Организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

     Массовое  проектирование АИС потребовало  разработки единых теоретических положений, методических подходов к их созданию и функционированию, без чего невозможно взаимодействие различных экономических объектов, их нормальное функционирование в сложном многоуровневом народнохозяйственном комплексе.

     Первоначально сформулированные академиком В.М. Глушковым  научно-методические положения и  практические рекомендации по проектированию автоматизированных систем в настоящее время сложились как основополагающие принципы построения ИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

     Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии ИС. Он позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.

     Для ИСУ характерна многоуровневая иерархия с вертикально соподчиненными элементами (подсистемами).

     Преимущества  иерархических структур способствовали их широкому распространению в системах управления. Так, иерархическая структура создает относительную свободу действий над отдельными элементами для каждого уровня системы и возможность различных сочетаний локальных критериев оптимальности с глобальным критерием оптимальности функционирования системы в целом; обеспечивает относительную гибкость системы управления и возможность приспосабливаться к изменяющимся условиям; повышает надежность за счет возможности введения элементной избыточности, упорядочения направлений потоков информации.

     В основе создания АИС в настоящее время лежит метод моделирования на базе системного подхода, позволяющий находить оптимальный вариант структуры системы и тем самым обеспечивать наибольшую эффективность ее функционирования.

     Принцип развития заключается в том, что ИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечений. Предусматривается, что автоматизированная система должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

     Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействия ИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования. Реализация принципа совместимости позволяет обеспечить нормальное функционирование экономических объектов, повысить эффективность управления народным хозяйством и его звеньями.

     Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования ИС. Внедрение в практику создания и. развития ИС этого принципа позволяет сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на создание ИС при максимально возможном использовании накопленного опыта, в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектировочных работ.

     Принцип эффективности  заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание ИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

     Как правило, кроме основополагающих принципов  для эффективного осуществления  управления выделяют также рад  частных принципов, детализирующих общие. Соблюдение каждого из частных принципов позволяет получить определенный экономический эффект.

     Один  из них — принцип декомпозиции — используется при изучении особенностей, свойств элементов и системы в целом. Он основан на разделении системы на части, выделении отдельных комплексов работ, создает условия для более эффективного ее анализа и проектирования.

     Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком — руководителем предприятия, организации, отрасли, т.е. будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование ИС.

     Принцип новых задач —  поиск постоянного расширения возможностей системы, совершенствование процесса управления, получение дополнительных результатных показателей с целью оптимизировать управленческие решения. Это может сопровождаться постановкой и реализацией при использовании ЭВМ и других технических средств новых задач управления.

     Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результатных показателей и формирования управленческих решений.

     Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысить эффективность самого процесса проектирования и создания ИС на всех уровнях народного хозяйства, обеспечивая при этом сокращение временных, трудовых и стоимостных затрат за счет внедрения индустриальных методов.

     Современный уровень разработки и внедрения систем позволяет широко использовать типизацию проектных решений, унификацию методов и средств при подготовке проектных материалов, стандартизацию подходов при проектировании отдельных элементов систем и подсистем, методы автоматизации ведения проектных работ с использованием персональных ЭВМ и организованных на их базе автоматизированных рабочих мест проектировщика.

     Рассмотренные базовые принципы дополняются не менее важными организационно-технологическими, без которых невозможна разработка новых информационных технологий. Рассмотрим наиболее применяемые организационно-технологические принципы создания ИТ.

     Принцип абстрагирования  заключается в выделении существенных (с конкретной позиции рассмотрения) аспектов системы и отвлечении от несущественных с целью представления проблемы в более простом общем виде, удобном для анализа и проектирования.

     Принцип формализации заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы, использованию формализованных методов описания и моделирования изучаемых и проектируемых процессов, включая бизнес-процессы, функционирования системы.

     Принцип концептуальной общности заключается в неукоснительном следовании единой методологии на всех этапах проектирования автоматизированной системы и всех ее составляющих.

     Принцип непротиворечивости и полноты заключается в наличии всех необходимых элементов во вновь создаваемой системе и согласованном их взаимодействии.

     Принцип независимости данных предполагает, что модели данных должны быть проанализированы и спроектированы независимо от процессов их обработки, а также от их физической структуры и распределения в технической среде.

     Принцип структурирования данных предусматривает необходимость структурирования и иерархической организации элементов информационной базы системы.

     Принцип доступа конечного  пользователя заключается в том, что пользователь должен иметь средства доступа к базе данных, которые он может использовать непосредственно (без программирования).

     Соблюдение  приведенных принципов необходимо при выполнении работ на всех стадиях создания и функционирования ИС и ИТ, т.е. в течение всего их жизненного цикла.

     Жизненный цикл (ЖЦ) — период создания и использования ИС (ИТ), охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у пользователей.

     Жизненный цикл ИС и ИТ позволяет выделить четыре основные стадии: предпроектную, проектную, внедрение и функционирование.

     От  качества проектировочных работ  зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты

работы.

     Основными работами, выполняемыми на стадиях и этапах проектирования, можно считать:

     I стадия — предпроектное обследование:

     1-й  этап — сбор материалов для  проектирования - формирование требований, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы;

     2-й  этап — анализ материалов и  формирование документации - создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы на основе анализа материалов обследования, собранных на первом этапе.

     II стадия — проектирование:

     1-й  этап — техническое проектирование, где ведется поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам разработки, создаются и описываются все компоненты системы, а результаты работы отражаются в техническом проекте;

     2-й  этап — рабочее проектирование, в процессе которого осуществляется разработка и доводка программ, корректировка структур баз данных, создание документации на поставку, установку технических средств и инструкций по их эксплуатации, подготовка для каждого пользователя системы обширного инструкционного материла, оформленного в виде должностных инструкций исполнителям-специалистам, реализующим свои профессиональные функции с использованием технических средств управления. Технический и рабочий проекты могут объединяться в единый документ - техно-рабочий проект.

     III стадия— ввод системы в действие:

     1-й  этап — подготовка к внедрению  - установка и ввод в эксплуатацию технических средств, загрузка баз данных и опытная эксплуатация программ, обучение персонала;

     2-й  этап — проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед передачей в промышленную эксплуатацию, обучение персонала;

     3-й  этап (завершающая стадия создания ИС и ИТ) — сдача в промышленную эксплуатацию; оформляется актами приема-сдачи работ.

     IV стадия — промышленная эксплуатация — кроме повседневного функционирования включает сопровождение программных средств и всего проекта, оперативное обслуживание и администрирование баз данных.

     Главная особенность разработки ИС и ИТ состоит  в концентрации сложности на стадиях предпроектного обследования и проектирования и относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Более того, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на этапах внедрения и эксплуатации трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к отказу от использования материалов проекта.

     Поиск рациональных путей проектирования ведется по следующим направлениям:

• разработка типовых проектных решений, зафиксированных в пакетах прикладных программ (ППП), решения экономических задач с последующей привязкой ППП к конкретным условиям внедрения и функционирования;
• разработка автоматизированных систем проектирования.

     Рассмотрим  первый из путей, т.е. возможности использования типовых проектных решений, включенных в пакеты прикладных программ.

     Наиболее  эффективно информатизации поддаются  следующие виды деятельности:

• бухгалтерский учет, включая управленческий и финансовый;
• справочное и информационное обслуживание экономической деятельности;
• организация труда руководителя;
• автоматизация документооборота;
• экономическая и финансовая деятельность;
• обучение.

     Наибольшее  число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1С:Бухгалтериа», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+», «Бухкомплекс», «Бэст», «Лука».