Информационные технологии в аптечных сетях

План

1. Введение
2. Внедрение компьютерных технологий в аптечную службу

3.  Необходимые  информационные системы в аптеке

4. Представители рынка автоматизации фарм.розницы

5. Некоторые примеры и результаты автоматизации работы аптеки

6. Выводы

7. Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

Информационные  технологии (ИТ) на сегодняшний день являются неотъемлемой частью нашей  жизни. Автоматизация процессов  аптечной деятельности и использование  ИТ в последние годы явились одним  из рычагов для активного развития фармацевтической отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие аптеки уже не эффективно без использования такого инструмента, как ИТ. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы и, что особенно важно, повышению прибыли, что позволяет аптекам выживать в условиях постоянной конкуренции. Кроме того, достаточно большая часть информации в настоящее время появляется в электронном виде, что в сегодняшних условиях развития коммуникаций обеспечивает ей более высокую мобильность, доступность и массовость.

Сегодня пользователям  предлагается большое количество автоматизированных систем управления (АСУ), и по этой причине руководитель аптеки, аптечной сети или оптового фармацевтического склада должен самостоятельно принять обоснованное решение по выбору той или иной АСУ. На рынке представлено внушительное количество как отечественных, так и русифицированных зарубежных разработок. Речь может идти как о системах, которые автоматизируют отдельный участок работы (например, бухгалтерский учет), так и о профессионально ориентированных базах данных по ЛС. Однако наиболее перспективными с точки зрения дальнейшего развития аптечного бизнеса являются комплексные решения, рассчитанные на охват всех сторон деятельности аптек или аптечных сетей – интегрированные программно-аппаратные комплексы, или АСУ - совокупность математических методов, технических средств (связи компьютеров, средств связи, устройств отображения информации и т.д.) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложными объектами или процессами в соответствии с заданной целью.

2. Внедрение компьютерных технологий в аптечную службу

В целях создания организационных условий для  ускоренного внедрения вычислительной техники и математических методов  в деятельность учреждений здравоохранения  при оказании населению санитарно-противоэпидемической, лечебно-профилактической и лекарственной помощи вычислительная техника применялась в СССР еще в 70-х и 80-х годах. Основными задачами на тот момент являлись обработка информации, исходящей от аптек, а также формирование госзаказов на лекарственные препараты и распределение их между округами, республиками и районами. В те годы был реализован ряд ИТ, базировавшихся на обработке данных в вычислительных центрах, основной акцент на которые делался в автоматизации отечественной фармслужбы. Однако затраты на эксплуатацию задач по учету ЛС и изделий медицинского назначения в региональных вычислительных центрах были огромны, а результаты - незначительны.

В 90-х годах  в аптечной службе России наметилась тенденция перехода на персональные компьютеры, что обеспечило снижение производственных затрат в 20-40 раз. Вместе с тем исследования эффективности процессов автоматизации показали высокие результаты и необходимость применения ИТ в аптечной службе.

 С появлением  высокопроизводительных персональных  компьютеров и развитием сетевых  технологий возникла потребность обмена информацией между удаленными объектами (например, аптеками одной аптечной сети), что определило возможность разработки и внедрения АСУ, объединяющих множество территориально отдаленных объектов. В середине 80-х годов были разработаны системы связи отдельных программных комплексов на основе двусторонних протоколов, которые могли обеспечить устойчивую работу двух систем, но при соединении трех и более объектов возникали сложности в создании единого информационного пространства. Эта проблема была решена несколькими годами позднее.

С середины 90-х  годов отмечается быстрый рост применения компьютерных технологий при решении  различных задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации  учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями методик оптимизации товарных запасов. Прогрессивным шагом явилось постепенное развитие компьютерных технологий, применяемых для обмена информацией в сфере здравоохранения, в т.ч. и в области лекарственного обеспечения. Так появились сетевые структуры, осуществляющие связь между оптовым и розничным звеном фармрынка, а также объединяющие данные о наличии препаратов в аптеках определенного района или региона. Такие автоматизированные системы сделали возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. Это дало руководителям организаций и бухгалтерам аптек возможность не тратить значительную часть рабочего времени на сложные расчеты и посвятить больше времени планированию бизнеса, сделало прозрачным протекание многих бизнес-процессов предприятия, что особенно важно для управления ими как внутри самой организации, так и со стороны внешних контролирующих структур.

Цель каждого  коммерческого торгового предприятия - получение прибыли. В сегодняшних экономических условиях в России, отражающих влияние мирового экономического неблагополучия, возможность «остаться на плаву» и получение дохода в тот момент, когда конкуренты будут терпеть убытки, является крайне важной для таких предприятий, как аптеки. Одна из основных задач руководителей аптечных организаций в этих условиях - сведение к минимуму убытков и оптимизация экономических показателей, чтобы без серьезных потерь перенести сложившуюся нынешнюю неблагоприятную ситуацию. В этой сфере применение ИТ позволяет специалистам аптечных предприятий находить выход из сложных ситуаций, связанных со спецификой их деятельности.

И один из способов оптимизации экономических показателей  предприятия - снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи автоматизированные системы управления товаром становятся практически незаменимым инструментом, позволяя на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота.

Среди серьезных  неблагоприятных условий для  процветания аптечного рынка  стоит затронуть и коммерческие риски, возникающие в процессе оборота  товаров и оказания различных  услуг. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптечных организаций. В качестве примера можно привести те из них, которые можно снизить в случае применения информационных технологий, и внедрение в работу организации автоматизированных систем управления:

• завышение закупочной цены товара (лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения) поставщиками;
• потери товара при транспортировке и хранении (недостача) и потери качества товара в процессе обращения (что приводит к снижению его цены);
• снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введения ограничений на продажу и т.п.;
• повышение издержек обращения (в сравнении с намеченными) в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что может привести к снижению прибыли предпринимательской фирмы.
• непредвиденное снижение объемов закупок (в сравнении с намеченными). В связи с этим увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара.

Например, с  помощью АСУ при заказе товара через прайс-листы фарм. дистрибьюторов можно проводить анализ значительно большего объема информации за то же время, что позволяет выбрать товар с минимальной закупочной стоимостью или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т.д. Таким образом, достигается одно из условий для успешного существования предприятия и комфортной работы сотрудников.

Среди других возможностей автоматизированных систем, играющих заметную роль в управлении аптечными  предприятиями, стоит отметить такие, как:

• автоматизация документооборота с поставщиками. Использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества);
• автоматизация ценообразования. Возможность настройки схемы ценообразования в зависимости от различных условий (с контролем соблюдения законодательных ограничений);
• аналитическая отчетность. Анализ товародвижения и составление отчетов по группам товаров;
• автоматизация работы с товарным ассортиментом. Получение отчетов по группам товаров, реализация ассортиментной политики организации, управление обязательным перечнем лекарственных препаратов;
• автоматизация процесса инвентаризации в аптеках упрощает и сокращает проведение такого трудоемкого и длительного процесса в разы;
• автоматизация бухгалтерского учета. Формирование первичных бухгалтерских отчетов, а также передача данных в специализированные бухгалтерские системы;
• автоматизация работы офисов аптечных сетей и оптовых складов аптечных организаций, контроль за соблюдением внутренней логистики.

Отдельно нужно  упомянуть о дополнительных сервисах и возможностях АСУ, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптечным предприятиям предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. Среди таких сервисов можно выделить: взаимодействие со справочными системами; возможности проведения маркетинговых акций (установки целей, учета и контроля результатов маркетинговых акций); реализация дисконтных программ разного типа; реализации различных «непрофильных» услуг; работа с банковскими картами; реализация современных технологий управления бизнесом организации – управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж и т.п., HRM), бизнес-аналитика (BI, OLAP) и др.

Кроме того, время  от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются  доработки автоматизированных систем. В этом случае компании-разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса и достойно продолжать конкурентную борьбу на рынке.

Аптека — это в первую очередь организация, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

• бухгалтерский учет;
• заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
• анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
• регистрация и учет продаж.

Для аптечной сети список таких задач  будет более длинным, в него входят, например, ведение классификаторов  товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано). То же относится и к ценообразованию: расценка фарм. препаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе.

Кроме того, сегодня в  рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. Один из них — дисконтные программы разного типа. Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник “Видаль” позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, АТХ¹ и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.