Отчет по практике в Бизнес-Академия Бизнес-Колледж МБА

     – возможность автоматического контроля исполнения документов;

     –отслеживание изменений местоположения файлов без  ручного вмешательства.

2. Средства создания электронного документооборота.

Одна  из задач, стоящих перед информатикой, как наукой, состоит в переводе документооборота из бумажной формы  в электронную. Эту задачу решают путем разработки и внедрения  аппаратных и программных средств  и методов электронного документооборота. 

Одним из основных приемов перевода бумажных документов в электронную форму  является сканирование. 

В результате сканирования создается графический  образ текстового документа. Для  сканирования применяют специальные  устройства, которые называются сканерами, хотя графический образ документа  можно получить и с помощью  других средств ввода информации, таких как цифровые фото- и видеокамеры. 

Преобразование  графического образа в текстовой  документ выполняют программным  путем. Для этого применяют специальные  программные средства, называемые программами  распознавания образов. 

Одной из наиболее популярных программ распознавания  текста является Fine Reader. Версия Fine Reader 4.0 позволяет выполнять распознавание  многоязычных документов, набранных  различными шрифтами. 

При обработке документов, имеющих недостаточную  четкость печати или сложные для  распознавания символы, программу  можно настроить на шрифт индивидуального  документа. Такую настройку называют тренировкой или обучением программы. 

Сканирование  и распознавание документов, написанных на иностранных языках, часто используют как операции, предшествующие автоматическому переводу текста. 

Одной из наиболее популярных систем автоматического  перевода текстов с английского  языка на русский и наоборот является программа Promt 98. В состав программы  входят несколько приложений, обеспечивающих разные режимы перевода текстов. 

Проблема  автоматического перевода текстов  отличается высокой сложностью. В  настоящее время не существует автоматических средств, обеспечивающих удовлетворительное качество перевода без специальной  настройки программы.

      Настройка программ автоматического перевода в основном заключается в выборе словарей и определении порядка  их подключения, а также в пополнении словарей новыми словами с правильным указанием грамматических форм на двух языках.

 Словари, подключаемые к системе автоматического  перевода, делят на генеральные, специализированные и пользовательские. Генеральный  словарь содержит общеупотребительные  слова. Специализированные словари  ориентированы на узкие области  науки и техники и учитывают  особенности терминологии этих областей. 

Генеральные и специализированные словари поставляются в составе системы или приобретаются  отдельно. Пользовательский словарь  создает сам пользователь в соответствии с особенностями каждого конкретного  документа. 

В связи  с тем, что качество автоматического  перевода текстов, как правило, не является достаточным, системы автоматического  перевода обычно имеют встроенные средства для ручного редактирования как  исходного, так и результирующего  текста.

Характерной особенностью средств автоматического  перевода является возможность сохранения документов в файлах многочисленных форматов. Это позволяет продолжить работу над документом и повысить его качество с помощью других программных средств, например с  помощью текстового процессора. 
 
 

4.   Автоматизированное рабочее место «Отдел Кадров»

4.1.  Назначение АРМ «Отдел Кадров»

       Приложение “Отдел кадров” предназначено для автоматизации деятельности отдела кадров организации. Система позволяет обеспечить многопользовательский доступ к единой базе данных организации, при этом возможна одновременная работа нескольких пользователей с информацией, что позволит гибко распределить обязанности между сотрудниками (например, регистрация новых сотрудников, модификация информации, поиск, формирование отчетов и прочее). При работе в многопользовательском режиме пользователям назначаются права доступа к информации (например, только начальник отдела кадров может редактировать справочники цехов завода). Однако система не исключает возможность работы и в локальном варианте - на одном рабочем месте.

      Программа "Отдел Кадров" предназначена  для облегчения условий труда  сотрудников отдела кадров достаточно абстрактного предприятия. Наиболее рутинными и в то же время наиболее ответственными процессами являются:

• ввод метрики работника в его личную учетную карточку.
• ведение архива отдела кадров.
• подготовка различных отчетов по личным данным работников (стаж, зарплата, отгулы и так далее)

           При этом сначала заводится  так называемая личная карточка  работника. В нее заносится  вся необходимая метрика работника.  Далее происходит работа с  внесенной информацией (корректировка,  поиск, удаление). Архив состоит  из личных карточек уволенных  сотрудников, т.к. после увольнения  по соответствующему закону личные  данные должны храниться не  менее 3 лет до момента их  уничтожения.

      Дополнительно происходит наполнение информацией  словарей базы данных. Словарь в  данном контексте является справочником какой-либо однотипной информации (например справочник институтов, справочник районов  и улиц). При вводе новой информации у пользователя есть возможность  выбрать допустимые значения из справочников, либо пополнить его новыми данными.

      На  архив отдела кадров прямо или  косвенно опирается ряд дополнительных операций (бухгалтерия, материальная часть, учет выработки продукции и другое).

      Облегчения  условий труда достигается благодаря  возможности автоматизировать основные процессы ведения архива предприятия с помощью данной программы. Фактически, работа с личными карточками и архивом превращается в четкий и удобный процесс работы с базой данной. Это сильно упрощает работу и исключает ошибки, часто встречающиеся при обычной организации работы отдела кадров. 
 

5. Заключение

Во время практики ознакомился и изучил текстовые  редакторы  Microsoft Office. Научился использовать и составлять таблицы Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access, Составлять запросы и экранные формы при помощи программы Microsoft Office Access. 
 
 

6. Список  использованных источников

1. Автоматизированные  информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. – 258 с.
2. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.
4. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. – 2002. – №6. - С.49.
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЭМОС, 1999. – 208с.
6. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000
7. http://www.uroki.net
8. http://wikipedia.org