических, тактических и оперативных задач. Все они взаимосвязаны, и очевидно, что система информационно-аналитического обеспечения представляет собой связную структуру информационных, аналитических, прогнозных, экспертных подразделений различного типа, занятых сбором информации и информационным обеспечением, аналитической работой, средне- и долгосрочными прогнозами, научной работой в определенной сфере, обеспечением информационной безопасности, поддержанием деятельности информационных ресурсов (технические подразделения) и т.д. Все эти подразделения существуют «параллельно», каждое выполняет свою задачу в пределах общей согласованной системы задач.

При выделении управленческих уровней  в соответствии с указанным выше разделением управленческих задач  необходимо также принимать во внимание специфику информационно-аналитической  работы на каждом из уровней. В данном случае необходимо говорить о формирующейся  иерархии знания в смысле организации  целостной системы информации от нижних звеньев (с оперативными задачами), до верхних (с политическими и стратегическими задачами).

Таким образом, можно заметить, что  все информационно-аналитические  подразделения в органах власти можно разделить по горизонтали (подразделения различной направленности, не подчиненные друг другу) и по вертикали (подразделения, выполняющие схожие функции и находящиеся в отношении управления и подчинения). Такого рода отношения между подразделениями представляют целостную систему обеспечения информацией процедуры принятия решений и управления. Информация, таким образом, существует одновременно во всех уровнях власти, но различается по параметрам использования. Такой подход позволяет систематизировать имеющиеся знания об объектах управления и дает возможность сформировать эволюционные модели с прослеживанием тенденций развития по отдельным параметрам.

Необходимо сказать об объективной  и субъективной стороне обсуждения объема информации. Стало популярным утверждение, что лавина информации сегодня не поддается никакому учету и контролю. Похоже, это так, поскольку даже специалисты в своей области сталкиваются с невозможностью просмотреть все изданное, показанное и сказанное по какому-либо вопросу. Речь может идти только о каком-то приближении к полноте. Это то, что относится к объективным аспектам объема.

Другой исходный пункт касается субъективной стороны информации, поскольку  один человек не в состоянии удержать в голове весь объем информации, необходимый для принятия управленческих решений, соответствующих достаточно широкому горизонту проблем. Для удовлетворительного решения этих проблем, как правило, используется «штаб». Система информационно-аналитических подразделений, о которой идет речь, одновременно есть и штаб как таковой, и форма организации информации. При этом сохраняются индивидуальные особенности сторон информационного взаимодействия, что делает возможным сколь угодно гибкую политику самого взаимодействия. Пересмотр отношений между центром и территориями налагает на органы управления особые рамки, в которых глубина понимания ситуации и наличие альтернативных подходов к решению проблемы возможны только при наличии в системе органов государственной власти специфических подразделений - информационно- аналитических служб, разумеется, внутри поставленных ведущими управленцами задач.

Параллельно необходимо отметить, что  многими осознается важность создания информационно- аналитических подразделений  в органах исполнительной власти, что следует из участившегося  включения таких структур в систему  исполнительной власти многих регионов страны.

Основные требования к информационно-аналитическим  службам, как правило, состоят в  следующем:

1. предоставить информацию;
2. предоставить информацию в необходимом объеме;
3. предоставить информацию в необходимое время.

Эти требования вполне справедливы, поскольку  «никому не будут нужны аналитические материалы после принятия решения».Но одновременно эти требования к информационно-аналитическим подразделениям суть основные задачи ее существования. В соответствии с ними следует обдумывать и выстраивать систему информационно-аналитического обеспечения.

Очевидно, что каждое из вышеперечисленных  требований выполнимо до определенной степени. Так, например, требование предоставления информации ограничено объемом имеющейся  в распоряжении информации, объемом  баз данных, доступом к необходимой  информации, уровнем технического обеспечения, характеристиками средств связи и т.д. Требование полноты информации может быть ограничено перечисленными выше условиями, а также квалификацией персонала и уровнем кадрового обеспечения. Требование своевременного предоставления информации ограничено объемом обрабатываемой информации, уровнем технического обеспечения, уровнем кадрового обеспечения и пр.

Общие ограничения на работу с информацией  могут быть представлены как группа характеристик, действительно принадлежащих  сторонам информационно-аналитической  деятельности:

1. субъекту (активной стороне деятельности, получателю и преобразователю информации);
2. медиатору (средству получения, обработки, производства и передачи информации, «посреднику» между субъектом и объектом);
3. объекту (источнику информации).

В целом все ограничения носят  временный и пространственный характер и интуитивно очевидны. Понятно, что  один человек не может одновременно существовать в нескольких местах, быть специалистом во всех областях знания, одновременно воспринимать, обрабатывать, производить и передавать информацию, сохранять в памяти детали сколь  угодно долгое время. В определенной степени относится это и к  сколь угодно большой группе людей, сосредоточенной в одном месте (количественные характеристики в данном случае принципиального значения не имеют). Максимальным случаем является использование всех человеческих ресурсов для информационной работы, что переводит  проблему из плоскости аналитической в тотальную и, в свою очередь, порождает специфические проблемы организации.