Информационные технологии в аптечных сетях

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций. Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP², особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). В последнем случае данный стандарт (GMP) предусматривает обеспечение определенного документооборота, правил хранения, а также учет по составу вещества в сырье. Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС). Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества.

В отношении готовых  препаратов важность партионного учета  также не вызывает сомнения, так  как могут возникнуть ситуации, когда  необходимо изъять целую партию бракованного товара. Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ИС должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека.

Существует еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.; организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам.

Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим  функционалом.

3. Необходимые информационные системы в аптеке

Базовый комплект ПО для аптеки должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия – фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее  оборудование: два-три автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, собственно фискальный регистратор, сканер штрихкодов, дисплей покупателя, денежный ящик), один компьютер материально-ответственного лица, один компьютер в качестве сервера.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Система контроля доступа (СКД) может  применяться для учета посещений склада с медикаментами. Связано это с тем, что аптеки работают с наркотическими препаратами, и для предотвращения злоупотреблений с этими продуктами СКД очень эффективны. Их интеграция с бэк-офисом позволяет создать единое информационное пространство и в режиме реального времени контролировать посещаемость склада. В случае каких-либо нарушений система помогает легко выявить виновного. Кроме того, это дает возможность жестко ограничить и доступ к хранящейся здесь информации. Таким способом топ-менеджер компании получает полное представление о системе безопасности во всей сети и может вовремя отслеживать возникновение нештатных ситуаций и принимать меры для их разрешения.

Ключевыми критериями при выборе ИС являются:

• стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);
• возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
• невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
• поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);
• наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
• способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для крупных аптечных сетей рекомендуется  оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, так  как сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние  на всю аптечную сеть.

Очень важно, чтобы в ИС была возможность  оперативной консолидации данных для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом. Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ИС, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей.

Большое количество периферийного  оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для  межрегиональных аптечных сетей. Сегодня нельзя забывать также и об эквайринговых системах: обеспечение работы с кредитными картами стало уже распространенной практикой, а уход от отдельного EFT-терминала к встроенному снижает время обслуживания клиента и, главное, устраняет ошибки, вызванные дополнительным ручным вводом информации.

Важен для сетевых аптек и  такой критерий, как стоимость  доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное  ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.

4. Представители рынка автоматизации фарм.розницы

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько уже  известных разработчиков ПО для  фармацевтической розницы, которых можно условно разделить на две группы: независимые разработчики специализированного ПО и ИТ-подразделения (или дочерние структуры) фармацевтических дистрибьюторов. К первой группе относятся такие компании, как “Регард Софт” (ИС “Аптека 2000, 2002, 2005”), “Эскейп” (“М-Аптека”, “М-Аптека плюс”), “Юнико” (“Юнико-Аптека”), имеются специальные разработки для аптек в семействе программ “1С”; ко второй — “Аптека-Холдинг” (с 2007 г. — “Alliance Healthcare Россия”), продвигающая свою ИС “Инфо-Аптека 2.0, 3.0”, “Спарго Технологии” (дочерняя структура фирмы “Протек”) с системой “Е-Фарма”. Кроме того существуют интересные программные продукты “местного масштаба”, переросшие “самописный” уровень и занимающие свою нишу в отдельно взятых регионах.

В последние годы на фармацевтический рынок приходят и новые игроки с продуктами зарубежного производства — как правило, системами для автоматизации розницы: так, в конце 2005 г. было объявлено о реализации проекта на основе Oracle Retail в аптечной сети “36,6”. Уже несколько лет компания “Импакт-Софт” внедряет решение на базе Microsoft Dynamics NAV для фармацевтического производства и решение для аптечной розницы — крупных сетей, имеющих сто и более аптек (таких, как “Старый Лекарь”) на базе модуля LS Retail. ИС Microsoft Dynamics NAV активно продвигает Консультационная группа АТК у ряда фармацевтических дистрибьюторов

Целый ряд таких продуктов разработан «1С», ее дочерними и партнерскими компаниями, но в настоящее время активно продвигаются на рынок главным образом решения на платформе «1С:Предприятие 8». Например, компания «1C-Рарус» выпускает подобные системы для фармации в двух вариантах. Основной продукт «1C-Рарус: Управление аптекой» предназначен для центральных офисов аптечных сетей или для автоматизации крупных аптек, а его облегченная версия адресована розничным точкам: аптекам, аптечным киоскам и аптечным пунктам. Для последних, с 1 января 2010 года в продажу поступила система «1С:Розница.Аптека», разработанная компанией «1С:АналитИКС».

5. Некоторые примеры и результаты автоматизации работы аптеки

Что дает автоматизация аптеке? Каких  результатов следует от нее ждать?

Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата, что так существенно при сегодняшнем кадровом дефиците. Кроме того, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты вырастают на 10—40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), увеличивается ассортимент лекарственных средств.

Один из важных результатов автоматизации  — расширение возможностей по борьбе со злоупотреблениями: ИС позволяет  полностью контролировать ход всех основных процессов и оборот товаров внутри системы. Имея возможность восстановления событий, гораздо проще пресекать продажу товара “из-под прилавка” и находить ответственных за недостачу, так как по каждой партии товара ведется история с детализацией: кто, когда и какие именно операции производил с данной партией, когда и кем (а при реализации персональных дисконтов — и кому) был продан товар.

Более того, наличие современной  ИС, предполагающей прозрачность бизнес-процессов  и контроль каждой операции двумя-тремя  не пересекающимися физически и  сидящими в разных офисах людьми, является хорошим профилактическим средством от злоупотреблений. Посерийный учет и проверка забракованных серий, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ИС для аптек — важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара.

Наконец, и это особенно важно  для аптечных сетей, существенно  улучшается работа по планированию закупок  и поставок, что отражается на динамике деятельности распределительного центра и отдельных торговых точек. Для  аптек данная проблема особенно актуальна, поскольку они реализуют товар, имеющий сравнительно небольшие сроки годности. Нельзя забывать и о том, что ИС помимо специфических особенностей, связанных с лекарственным обеспечением, очень существенно облегчает работу бухгалтерии аптечной сети. Здесь, например, нетривиальной задачей является расчет графика отпусков и заработной платы сотрудников с учетом специфического графика работы (персонал работает по сменам, некоторые аптеки в составе сети функционируют круглосуточно) и различных ставок, а возможности базовой части ИС помогают легко с этим справиться.