Отчет по практике в налоговой

     Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

     Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

     Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества  документов  обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

     Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.

     Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством инспекции или руководителями  структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.  
 
 
 

4 Характеристика технического, программного и кадрового обеспечения системы управления организации

Таблица 1 - «Характеристика технического, программного и кадрового обеспечения

 

     Ввиду необеспеченности отдела общего обеспечения достаточным количеством персонала, работа в отделе занимает больше времени, чем планируется. Инспекторы, работающие со всей документацией, должны работать как с входящими, так и с исходящими документами, что вызывает путаницу в документах, которая влечёт за собой большое количество ошибок и возврата. По причине загруженности работой инспекторы не могут во время справиться с возложенными на них обязанностями, возрастает время исполнения тех или иных документов, отрицательно сказываемое на работе всей инспекции. Наём одного или двух кадров решил бы эту проблему. Двое инспекторов были бы заняты только входящей электронной и бумажной документацией, а двое других - исходящей. Такое решение повысит производительность отдела, а значит и самой инспекции.

5 Предложения по совершенствованию информационной системы или методов управления

     В отделе общего обеспечения учет документов ведётся ручным способом на базе сроковой картотеки и журналов «Исходящей документации» и «Входящей документации». В связи с этим возникали следующие проблемы в ходе работы службы ДОУ общего отдела:

• во время регистрации приходилось дважды заносить информацию о документе: в журнал «Входящей документации» и в РКФ.
• вследствие разрозненности информации о документации, замедлен анализ об исполнении поручений;
• существовала значительная вероятность полной, либо частичной, утраты информации о документах вследствие отсутствия единого хранилища информации;
• существовали трудности с поиском нужной информации.

     Автоматизация учета и контроля над исполнением документов позволит:

• вести регистрацию входящих, исходящих документов;
• автоматически, без затрат времени получать всевозможные сводки и отчеты об исполнении поручений и печатать их для представления руководству;
• быстро проводить поиск документов по различным критериям, например, поиск всех документов, которые должен исполнить определенный сотрудник на текущей неделе;
• проверить в любой момент, как исполняют поручения сотрудники организации;
• производить печать РКФ и журналов «Исходящей документации» и «Входящей документации».

     Исходя из этих проблем, единственным решением будет создание информационной системы, которая позволит исправить эти недостатки. 
 

Приложение № 1 

ЛИСТ РАССЫЛКИ

приказа (распоряжения)

 
 
 

Начальник структурного

подразделения          Ф.И.О. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

исп.

Телефон 

           Приложение № 2 

       
 

 

                                                                                                                 Приложение № 3

 
 
 

 

Приложение № 4

Образец оформления полного протокола 

 

ПРОТОКОЛ

_____________________________________________________

(наименование заседания) 

Спасск-Дальний 

«_____» __________ 20__ г.        № _________ 

 

   ПОВЕСТКА ДНЯ:

   1.  О………………… 

      1. СЛУШАЛИ:

      И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

      ВЫСТУПИЛИ:

      И.О. Фамилия - краткая запись выступления

      И.О. Фамилия - краткая запись выступления

      РЕШИЛИ:

      Принять к руководству…:

      Принять к сведению…

      1.1. 

      1.2. 

      ПОРУЧИТЬ:

      _____________________:

                   (кому)

      1.1.

      1.2. 

Приложение № 5 
 
 
 

 
 
 
 
 

Приказ на        листах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

исп.

Телефон

Приложение № 6

Образец формы листа-заверителя дела 

 
 
 
 

Наименование должности

работника     Подпись   Расшифровка подписи