Исследование функций в системе управления в ОАО «Любимый сок»

 

Практическая часть

 

1. Сформулировать  функции управления подразделения

 

ОАО «Любимый сок» – молодая и быстро растущая компания – была образована в 2002 году. Сегодня ОАО «Любимый сок» является одним из лидеров российской промышленности по производству сока.

Движущей силой компании «Любимый сок» являются её миссия и ценности, а также высокие этические стандарты.

Основной задачей компании «Любимый сок» является производство высококачественной и полезной продукции.

 Цель компании –  стать  самой эффективной компанией по производству сока на всем постсоветском пространстве. В среднесрочной перспективе усилия будут сконцентрированы на завоевании рынков России, Украины, Белоруссии и Казахстана.

Миссия группы «Любимый сок» состоит в том, чтобы стать лучшей компанией за счет непревзойденного качества продукции, объемов производства и эффективной логистики, которая позволит обеспечить своей продукцией все важнейшие рынки сбыта в России, Украине, Белоруссии и Казахстане. Стратегия компании нацелена на долгосрочный рост бизнеса, развитие инновационных технологий в производстве, расширение и укрепление партнерской сети, удовлетворение самых высоких требований потребителей к продукции.

Что же касается непосредственно  отдела финансового планирования и контроля, то в данном случае, департаментализация является достаточно рациональной, так как внутри отдела происходит функциональное деление и нет чрезмерной «перегруженности» организационной структуры. В отделе работает всего 5 сотрудников, которыми управляет 1 начальник отдела.

В состав отдела финансового  контроля входит 6 человек (рис. 3) Начальник отдела финансового контроля подчиняется непосредственно Главному бухгалтеру филиала.

 

Рисунок 3 - Структура отдела финансового контроля

 

Начальник отдела финансового  контроля:

1. координирует работу и руководит сотрудниками отдела финансового контроля, разрабатывает механизм взаимодействия с другими службами и подразделениями;
2. контролирует факт оплаты по заявкам;
3. управляет финансовыми потоками и составляет бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств;
4. Несет ответственность за качество бюджетного процесса;
5. Определяет направления повышения эффективности на основе планирования, бюджетирования и анализа финансово-экономической деятельности предприятия;
6. Обеспечивает руководство предприятия всей необходимой плановой (прогнозной) и фактической (аналитической) информацией в режиме реального времени.

Коммерческий контролер  планирует, анализирует и контролирует коммерческие и управленческие расходы  предприятия. В рамках выделенного бюджета ответственен за обеспечение наилучшего уровня услуг.

В функциональные обязанности  казначея входит:

1. составление заявок на оплату расходов, утвержденных в бюджете;
2. формирование ежедневного портфеля предстоящих платежей;
3. оформление необходимой банковской документации;
4. предъявление в банки оформленных в установленном порядке платежных поручений;
5. своевременное получение выписок счетов с отметкой о проводке платежных поручений и других платежных документов из банков;
6. ведение книги регистрации платежных поручений;
7. контроль выполнения условий договоров, дополнительных соглашений в части условий оплаты.

Контролер по производственным затратам ответственен за достижение нормативного (планового) уровня затрат по выпуску продукции. Эффективность деятельности данного специалиста измеряется размером позитивных или негативных отклонений фактического уровня затрат от планового (нормативного).

Контролер по логистическим  затратам занимается планированием, анализом и контролем  затрат на логистику.

Логистика составляет значительную часть совокупных накладных расходов. При этом доля логистических затрат продолжает возрастать в результате усложнения цепей поставок, изменяющейся системы заказов и возрастающих требований к качеству обслуживания

Согласованные бюджеты  анализирует и координирует бухгалтер-аналитик. Роль этого специалиста в общей  системе бюджетирования очень высока, так как именно он выполняет следующие  функции:

• определяет соответствие запланированных расходов и имеющихся ресурсов;
• анализирует согласованность других показателей;
• составляет проформы финансовых отчетов;
• готовит входящие данные для планирования (информация о результатах прошедшей деятельности);
• проверяет и обобщает бюджеты;
• предоставляет консультации.

Матричный функциональный классификатор служит для определения структуры и содержания функций менеджмента, закрепленных за каждым служащим подразделения аппарата управления и управленческими должностями. Общий вид матричного функционального классификатора представлен в таблице 1.

 

Таблица 1

Матричный функциональный классификатор

Специальные функции  менеджмента	Общие функции менеджмента
	Планирование и прогнозирование	Организация	Нормирование ресурсов	Стимулирование	Координация	Контроль, учет, анализ
1	2	3	4	5	6	7
1. Управление персоналом	Планирование численности персонала	Организация качественной работы персонала	Нормирование использования оргтехники сотрудниками, финансов на командировки	Квартальная премия по результатам деятельности отдела	Работы персонала	Выполняемых персоналом функций
2. Контроль за исполнением  финансового плана	Составление финансового плана	Организация доступности фин. плана  всем подразделениям предприятия	Установка месячных и годовых нормативов использования ресурсов предприятия	Стимулирование достижения плановых показателей	Координация работы с бухгалтерией	Контроль за исполнением всех пунктов  фин. плана
3. Контроль за исполнением  финансовых обязательств (с поставщиками, клиентами)	Объема платежей	Контроля за своевременной подачей  заявок на оплату	Определение финансовых возможностей организации оплатить счета		Координация работы с бухгалтерией	Контроль своевременной оплаты

 

 

Продолжение таблицы 1

4. Контроль за выполнением  заключенных договоров		Работы по выполнению договоров			Координация работы с бухгалтерией и юридическим отделом	Контроль за соблюдением пунктов  договоров
5. Обеспечение финансового  благополучия организации	Финансового состояния организации	Деятельности по оптимизации  финансовых показателей	Установление нормативных значений финансовых показателей	Стимулирование сотрудников достижения нормативных показателей		Анализ полученных финансовых показателей
6. Контроль соблюдения  нормативов	Ежемесячное прогнозирование соблюдения нормативов		Установление нормативных значений	Административное и материальное наказание за несоблюдение нормативов	Координация работы с производственным отделом	Контроль и анализ невыполнения нормативов
7. Обеспечение сотрудничества  с кредитными организациями	Объема кредитов					Контроль своевременного возврата суммы и процентов по кредиту

 

2.  Функции  контроля и регулирования в ОАО «Любимый сок»

 

Основной целью политики ОАО «Любимый сок» в области внутреннего контроля является определение обязательных к соблюдению принципов Общества и формирование единого подхода к осуществлению процессов внутреннего контроля и управления в организации.

Политика ОАО «Любимый сок»  в области контроля основывается на следующих ключевых принципах:

1. Непрерывность: система контроля ОАО «Любимый сок»  функционирует на постоянной основе;
2. Интеграция: система контроля организации  является неотъемлемой частью системы корпоративного управления в ОАО «Любимый сок»;
3. Комплексность: система контроля охватывает все направления деятельности ОАО «Любимый сок». Контрольные процедуры существуют во всех бизнес-процессах Общества на всех уровнях управления;
4. Единство методологической базы: процессы в системе контроля реализуются на основе единых подходов и стандартов для всех структурных единиц компании;
5. Раскрытие информации: система контроля обеспечивает контроль за процедурами раскрытия информации о деятельности организации для внешних пользователей;
6. Функциональность: распределение ответственности по управлению рисками разных направлений деятельности Общества осуществляется в соответствии с разделением функциональных обязанностей в ОАО «Любимый сок»;
7. Разделение обязанностей: функции между сотрудниками и  структурными единицами компании распределяются таким образом, чтобы за одним работником или структурным подразделением не были одновременно закреплены обязанности по реализации функций и обязанности по контролю за их выполнением;
8. Оптимальность: объем и сложность процедур внутреннего контроля, применяемых в ОАО «Любимый сок», являются необходимыми и достаточными для выполнения задач и достижения целей функционирования системы контроля;
9. Сбалансированность: все контрольные функции структурной единицы или сотрудника ОАО «Любимый сок», обеспечены средствами и полномочиями для их выполнения;
10. Четкая регламентация: все операции проводятся в соответствии с порядком их осуществления, установленным локальными нормативными документами Общества;
11. Своевременность сообщения: информация о невыполнении контрольных функций должна своевременно предоставляться лицам, уполномоченным принимать соответствующие решения;
12. Разрешение и одобрение: в ОАО «Любимый сок»  все финансово-хозяйственные операции должны быть формально одобрены или разрешены ответственными лицами в пределах их полномочий.

Основные методы контроля в ОАО «Любимый сок».

Адекватное разделение обязанностей в Обществе осуществляется путем распределения обязанностей между работниками на уровне должностных  инструкций и регламентов взаимодействия, а также путем осуществления  двойного контроля за проведением существенных хозяйственных операций. В Обществе с целью снижения риска ошибки или мошенничества не допускается совмещение одним лицом функций по санкционированию, исполнению и контролю за совершением хозяйственных операций. Принципы разделения полномочий и ответственности между структурным единицами на каждом уровне управления (по вертикали) и внутри каждого уровня управления (по горизонтали) регулируются локальными нормативными актами Общества, графиками документооборота и регламентами взаимодействия структурных единиц.

Документирование и  системные учетные записи, которые  формируются в информационных системах, являются базовыми формами документального  контроля в ОАО «Любимый сок». Все хозяйственные операции оформляются первичными документами, которые принимаются к учету при условии, если они составлены по унифицированным формам первичной документации или по формам, разработанным ОАО «Любимый сок» и содержащимся в локальных нормативных актах.

Физические способы  контроля и охраны активов, документов, данных в информационных системах, применяемые в ОАО «Любимый сок», направленные на ограничение несанкционированного доступа к имуществу компании. Внутренние документы ОАО «Любимый сок» определяют круг лиц, ответственных за сохранность и перемещение активов, с которыми в установленном законодательством порядке заключаются письменные договоры о материальной ответственности. Для обеспечения сохранности материальных ценностей от физического повреждения (случайного уничтожения, порчи в результате несоблюдения условий и режимов хранения) в организации созданы должным образом оборудованные склады. Информация о хозяйственной деятельности ОАО «Любимый сок» хранится на бумажных и электронных носителях. Хранение документов осуществляется в соответствии с локальными нормативными документами ОАО «Любимый сок».

Независимые проверки осуществляются работниками подразделений внутреннего  контроля и ревизионной комиссией  на основании разработанных и  утвержденных планов проведения проверок.

Одним из основных отделов, осуществляющих функцию контроля в  организации является отдел финансового планирования и контроля.

Таким образом, в организации  достаточно сильна функция контроля и регулирования.