Обзор современных СЭД

В обзоре представлены 9 наиболее распространенных в России СЭД:

• Directum (Directum),
• DocsVision (DocsVision),
• Globus Professional (Проминфосистемы),
• PayDox (Paybot),
• 1С:Документооборот (1С),
• Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи),
• ДЕЛО (ЭОС),
• ЕВФРАТ (Cognitive Technologies),
• МОТИВ (Мотив).

Критерии, представленные в  обзоре, помогают проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

• регистрация и ввод документов;
• работа с документами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу вынесены общие характеристики систем.

Также приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые  версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование  сервисных возможностей, так как  базовые возможности в той  или иной форме уже были реализованы  ранее. Если говорить о новых технических  возможностях, то можно отметить потенциал  развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие  обозначения:

• «+» — возможность реализована;
• «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
• «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

 

Таблица 2. Область автоматизации

Область автоматизации
	Directum	Docs Vision	Globus Professional	PayDox	1С:Документооборот	Босс-референт	ДЕЛО	ЕВФРАТ	МОТИВ
Делопроизводство	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Общий документооборот	+	+	+	+	+	+	+	+	+
Управление договорной деятельностью	+	+	+	+	-	+	-	+	+
Электронный архив	+	+	-	-	-	+	+	+	+
Работа с обращениями граждан	+	-	-	-	-	-	+	+	+
Управление проектами	+	-	+	-	-	-	-	-	+
Работа с документацией СМК	+	+	-	-	-	-	-	+	+

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3. Регистрация и ввод документов

 

 

Таблица 4. Работа с документами

Таблица 5. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

 

 

 

 

 

 

Таблица 6. Поиск и анализ информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 7. Информационная безопасность

 

Таблица 8. Стандартные средства настройки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 9. Поддержка бумажного документооборота

 

Таблица 10. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

 

 

Рассмотрим другие СЭД:

1. DOCS Open/Fusion

Система DOCS Open/Fusion разработана компанией PC DOCS. Она предназначена для использования на крупных и средних предприятиях для автоматизации управления технической документацией и проектами: от ввода информации с бумажных носителей, ее редактирования и обработки до помещения информации в архив и получения твердой копии и различных отчетов по проекту. DOCS Open/Fusion позволяет хранить различные типы документов: чертежи (векторные, растровые и гибридные); спецификации, модели состава изделия; аудио- и видеофайлы, текстовые файлы, электронные таблицы и др. На базе DOCS Open/Fusion создаются архивные системы в масштабах отдела, подразделения, предприятия. Поддерживается работа с мобильными и удаленными пользователями и группами пользователей. Основные возможности DOCS Open/Fusion:

•хранение документов, фактически без ограничения их объема; 
•контроль доступа к документам и аудит работы сотрудников с документами; 
•быстрый поиск документов за счет использования высокопроизводительных SQL-серверов; 
•интеграция с приложениями (вызов приложения для обработки документа непосредственно из архивной системы и помещение документа в архив прямо из приложения, в котором он создан); 
•организация иерархического хранения документов на различных типах носителей; 
•поддержка одновременной работы с бумажными и электронными документами; 
•ведение до 99 версий и 26 подверсий документов.

Система DOCS Open/Fusion реализована в 3-уровневой архитектуре с участием сервера приложений. В качестве промежуточного звена выступает сервер приложений DOCS Fusion, осуществляющий обработку запросов со стороны клиентов DOCS Fusion к архиву документов DOCS Open (такой подход позволяет использовать тонкие клиенты). Для хранилища карточек DOCS Open/Fusion используются SQL-серверы Oracle, MS SQL Server и Sybase. Хранилища документов могут быть размещены на различных сетевых файловых системах (включая Novell NetWare, MS Windows NT, NFS, Banyan VINES). В качестве клиентских платформ для DOCS Open/Fusion поддерживаются MS Windows 95/98/NT. Для доступа к документам через Интернет разработан серверный модуль CyberDOCS, осуществляющий динамическое преобразование документов в формат HTML. Сервер приложений DOCS Fusion и сервер CyberDOCS работают под управлением ОС MS Windows NT. Следует отметить, что в настоящее время немало третьих фирм предлагают дополнительные модули для DOCS Open/Fusion (позволяющие работать с факсовыми и почтовыми программами, вводить документы со сканеров, шифровать документы, управлять технической и чертежной документацией и др.).

2. DocuPact

Компания InterTech продвигает интегрированную Web-ориентированную систему управления документооборотом DocuPact. В частности, ее выбрала компания Automotive Finance Corp. (AFC), занимающаяся выдачей кредитов на приобретение автомобилей и имеющая 84 филиала в США и Канаде. Внедрение DocuPact позволило AFC (без значительного увеличения персонала) расширить общий объем своих операций на 30%, открыть 25 новых офисов для выдачи займов и обрабатывать на 50% больше выдаваемых кредитов (сейчас AFC обрабатывает около 5000 кредитов в год). С помощью DocuPact региональные дилеры AFC ежедневно передают в головной офис компании всю необходимую документацию по выданным кредитам (включая, например, копию лицензии дилера, копию лицензии водителя, финансовые документы). При внедрении DocuPact развернуты 3 новых MS Windows NT сервера для DocuPact, факс-сервера и Web-сервера.

3. DocuLive

Система DocuLive разработана норвежским отделением компании Siemens Nixdorf. Сначала она была предназначена для внедрения в Вооруженных силах Норвегии, однако неожиданно для разработчиков оказалась достаточно удачной и получила неплохое распространение в мире. DocuLive предназначена для средних и крупных предприятий с числом участников делопроизводства до нескольких тысяч человек. Ообенностью DocuLive является ее поставка в исходных кодах (что позволяет достаточно просто настраивать систему, разрабатывать собственные приложения и даже изменять логику работы системы). DocuLive работает в 2-уровневой клиент-серверной архитектуре. Карточки документов и папок хранятся на SQL-сервере (Oracle, Microsoft, Sybase, Informix), а документы на файл-сервере. Доступ к содержимому документов может осуществляться не только с помощью сетевой файловой системы, но и через FTP. Кроме того, документы могут храниться в базе SQL-сервера в виде двоичных объектов.

В состав DocuLive входят следующие модули:

•DocuLive Basic. Это базовый модуль, обеспечивающий описание структуры пользователей и баз данных, а также регламентирующий доступ пользователей в соответствии с их ролевыми назначениями. Ролевой доступ определяется в 3-уровневой среде организация-подразделение-сотрудник. Модуль формализует организационно-штатную структуру заказчика и реализует свободную схему маршрутизации документов и работ. 
•DocuLive View. Предназначен для просмотра документов в стандартных форматах различных приложений. 
•DocuLive WorkFlow. Отвечает за документооборот. 
•DocuLive Scan. Предназначен для ввода графических изображений со сканера. 
•DocuLive Full Text Search. Предоставляет сервис полнотекстовой индексации. 
•DocuLive для Web. Отвечает за организацию работы с документами в среде Интернет/интранет.

Клиентами DocuLive могут быть только компьютеры Wintel, однако выбор серверных платформ достаточно разнообразен. Доступ через Интернет к документам может осуществляться с любого компьютера, оснащенного Web-браузером.

4. Documentum EDMS

Известна в мире система Documentum EDMS разработки компании Documentum (создана в 1990 г., головной офис расположен в г. Pleasantion, штат Калифорния, доходы в 4-м квартале 2000 г. составили $59 млн), предназначенная для средних и крупных предприятий (особенно со сложной гетерогенной ИТ-средой). В основе Documentum EDMS лежит объектно-ориентированный подход. Система базируется на концепции обобщенного документ-объекта (Docobject). Каждый такой объект состоит из 4-х частей: содержимого документа, его атрибутов, связей с другими объектами и операций, проводимых над документ-объектом, в частности, маршрутов его прохождения. Один документ-объект может содержать несколько представлений (форматов) документа, система автоматически синхронизирует содержимое всех представлений при изменении одного из них.

Система Documentum EDMS также работает в соответствии с 3-уровневой моделью с участием сервера приложений. Единый корпоративный репозитарий DocBase может помещать содержимое документов как в сетевую файловую систему, так и в СУБД. DocBase хранит, индексирует и обрабатывает различные типы документов (текстовые файлы, изображения, HTML-страницы, отсканированные бумажные документы, SGML-фрагменты, мультимедийные файлы). Атрибуты документов база DocBase хранит под управлением одного из SQL-серверов: Oracle; MS SQL Server; Sybase или Informix. Доступ к документам осуществляется через браузер, клиентское рабочее место, распространенные офисные программы или бизнес-приложения.

Ядро системы Documentum EDMS образует сервер приложений DocPage Server. Он отвечает за обработку запросов клиентов к архиву документов. DocPage Server обеспечивает основные сервисы для управления документами, включая средства накопления документов, библиотечные функции, управление потоками работ (workflow), управление отношениями между документами, средства публикации и управления содержимым, управление бизнес-правилами, применяемыми к документам. Кроме того, DocPage Server реализует прозрачную интеграцию с инфраструктурными решениями, поддерживающими основные бизнес-процессы предприятия. DocPage Server позволяет тысячам пользователей в географически удаленных друг от друга местах совместно использовать миллионы документов. Доступ к документам через Web-браузеры реализуется с помощью сервера RightSite. RightSite позволяет формировать Web-страницы на лету (из фрагментов, хранящихся в DocBase), представлять страницы в соответствии с текущими правами доступа, поддерживать корректность ссылок и пр.

Отличительной особенностью Documentum EDMS является наличие нескольких типов клиентских мест:

•модуль WorkSpace это средство управления для координаторов СЭД, задача которых заключается в организации работы других пользователей и определении логики работы системы; 
•модуль SmartSpace предназначен для разработчиков документов и интегрирован с прикладными программами; 
•модуль ImageViewer предназначен для пользователей информации, не имеющих непосредственного отношения к процессу делопроизводства (предоставляет возможность просмотра и аннотирования документов); 
•модули SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet являются аналогами SmartSpace и ImageViewer; они предназначены для организации работы пользователей через Web-браузеры и позволяют выполнять над документами авторизованные действия (маршрутизацию, утверждение и т.п.) и просмотр (содержимое, атрибуты, статус документа).

Система Documentum EDMS работает с различными ОС (MS Windows NT/95/98, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, Apple Macintosh System) и СУБД (Oracle, Sybase, Informix, MS SQL Server). В ее состав входят решения для интеграции с различными распространенными офисными приложениями, пакетами коллективной работы (groupware) и корпоративными информационными системами (MS Office, SAP R/3, PeopleSoft, Lotus Notes, AutoCAD, MicroStation и Adobe FrameMaker). В состав Documentum EDMS также входит набор инструментальных средств и интерфейсов прикладного программирования (API), позволяющий модифицировать существующие приложения и создавать новые.

5. Action Metro

Компания Action Technologies занимается разработкой ПО обеспечения коллективной работы более 12 лет. В 1996 г. она выпустила Web-ориентированное ПО организации документооборота Action Metro. Это типичное приложение для Интернет: сервер управления процессами располагается позади Web-сервера, функционирующего в качестве внутреннего шлюза. Проверить статус задания пользователи могут с помощью Web-браузера. Для определения документооборота они используют выделенный клиент или инструментальное средство проектирования Process Builder, обращающееся непосредственно к серверу Action Metro. Process Builder позволяет создавать визуальную диаграмму последовательности прохождения документа с использованием маркированной рамки для обозначения каждого этапа и стрелок для определения отношений между ними. С помощью данного инструмента пользователи могут задавать сложные правила автоматизации комплексных процессов.

В свою очередь, инструментальное средство AutoPilot делает возможным проектирование и из браузера (следует отметить, что этот тонкий клиент позволяет описывать только базовые процессы). Документооборот AutoPilot основан на использовании форм. Потенциальный разработчик системы документооборота может выбрать из нескольких предопределенных форм или создать свою собственную. Пользователю предлагается 1 или 2 варианта выбора, а после определения процесса AutoPilot автоматически загружает его на сервер Metro. После загрузки данного процесса пользователи принимают участие в документообороте с помощью своих Java-совместимых Web-браузеров.