Основные понятия «Автоматизации процессов управления предприятием»

- стабильная работа и корректное  выполнение всех процессов 
- существенное снижение издержек и заметное повышение конкурентоспособности компании на внешнем и внутреннем рынках 
- заметное увеличение инвестиционной привлекательности предприятия 
- предоставляет возможность интеграции в новую экономику. 
Дело в том, что на сегодняшний день очень важно быть частью Интернет-экономики. Ведь сеть открывает перед предприятиями совершенно новые возможности. Если использовать систему, которая сможет выгодно использовать все современные возможности Интернета, то продуктивность, популярность компании существенно повысятся.

 

Глава II

Автоматизация процессов  управления на основе ERP-систем на примерепрограммных продуктов компании «1С»

2.1 ERP: Управление производством

Существует пять основных задач автоматизации производственного предприятия:

Стандартизация и ускорения  бизнес-процессов компании. Производственные подразделения предприятия часто делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. Напротив, ERP-системы приходят на помощь со стандартными методами автоматизации определенных шагов бизнес-процессов. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время и увеличивает производительность.

Интеграция информации о  заказах. В производстве крайне важна работа с заказами. Заказ в ERP-системе проживает всю свою жизнь — от момента своего появления до отгрузки товара клиенту. Имея всю информацию в одной системе компании, легче отслеживать заказ и координировать действия по всем подразделениям одновременно.

Уменьшение складских  запасов. Благодаря автоматизации улучшаются процессы исполнения заказа внутри компании. Компания запасает меньше сырья, хранит меньше готовой продукции на складах.

Стандартизация информации о персонале. Производственные предприятия имеют, как правило, большую численность персонала. ERP-системы позволяют применить единую унифицированную методику работы с персоналом: от контроля рабочего времени до управления развитием персонала и его оценки.

Интеграция финансовой информации. Анализируя работу компании, руководитель рискует видеть много разных «версий правды». От бухгалтерии одна версия правды, от финансового отдела другая. Подразделения предоставляют свои варианты об их вкладе в бизнес. Только ERP-система может создать единственный вариант правды, который невозможно опровергнуть, поскольку вся компания работает в единой системе.

Таким образом, система ERP обеспечивает необходимую функциональность для управления всей операционной и административной деятельностью компании, объединяя финансовый учет, процессы сбыта, производства, управления материальными потоками, планирования, взаимодействия с клиентами и поставщиками в единую информационную цепочку.

С помощью ERP-системы руководитель управляет компанией на основе всегда достоверной и актуальной информации, необходимой для принятия взвешенных управленческих решений. Повышение  подконтрольности всех составляющих бизнеса  обеспечивает фундамент устойчивости, конкурентоспособности и дальнейшего  роста компании.

 

ERP-система как  инструмент автоматизации: преимущества

На основе существующего  опыта, можно сказать, что ERP-система 1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием (1С:УПП 8) — это программный продукт, который позволяет комплексно решать задачи автоматизации учета и управления на предприятии.

По сравнению с зарубежными  аналогами стоимость внедрения  данной системы существенно ниже. Качество сопровождения и обслуживания при этом значительно выше — за счет разветвленной сети центров  технологической поддержки и  большого количества компетентных специалистов. Кроме того, продукт адаптирован  к реалиям российского рынка  и особенностям законодательства.

Без ERP-системы крупный  производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:  
- технический дизайн (наилучший способ произвести изделие);  
- отслеживание заказов: от принятия до выполнения;  
- цикл получения дохода – от накладной до получения наличных;  
- управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов  
- проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)  
- бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.  
Учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий.  
 
В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.  
Недостатки 
Большинство проблем с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования.  
Ограничения ERP-систем заключаются в следующем:  
- Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.  
- Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.  
- Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.  
- Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.  
- Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей.  
- Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.  
- Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.  
- ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.  
- ERP-системы могут быть сложны в использовании.  
- Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.  
- Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.  
- После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).  
- Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.  
- Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.  
- Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.  
- Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.

2.2 «1С: Предприятие»

"1С:Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Система программ "1С:Предприятие" предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

Решение актуальных задач учета и управления

Состав программ системы "1С:Предприятие" ориентирован на актуальные потребности предприятий.

Фирма "1С" выпускает тиражные программные решения, предназначенные  для автоматизации типовых задач  учета и управления на предприятиях. Отличительной особенностью тиражных решений фирмы "1С" является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма "1С" анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы "1С:Предприятие" и отслеживает изменение их потребностей.

Руководитель при принятии решения  может выбирать необходимый уровень  автоматизации. Наряду с созданием  мощных комплексных решений, разработчики фирмы "1С" уделяют существенное внимание развитию решений для небольших  фирм, для которых особенно важна  простота применения программы. Вместе с тем, внедрение даже самых простых  решений системы программ "1С:Предприятия" обеспечивает возможность плавного развития автоматизации - путем постепенного перехода на более мощные и комплексные прикладные решения или интеграции внедренного решения с другими программами системы.

Платформа "1С:Предприятия" для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает: 

— возможность использования  системы от локального компьютера до десятков пользователей в локальной  сети; 
— использование файлового варианта или варианта "клиент-сервер" (MS SQL Server); 
— возможность развертывания работы на нескольких территориально удаленных точках с периодическим обменом информацией; 
— возможность использования современных технологий (WEB, XML, интеграция с другими программными системами и различным торговым оборудованием).

Наличие единой технологической платформы  и общей методологии позволяет  создавать специализированные и  индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые  отличия, учитывающие специфику  отрасли или конкретного предприятия. 

— с экономической точки  зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как  затраты на их создание существенно  ниже, чем затраты на разработку программы "с нуля"; 
— это обеспечивает высокую скорость создания и внедрения решений, так как максимально используется отработанная функциональность и методология, содержащиеся в типовых решениях.

 

2.3 Использование  различных программных продуктов  «1С» на платформе 7.7 и 8.x для автоматизации процессов управления предприятия.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально, продукт 1С:Предприятие был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами). Но сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач.

1С:Предприятие — это (одновременно) и технологическая платформа, и пользовательский режим работы. Технологическая платформа предоставляет объекты (данных и метаданных) и механизмы управления объектами. Объекты (данные и метаданные) описываются в виде конфигураций. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой законченное прикладное решение. Конфигурация создаётся в специальном режиме работы программного продукта под названием «Конфигуратор», затем запускается режим работы под названием «1С:Предприятие», в котором пользователь получает доступ к основным функциям, реализованным в данном прикладном решении (конфигурации).

На сегодняшний день 1С:Предприятие является одной из признанных интегрированных систем управления (ERP-систем) в нашей стране. Программные продукты фирмы «1С» качественно решают все бухгалтерские задачи и помогают специалисту в его повседневном труде.

В связи с кризисными явлениями, фирма «1С» внесла массу полезных дополнений и изменений в свои программы. В частности, сегодняшних  пользователей очень обрадовало своевременное появление в «1С:Бухгалтерии» «антикризисного центра». Например, был добавлен новый отчет: сколько у предприятия денег, кто у него дебиторы (отсортированы сначала крупные, потом мелкие), кому в первую очередь должны платить деньги. Это именно то, что нужно бухгалтеру и директору.

В современных условиях очень важно, чтобы на торговых предприятиях товар  не залёживался, а имел высокую оборачиваемость, необходимы живые деньги, которые  нужно знать, куда и как потратить, нужно вести клиента, вовремя  оказывать услуги и не утратить его  заинтересованность в нас и нашем  продукте. Изначально все инструменты, необходимые для реализации вышеуказанных  задач,  заложены в «1С: Управление торговлей 8».

Все программные продукты «1С» направлены на помощь организации в планировании и контроле своих финансовых потоков, что играет первостепенную роль в  жизнедеятельности и конкурентоспособности  любой компании.

2.3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом»

 

 Персонал – это наиболее ценный ресурс любой компании. И как любой  ресурс он требует учета и эффективного управления. От того, как выстроено  управление персоналом, во многом зависит  эффективность работы предприятия  в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно  повысить качество работы и конкурентоспособность  любой компании.

Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного  и управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование  специализированных программных продуктов  дает компании возможность сократить  временные затраты на обработку  большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

Для управления человеческими ресурсами  предприятия фирмой "1С" разработан современный инструмент автоматизации  задач управления персоналом, ведения  кадрового учета и расчетов в  соответствии с требованиями законодательства для коммерческих предприятий различного масштаба – 1С:Зарплата и управление персоналом 8. (рис3)

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Решения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 соответствуют требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О защите персональных данных". В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано.

Удобные и гибкие механизмы настройки  отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых  различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других.

2.3.2 «1С: Управление  торговлей»

«Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0» - программа (конфигурация), созданная для автоматизации учета на предприятиях торгового профиля.

Используя данную программу  можно организовать такие процессы деятельности торговой организации, как:

- управление поставками;

- управление продажами;