Информационные технологии управления фирмой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ТАМБОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 

им. Г.Р. Державина. 

АКАДЕМИЯ  ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ  
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

На  тему: «Информационные  технологии управления фирмой» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 5 курса 505 гр.

Федорова С.П.

Проверил: Мукин С.В.  
 
 
 
 
 
 
 

Тамбов 2010 г.

Содержание: 

 Введение…………………………………………………………………………...3

1.Информационная технология управления………………………………….…4

2.Классификация информационных систем по уровням управления………..7 
3.Некоторые аспекты выбора автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия……………………...13

4.Российский рынок автоматизированных систем управления персоналом...18 
Заключение…………………………………………………………………….…23

Список  литературы……………………………………………………………....25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                      Введение

 Для  принятия эффективных управленческих  решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная  система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Автоматизированные информационные систем электронного документооборота это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса. 
Автоматизированные информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету.  
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 
 
 
 
 
 

                              

  1.Информационная технология управления.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде  информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

оценка  планируемого состояния объекта управления;

оценка  отклонений от планируемого состояния;

выявление причин отклонений;

анализ  возможных решений и действий.

Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и  другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление  по отклонениям предполагает, что  главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

отчет должен создаваться только тогда, когда  отклонение произошло;

сведения  в отчете должны быть отсортированы  по значению критического для данного  отклонения показателя;

все отклонения желательно показать вместе, чтобы  менеджер мог уловить существующую между ними связь;

в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные  компоненты

Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Рис. 1.1 Основные компоненты информационной технологии управления

Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется  в периодические и специальные  отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений  в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки  операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других  нормативных документов, определяющих  планируемое состояние объекта  управления (подразделения фирмы). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Классификация информационных систем по уровням управления. 
Выделяют: 
• информационные системы оперативного (операционного) уровня – бухгалтерская, банковских депозитов, обработки заказов, регистрации билетов; 
• информационная система специалистов – офисная автоматизация, обработка знаний (включая экспертные системы); 
• информационные системы тактического уровня (среднее звено) – мониторинг, администрирование, контроль, принятие решений; 
• стратегические информационные системы – формулирование целей. 
 
Информационные системы оперативного (операционного) уровня 
Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение информационной системы на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легко доступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию. 
Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы.

Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом. Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации. 
 

                              Информационные системы специалистов

Информационные  системы этого уровня помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных информационных систем — интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке, бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе. 
Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель — обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда. Информационные системы офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями.  
                   

Эти системы выполняют  следующие функции:

 
• обработка текстов на компьютерах  с помощью различных текстовых  процессоров; 
• производство высококачественной печатной продукции; 
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; 
Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок. 
 
Информационные системы тактического уровня (среднее звено) 
Основные функции этих информационных систем: 
• сравнение текущих показателей с прошлыми показателями; 
• составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне); 
• обеспечение доступа к архивной информации и.т.д. . 
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее (имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями). Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять. 
Характеристика систем поддержки принятия решений:  
• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать; 
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа; 
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные; 
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя. 
 
                         Стратегические информационные системы

 
Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств  решения перспективных долгосрочных задач. В этом контексте можно  воспринимать и понятия стратегический метод, стратегическое средство. 
В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие потребителей с поставщиками.

Стратегическая  информационная система — компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации. Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть работающих в затруднительное положение.

Классификация информационной системы.  В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные. 
Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

Автоматизированные  информационные системы предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" обязательно вкладывается понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации . 
Классификация по характеру использования информации 
Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса. 
Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета. 
Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных. 
 
                        Классификация по сфере применения: