Отчет по практике в налоговой

     Отдел финансового обеспечения занимается планированием, формированием и нормированием расходов на содержание инспекции, ведет бухгалтерский учет, формирует пакет документов налогоплательщика для направления в налоговый орган по новому месту нахождения.

     Отдел налогового аудита занимается досудебным урегулированием жалоб и обращений налогоплательщиков.

     Отдел урегулирования задолженности работает с платежами в бюджет, задержанными неплатежеспособными банками. Производит контроль над своевременностью исполнения банками поручений налогоплательщика на перечисление налогов и сборов, решений налогового органа о взыскании налога за счет денежных средств и приостановлении операций по счетам. Одной из важнейших функций данного отдела является зачет или возврат излишне уплаченных или излишне взысканных сумм  налога, сбора, а также пени. Также отдел занимается подготовкой, принятием решения и направлением в арбитражный суд заявления о признании должника банкротом; списанием безнадежной к взысканию задолженности юридических лиц, признанных банкротами.

     В обязанности юридического отдела входят: защита государственных интересов в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, правовая экспертиза документов, подготавливаемых в инспекции; оказание правовой помощи отделам инспекции; обеспечение производства по делам об административных  и налоговых правонарушениях.

     Отдел общего обеспечения организует и обеспечивает единую систему делопроизводства и документооборота в инспекции, включая единый порядок учета и регистрации входящих и исходящих документов, внедрение системы электронного документооборота; обеспечивает контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки. 
 
 
 

1.3 Структура и функции отдела общего обеспечения

     Работа отдела общего обеспечения подразделяется на пять различных направлений, в связи с этим отдел общего обеспечения делиться на следующие службы (см. рисунок 2):

• служба документационного обеспечения управления (ДОУ);
• кадровая служба;
• служба безопасности и охраны труда;
• техническая служба;
• архив.

       
 
 
 
 

Рисунок 2 - Организационная структура отдела общего обеспечения 

     Служба ДОУ отдела общего обеспечения организует работу с обращениями, жалобами, заявлениями граждан, обеспечение деятельности приемных руководителя инспекции и его заместителей;

     Кадровая служба отдела общего обеспечения осуществляет реализацию политики ФНС России, Управления ФНС России по Приморскому краю в области управления персоналом, обеспечивает профессиональную подготовку персонала путем организации переподготовки и направление на курсы повышения квалификации работников инспекции.

     Служба безопасности отдела общего обеспечения обеспечивает сохранность сведений, составляющих государственную тайну, и организует системы мер защиты конфиденциальной информации, в том числе при их обработке и передаче по каналам связи. А также  разрабатывает и осуществляет, в пределах предоставленных полномочий, меры по противодействию противоправным проявлениям в отношении инспекции, и её работников, участвует в профилактической работе по предупреждению правонарушений в инспекции. Обеспечивает проведение мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной работы в инспекции.

     Техническая служба отдела общего обеспечения организует коммунально-эксплуатационное, техническое, транспортное, социально-бытовое и медицинское обслуживания.

     Архив отдела общего обеспечения организует работу архива инспекции, включая подготовку номенклатуры дел, контроль над правильностью оформления дел, подлежащих передаче в архив, их хранение и оперативное использование служебной информации.

     Рассмотрим основные функции службы ДОУ отдела общего обеспечения Межрайонной Инспекции Федеральной Налоговой Службы России № 3 по Приморскому краю:

1. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, своевременная передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки отчетов.
2. Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции от Управления МНС России по Приморскому краю, ДСП, телефонограмм, факсограмм, систематизация входящей корреспонденции и своевременная передача исполнителям.
3. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации    при подготовке и  
   принятии решений.
4. Обработка и распределение поступающих документов, в том числе обращений, жалоб и заявлений граждан, предназначенных для рассмотрения руководителем инспекции и его заместителями.
5. Обеспечение работы приемной инспекции и организация личного приема граждан руководителем инспекции и его заместителями.
6. Обеспечение учета и контроля над выполнением в установленные сроки поручений  руководителя  инспекции  и  его  заместителей;  выполнением  приказов, распоряжений, решений коллегии и других нормативных актов ФНС России и Управления, своевременным исполнением документов, поставленных на контроль руководством Управления и Инспекции, постановка на учет, снятие с учета документов, требующих исполнения.
7. Обеспечение систематического контроля над исполнением поручений по обращениям, жалобам и заявлениям граждан, подготовка информационно-аналитических справок о состоянии работы с гражданами руководству инспекции.
8. Обеспечение приема, регистрации, отправка корреспонденции по электронной почте, в программах Lotus, Dipost, Reports, своевременная передача поступившей корреспонденции на исполнителя, определяемого руководством инспекции. Отправка в Управление ФНС России по Приморскому краю статистической отчетности.
9. Регистрация звонков граждан, поступающих по  
   «телефону доверия».
10. Обеспечение приема, учета и регистрации входящей корреспонденции от учреждений и организаций, систематизация входящей корреспонденции и своевременная передача руководству инспекции. Учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, включая проверку правильности оформления необходимых реквизитов исходящих документов через отделения почтовой связи.
11. Отправка исходящей корреспонденции через отделения  
    почтовой связи.
12. Доставка документов (корреспонденции) в черте города до организаций и учреждений.

2 Постановка задачи

      Отдел общего обеспечения имеет некоторые недостатки в своей работе. Одним из недостатков является то, что инспектору, работающему со всей бумажной документацией, приходится вручную сортировать документы на входящие и исходящие. После их сортировки производится запись в реестр по дате, что происходит так же ручным способом. Сложности возникают и в поиске нужного документа, записанного в реестре за определённую дату.

      Программа «СЭД-регион» может работать только с электронными документами, что не позволяет в полной мере обеспечить отдел необходимыми программными ресурсами. Этот недостаток значительно осложняет  
работу отдела.

      Создание информационной системы для автоматизации функций, выполняемых ручным способом, исправило бы эту проблему, что повысит производительность отдела. 

2.1 Входная и выходная информация

      Входной и выходной информацией отдела общего обеспечения являются документы, которые имеют один и тот же вид, как для входящей, так и для исходящей документации. Примерами являются документы, представленные в приложениях. 

2.4 Алгоритм решения задачи

     В настоящее время рынок программных продуктов насыщен различного рода программами, которые позволяют решить проблему автоматизации делопроизводства. Ниже представлено описание некоторых из них.

     ЛЕТОГРАФ - это единственное решение, объединяющее средства для управления документами (ECM), автоматизации бизнес-процессов (BPM) и интеграции приложений (EAI) в одном продукте.

     С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить такие задачи, как:

• Регистрация, хранение и поиск документов.
• Создание электронного архива документов.
• Управление содержанием web-сайтов, порталов.
• Контроль исполнения поручений по документам.
• Управление подготовкой и согласованием договоров.
• Автоматизация кадрового делопроизводства.
• Управление проектным документооборотом.
• Управление взаимодействием с клиентами.
• Контроль обработки заказов и оплаты счетов.
• Контроль исполнения поручений по документам.
• Обмен данными между корпоративными информационными системами.

 

     Решение Компании Лаконикс "ЦУП-Документооборот" является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием), реализующего такие функции, как:

• Автоматизация документооборота (ЦУП-Документооборот).
• Управление проектами и сотрудниками (ЦУП-Управление проектами).
• Интеграция разрозненных структур и филиалов в единое информационное пространство (ЦУП-Корпоративный портал).
• А также дополнительные функции, реализуемые специализированными модулями.

     Решение "ЦУП-Управление проектами" обеспечивает:

• Повышение производительности труда служащих при работе с документами.
• Структурированное и надежное хранение документов.

 
 

3 Анализ документооборота

     Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

     Доставка документов в Межрайонную Инспекцию Федеральной Налоговой Службы России № 3 по Приморскому краю осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

     С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

     По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

     Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

     Отдел общего обеспечения взаимодействует со всеми остальными отделами МИФНС, отправляет им исходящие документы, получает от остальных отделов входящие.

     Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.

     Документы, адресованные руководству ИФНС России №3 по Приморскому краю, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

     Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

     Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

     Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

     Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции - это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

     Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

     Содержание резолюции четко определяет суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

     Документы, поступающие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Оправляемые документы передаются почтовой и  
электрической связью.