Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

     Введение 

     Трудно  представить себе область нашей повседневной жизни, где бы ни было места для компьютеров и различной автоматизации с их использованием. Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор и другие средства автоматизации труда, туда сейчас пришел компьютер. Одной из первостепенных задач, решаемых с помощью компьютеров, является автоматизация получения различных тестовых документов. Преимущества компьютерной подготовки текста по сравнению с ранее существовавшими способами неоспоримы. Это и возможность корректировки уже существующего текста, создание различных шаблонных документов, автоматизированное форматирование, всевозможные средства подгонки текста под стандартные форматы листов, визуальное представление будущего документа на мониторе компьютера и многое другое.

     Тема  курсовой работы актуальна, поскольку  сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном  виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

     Цель  курсовой работы рассмотреть наиболее популярные программы, которые используются для создания документов.

     Задачи  курсовой работы:

1. Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редакторам, текстовым процессорам и настольным издательским системам.
2. Описать пакет прикладных программ Microsoft Office, программы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel.
3. Рассмотреть возможности программы Adobe PageMaker.

 
 
 
 

     Глава 1. Системы подготовки текстовых документов 

     

1. Структура и виды систем подготовки текстовых документов

     Существующие  в настоящее время системы  подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, а также степенью сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего необходимо придерживаться принципа разумной достаточности.

     Существующие  в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

     Редактор  текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требует форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

     Результат работы экранного редактора выражается в виде файла, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31, а также символов новой строки. Такие файлы называются ASCII-файлами.

     Различаясь  способами управления и набором  сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

• набирать текст с отображением на экране видеотерминала, используя до 200 символов;
• исправлять ошибочные символы в режиме замены;
• вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки:
• удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;
• раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;
• вставлять группы строк из других текстов;
• обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);
• заменять один контекст другим, возможно, разной длины;
• сохранять, набранный текст для последующих корректировок; печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

     Из  множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.). К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы.

     Когда основная задача пользователя состоит  в подготовке текстов на естественных языках для печати и печатании этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует англоязычный термин word processor). Такие программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

2. Классификация систем подготовки текстовых  документов

 

     Среди систем подготовки текстов на естественных языках выделяют три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства.

     Исходя  из внутримашинной структуры подготавливаемого  документа, можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

     Форматер  — система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (по сути, работает с ASCII-файлами).

     Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В основном, экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые обрабатываются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге, поэтому форма представления текста имеет большое значение.

     В текстовых процессорах есть специальные  функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.:
• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

     Большинство текстовых процессоров располагает  средствами настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и монитора.

     Практически все текстовые процессоры имеют  уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими текстовыми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — конвертеры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-конвертер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

     Существующие  в настоящее время текстовые  процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на две категории.

     К первой категории можно отнести  текстовые процессоры, позволяющие  подготовить и напечатать сложные  и большие по объему документы, включая  книги. К ним относятся WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т³. Самым популярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, поддержка и дальнейшая разработка которого осуществляется компанией «Арсеналъ».

     Текстовые процессоры второй категории имеют  существенно меньшие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

     Настольные  издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем иное назначение.

     Настольные  издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольного издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

     По  ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым  процессорам, и граница, разделяющая  их, становится все незаметнее.¹

     В настоящее время текстовые редакторы  уже мало используются, поскольку  в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах  и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах непредусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

 

     Глава 2.  Прикладные программы, входящие в Microsoft Office 

     2.1. Технология подготовки текстовых документов с помощью редактора Microsoft Word 

     Microsoft Word - мощный текстовой процессор,  предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.