Использование текстовых редакторов при ведении документации и отчетности

      - Возможность   создания  нескольких  текстовых   колонок   на   одной

        страницы.

      - Автоматический  поиск и исправление грамматических  ошибок.

      - Выбор  готовых стилей и шаблонов.

4. Простейший редактор Notepad – Блокнот.

Блокнот — это несложный текстовый  редактор, используемый для создания текстовых (TXT) файлов или веб-страниц, не требующих форматирования и не превышающих по размеру 64 Кбайт. Блокнот  работает только с файлами в формате ASCII/ANSI/UNICODE (простой текст). Если файл требует форматирования текста или  превышает по размеру 64 Кбайт, следует  использовать текстовый редактор WordPad.

Чтобы запустить блокнот можно  использовать главное меню: Пуск, Программы, Стандартные. Узнать о блокноте больше позволяет команда меню Справка.

Как правило открываемый в Блокноте файл открывается в кодировке ANSI. Если при открытии текстового файла  выводится набор нечитаемых символов, значит файл был создан в другой кодировке ASCII. Для чтения файлов в  кодировке ASCII можно использовать другой шрифт - Terminal. Для смены шрифта используется команда меню Формат-Шрифт.

Чтобы вставить в документ время  и дату в меню Правка выберите команду  Дата/время. Если в первой строке документа  программы «Блокнот», начиная с  первой позиции, ввести (прописные буквы  и точка обязательны): .LOG 
то при каждом открытии этого документа программа «Блокнот» будет добавлять в конец файла текущие значения даты и времени по часам компьютера.

По умолчанию документы Блокнота сохраняются как стандартный  текст ANSI.

 

 

5. Текстовый процессор WinWord.

Это многофункциональная программа  обработки текстовой информации. Она включает в себя многое из того, что было разработано для редакторов предыдущих поколений: многооконность, макросы, возможности работы с блоками, производить поиск и замену. Все  это сочетается с удобным графическим  интерфейсом и системой помощи WINDOWS.

Редактор WINWORD позволяет использовать большое число шрифтов, размер которых  можно изменять произвольно. Для  каждого шрифта можно установить нормальное, жирное, подчеркнутое или  курсивное начертание символов, причем возможно сочетание нескольких признаков. Для написания формул можно использовать введение символов в режиме под- и  надстрочных индексов, вставку специальных  символов.

WINWORD обладает большими возможностями  по форматированию абзацев и  страниц: устанавливается любой  межстрочный интервал, выравнивание  строк, красная строка, колонки  теста, формат бумаги, поля, нумерация  страниц и многое другое. Все  параметры форматирования одного  абзаца можно сохранить как  "стиль", и применить для  других абзацев уже автоматически.  Совокупность стилей документа  может быть сохранена в файле  "шаблона" и использована  для однотипного оформления других  документов. Причем WINWORD предоставляет  пользователю около десятка готовых  шаблонов, которые можно использовать  для создания документов или  для разработки собственных шаблонов.

WINWORD предоставляет пользователю  разнообразные автоматизированные  средства создания и обработки  таблиц, позволяющие быстро, применяя  шаблоны, сформировать таблицу,  заполнить ее и даже использовать  для проведения вычислений (суммы,  средние значения и многое  другое). Численные данные таблиц  могут быть представлены в  виде диаграмм различной формы.  Последние версии (позволяют импортировать  и вставлять в документы WINWORD-а  тексты и иллюстрации созданные  другими программами. Поэтому,  хотя в WINWORD-е нет возможностей  для построения сложных, многоэтажных математических формул, или сложных структурных химических формул, эти объекты могут быть созданы другими программами и "встроены" в документ WINWORD-а.

Многие процедуры форматирования и редактирования осуществляются автоматически - Автоформат, Автотекст и др. Очень  полезна также возможность автоматической коррекции орфографических ошибок. В последней версии WINWORD неверно  набранное слово тут же исправляется или подчеркивается.

Разумеется все это не даром: выше требование к компьютеру (процессор 80486 и больше, 4-8 Мбайт оперативной  памяти, 80-100Мбайт на диске, хороший  монитор). Документ WINWORD-а имеет в  несколько раз больший объем, чем соответствующий текст в  кодах ASCII.

1. Запуск WINWORD. Основные элементы окна

Программа WINWORD может быть запущена через главное меню (обычно в разделе MicrosoftOffice меню Программ), с помощью  ярлыка на рабочем столе или на панели быстрого запуска. Программа  может быть запущена также открытием  документа WORD.

Основные элементы окна WINWORD:

• Заголовок, кнопки управления Строка меню Панель инструментов.
• Рабочая область
• Линейка, движки можно двигать мышкой, устанавливая поля
• линейки прокрутки(внизу и справа)
• Статусная строка - строка подсказок

Справа может открываться  область задач, содержащая команды, отвечающие определенным этапам работы с документом.

=> Особенности Office-2007. Программы,  вошедшие в пакет выпуска 2007 года, в том числе и WORD, обладают  рядом особенностей интерфейса  рабочего окна. Разработчики отказались  от использования меню и почти  полностью заменили его панелями инструментов, объединенных в так называемые Ленты.

Ленты переключаются при щелчке на их названиях, расположенных там, где раньше находилась строка меню. Ленты разбиты на логические группы, предназначенные для решения определенных задач. Некоторые группы содержат специальные кнопки для открытия диалоговых окон.

2. Справочная система WORD

При необходимости получения справочных сведений во время работы можно использовать один из следующих ресурсов:

Поле Введите вопрос служит для быстрого доступа к справочной системе поле Чтобы быстро найти нужные ответы, введите в это поле вопрос. Например, чтобы получить сведения о сохранении, введите: «как сохранить». Ответы выводятся в порядке релевантности, т. е. первым отображается наиболее подходящий ответ на вопрос.

Область задач Справка WINWORD, обеспечивает другие возможности справочной системы. Ее можно вывести с помощью меню Справка, Справка WINWORD. Для выбора определенной темы щелкните ссылку Оглавление.

Кроме того, если установлено подключение  к Интернету, в области задач  Справка WINWORD отображаются обновления разделов справки и шаблонов, наиболее полно соответствующих введенному вопросу, а также ссылки на учебные  курсы, и другие ресурсы на веб-узле MicrosoftOfficeOnline.

Помощник по Office - графический объект для быстрого вызова справки. Чтобы использовать его, в меню Справка выберите команду: Показать помощника. При щелчке на помощнике=> Особенности Office-2007.

Справочная система вызывается нажатием кнопки со знаком вопроса  или клавиши F1. ПолеВведите вопрос находится в окне справочной системы.

3. Настройка WINWORD

Обычно используются следующие  приемы настройки WORD`a:  
Отображение документа:

• Вид: Меню Вид-Обычный, Вид-Разметка страницы
• Масштаб: Меню Вид-Масштаб

Панели инструментов:

• Включить-выключить: Меню Вид-Панель инструментов
• Перемещение: перетаскивание мышкой;
• Добавление кнопок: Меню Сервис-Настройка, вкладка Команды
• Откройте вкладку Команды.
• В поле Категории выберите категорию для команды, которую должна выполнять кнопка.
• Перетащите кнопку нужной команды из поля Команды на отображаемую панель инструментов

Настройку панелей удобно проводить  также с помощью специальной  кнопки в конце панели (Параметры  панелей инструментов) а также  используя контекстное меню панели (команда Настроить).

=> Особенности  Office-2007. 
- Многие из описанных возможностей могут быть реализованы с помощью команд Ленты Вид. Быстро свернуть-развернуть Ленты можно используя сочетание клавиш ctrl-F1.  
- Добавлять и убирать кнопки можно только на Панель Быстрого доступа, для чего используется кнопка настройки панели. 
- Изменять масштаб изображения страницы можно с помощью специального бегунка в нижней части рабочего окна.

Параметры WORDa: Меню Сервис-Параметры

• Вкладка Общие
• Подтверждать преобразование (Возможность выбора преобразователя файлов при открытии файла, созданного в другом приложении.)
• Помнить список из… (Отображение в меню Файл имен последних использовавшихся документов.Чтобы изменить количество документов, отображаемых в меню, введите число в диапазоне от 1 до 9 в поле файлов.)
• Вкладка Сохранение
• Разрешить быстрое сохранение. Ускорение сохранения документа за счет записи только внесенных изменений. После завершения работы с документом снимите этот флажок и сохраните документ полностью. Использование полного сохранения уменьшает размер файла документа.
• Автосохранение каждые. Автоматическое создание копии документа для восстановления с частотой, заданной в поле минут. В этом поле введите число в диапазоне от 1 до 120. В случае сбоя компьютера или отключения питания файл автосохранения будет открыт в момент следующего открытия MicrosoftWord. Файл автосохранения может содержать несохраненные данные, которые были бы потеряна в результате сбоя. Помните, что средство автосохранения не служит заменой команде Сохранить.
• Вкладка «Безопасность»
• Пароли (Если вы забыли или потеряли пароль, открыть документ будет невозможно.)
• Вкладка «Правописание»
• Автоматически проверять орфографию. Автоматическая проверка орфографии при вводе текста и пометка ошибок.

=> Особенности  Office-2007. 
Для настройки параметров WORDa нажмите кнопку Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры WORD.

4. Набор текста

Перед набором текста можно провести установку параметров шрифта при  помощи Меню Формат-Шрифт или Панели форматирования. При этом обычно устанавливается:

• Вид шрифта (раскрывающийся список)
• размер (- " - " -)
• начертание ("Ж", "К", "Ч")

Можно сразу определить параметры  абзаца, выравнивание, отступы и  межстрочные интервалы (Меню Формат-Абзац  или Панель форматирования.).

При наборе текста надо уметь переключать  раскладку клавиатуры, вводить под  и над-строчные индексы и символы, отсутствующие на клавиатуре. Для  вставки символов используется Меню Вставка-Символ

=> Особенности Office-2007.  Многие из описанных возможностей могут доступны с помощью команд Ленты Главная, группы Шрифт и Абзац.

 

5. Работа с файлами

Файлы созданные в Worde можно сохранять  как в собственном формате (расширение .doc), так и в некоторых других форматах. Совместимость с другими  программами и безопасность от заражения  вирусами обеспечивает формат RichTextFormat (.rtf). Файлы наименьшего размера  получатся если сохранять только текст (.txt), с этими файлами потом  можно будет работать в Блокноте.  
Три способа сохранения:  
- Панель инструментов(дискета) 
- меню Файл, Сохранить  
- меню Файл, Сохранить Как 
Первые два способа идентичны - сохраняют файл под текущим именем, в текущем каталоге. Последний - более широк, позволяет назначить место хранения файла и дать ему новое имя, сохранить в другом формате. Формат файла устанавливается в поле Тип файла окна сохранения.

=> Особенности  Office-2007.  - Вместо меню Файл используется кнопка Office.  - Программа Word-2007 создает собственный формат файлов, отличающийся меньшими размерами. Расширение файлов этого формата .docx, и предыдущие версии Word не могут прочесть эти файлы без специального конвертора. Поэтому, для возможности работы с разными версиями Word, файлы нужно сохранять в формате для Word-2003 или в формате .rtf

 

6. Работа с окнами.

Используются общие приемы работы с окнами и команды из Меню Окно.

• Переход к нужному окну Ctr-F6, Меню Окно.
• Свернуть и развернуть.
• Изменение размеров и положения.
• Упорядочить (Меню)
• Разделить
• Сравнить