Информационные технологии

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. 
   В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

1.6 Наиболее распространенные  в России системы автоматизации  бухучета

1.6.1 1C бухгалтерия 

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения  синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном  и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность  ручного и автоматического ввода  проводок. Все проводки заносятся  в журнал операций. При просмотре  проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков  справочной информации (справочников):

1. План  счетов.
2. Список видов объектов аналитического учета.
3. Списки объектов аналитического учета (субконто).
4. Констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости: 
1.Свободные проводки 2.Оборотно-сальдовую ведомость; 3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; 4. карточка счета; 
5. карточка счета по одному объекту аналитического учета; 6. анализ счета (аналог главной книги); 7. анализ счета по датам; 8. анализ счета по объектам аналитического учета; 9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам; 10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам; 
11. журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые  в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая  стратегия, мощная рекламная поддержка  и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям  выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

САБУ от "1С" реализованы для  разных программных и аппаратных платформ: 
DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая 1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия "1С:Бухгалтерия Проф. 7.5" под Windows является, на наш взгляд, лучшей из представленных на российском рынке. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске.

Работа пользователя, как и в  любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана  счетов и ввода шаблонов новых  типовых операций 
(помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С:Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С:Предприятие" может  быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии  при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с  любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы  для работы с документами с  возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете 
"1С:Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования 
(например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих- кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232). Система "1С:Предприятие" выполняется под управлением ОС Windows 95 и 
Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 
Мбайт, а сервер - оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор 
Pentium/75 и выше.

1.6.2 Aubi

“АУБИ” - это зарегистрированное название интегрированной программной  системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’ малых, средних и больших  предприятий. Аббревиатура названия комплекса  “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную  в апострофы. 
Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“АУБИ” может быть с успехом  использована для автоматизации  бухгалтерского учета предприятий  различного рода деятельности. 
Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых 
(коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

1.учет материалов склад 2. учет  малоценных и быстроизнашивающихся  материалов (МБП) 3.основные средства 4. учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги; 5. учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров; 6. учет счетов; 7. ведение журнала хозяйственных операций; 8. ведение главной бухгалтерской книги;9. формирование шахматной и оборотной ведомостей; 10. формирование различных ведомостей аналитического учета 11. ... и т.д.

Журнал хозяйственных операций является для “АУБИ” поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать  множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть сохранены  на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведены непосредственно  на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для  этого имеющиеся у него стандартные  программные средства (утилиты DOS, текстовые  редакторы и т.д.).

Синтетический учет.

По мере ведения журнала хозяйственных  операций, в котором содержатся все  проводки, отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой  промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:

1. сводную оборотную ведомость;

2. синтетический расклад по каждому  счету;

3. главную бухгалтерскую книгу;

4. шахматную ведомость; 

5. баланс.

Аналитический учет.

Аналитический учет занимает весьма важное место в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем  случае полная конфигурация 
“АУБИ” в состоянии формировать за любой промежуток времени учетные ведомости по:

1. материалам (счет 10);
2. МБП (счет 12);
3. Основным средствам (счет 01);
4. износ основных средств (счет 02);
5. основному, вспомогательному производству (счет 20,23,25,26,29...);
6. готовой продукции, товарам... (счет 40,41...);
7. реализации продукции (счет 46);
8. поставщикам и подрядчикам (счет 60);
9. авансам выданным (счет 61);
10. покупателям и заказчикам (счет 62);
11. расчетам с бюджетом/небюджетом (счет 68,69,19...);
12. подотчетным лицам (счет 71);
13. прочим расчетам (счет 76);