Отечественная специфика внедрения ERP-систем и современные решения для России

     Средние и крупные интегрированные  системы. Разница между этими системами довольно условна и заключается в наличии или отсутствии отраслевых решений да в зависимости решения от масштабов предприятия, в том числе от его территориальной распределенности. Сроки внедрения подобных систем с учетом управления производством могут составлять несколько лет, а стоимость лежит в пределах от нескольких сот тысяч до нескольких десятков миллионов долларов. Следует отметить, что данные системы предназначены в первую очередь для повышения эффективности управления крупными предприятиями и корпорациями. Требования бухгалтерского или кадрового учета отходят в этом случае на второй план. К данной категории относятся только западные продукты.

     Последнее утверждение, пожалуй, чересчур категорично  – ряд отечественных систем практически приблизился к категории средних интегрированных систем. С этой точки зрения имеющиеся решения можно опять-таки очень условно разделить на ERP и псевдо-ERP, отнеся к категории ERP средние и крупные интегрированные системы, а к категории псевдо-ERP – финансово-управленческие системы. 

1.3 Функции ERP-систем 

     В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего  всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный  доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через  функции (функциональные возможности) системы.

     ERP-системы выполняют множество функций в масштабе предприятия. Все функциональные подразделения сфер управления или производства интегрируются в единую систему.

     Основные  функции ERP систем:

• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

     Для реализации функций планирования и  оптимизации необходимо наличие  в системе обратной связи. Т.е. на основании целей управления составляется план, затем по ходу выполнения работ  проводится фиксация реальных показателей, их анализ и на основании сравнения  поставленных целей и достигнутых  результатов вырабатывается корректирующее воздействие. Учётная система позволяет  только фиксировать результаты. Она, в отличие от ERP-системы не включает в себя функции для автоматизации  планирования, и сравнения “план  – факт”. Иначе говоря, с помощью учетных систем можно выполнить только некоторую аналитическую часть управления, но не синтетическую. В этом принципиальное отличие ERP-системы от учетной системы.  
 
 
 

Глава 2. Выбор ERP-системы, особенности внедрения, преимущества и недостатки 

2.1 Выбор ERP-системы 

     Рост  сложности ERP-систем, вызванный постоянно  наращиваемыми функциональными  возможностями, в связи с чем, также возрастает потенциальная  возможность повышать эффективность  бизнес-процессов компании за счёт внедрения ERP-систем, делает очень ответственной  задачу правильного подбора ERP систем. В случае неправильного выбора компания рискует потерять существенные средства и время, поэтому для решения  этого вопроса зачастую организуют специальный проект по выбору КИС  с привлечением независимого консультанта. Современные методики рекомендуют  структурированное изучение бизнес-процессов  компании и определение критериев  для выбора и сравнения предложений, в отличие от устаревшего подхода, основанного преимущественно на сравнении функциональных и технических  характеристик систем. Современный  взгляд на выбор систем выработан  в результате роста количества неудачных  внедрений, в которых изучение бизнес-процессов  целиком переносилось на этап внедрения  и поручалось интегратору, который  и осуществлял поставку системы.

     Каких-либо жестких методик, позволяющих предприятию  выбрать для себя то или иное решение, практически не существует. Обычно при выборе необходимо учитывать  множество взаимосвязанных факторов, влияние которых друг на друга  весьма неоднозначно. Попробуем кратко сформулировать основные рекомендации, придерживаясь которых можно  хотя бы попытаться обезопасить себя от основных ошибок.

     Одним из первоначальных шагов при выборе системы должно стать четкое определение, каким бизнес-критериям должна соответствовать  прикладная система. Еще и еще  раз следует отметить необходимость  проработки стратегии развития бизнеса собственного предприятия, из которой и будут вытекать основные требования к информационной системе. В принципе, на бытовом уровне требования бизнеса трансформируются в желаемые и минимальные требования по функциональному составу ERP-системы, порядку цен, длительности реализации проекта и т. п. Например, необходимость строгого соответствия отечественному законодательству значительно сужает спектр приемлемых западных решений из имеющихся на рынке.

     Любое внедрение более или менее  крупной системы подразумевает  и некоторое изменение деятельности предприятия. Поэтому хорошо бы к  таким изменениям подготовиться  заранее: организовать обучение главным  принципам планирования и управления, заложенным внутри ERP-системы, познакомиться  с основами управления проектами, постараться  регламентировать деятельность собственного персонала (создать нормальные описания процедур и должностные инструкции) и, возможно, провести то, что называется реинжинирингом бизнес-процессов.

     Выбирать  конкретное решение можно и самостоятельно. Как правило, имея четкие требования по функциональному составу системы  и описания собственной деятельности, вы можете обойти основных поставщиков  и сравнить предлагаемые ими решения  с тем, что вам необходимо. Человек, который будет заниматься таким  выбором, должен обладать довольно высокой  квалификацией. Но, как это часто  бывает в России, во время таких  поисков он может легко стать "материально заинтересованным лицом". Поэтому в качестве альтернативы стоит попытаться доверить выбор  профессионалам. В России масса консультационных компаний и фирм-интеграторов, которые  помогут вам выбрать необходимое  решение. Но и здесь существует опасность, что эти компании представляют чьи-то интересы. А услуги тех, кого с большой  долей вероятности можно назвать  независимыми, как правило, довольно дороги. Поэтому старайтесь в разумных пределах сочетать все возможности  по выбору решения.

     Если  же вы все-таки решились на закупку  какого-нибудь конкретного программного решения, то не экономьте на методике внедрения или на вопросах, связанных  с управлением проектами. И если российские разработчики еще не довели свои методики внедрения до уровня отчуждаемых, то уж западные поставщики это сделали давно.

     А после завершения внедрения не унывайте: постарайтесь оценить его результаты, отметить сильные и слабые стороны, спланируйте дальнейшее развитие собственной  информационной системы – и вперед! Если вы успешно внедрили западное решение и разобрались во всех его тонкостях, значит, Вы стали довольно востребованным специалистом не только в России, но и на мировом рынке труда. 

2.2 Особенности внедрения  ERP-систем 

     Классические ERP-системы, в отличие от так называемого  «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых»  программных продуктов, требующих  достаточно длительной настройки, для  того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного  планирования в рамках длительного  проекта с участием партнёрской  компании – поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

     Как подсчитали в Panorama Consulting, в среднем ERP-проекты занимают около 20 месяцев, а их стоимость составляет 8,5 млн USD. Проектные расходы могут быть разделены на три категории: «технические» расходы, «бизнес-внедрение» и «дополнительные» расходы. Как правило, львиную часть бюджета аккумулирует техническая категория – стоимость лицензий, установки, тестирования, интеграции и поддержки. Большое количество «проблемных» ERP-проектов связано именно с недостаточным вниманием к бизнес-аспектам внедрения – изменениям в организации и управлению ими. Еще одним важным результатом исследования стала статистика соотношения проектных бюджетов и реальной стоимости внедрения. Лишь 35% компаний удалось завершить проект, не превысив бюджет более чем на 5%. Для половины компаний перерасход был более внушительным, а у 7% реальные расходы превышали запланированные в полтора раза.

     Любая ERP-система, как правило, рассчитана на определенный сегмент рынка. Так, SAP чаще используют на крупных промышленных предприятиях, Microsoft Dynamics - в компаниях  среднего размера и разного профиля, 1С – в компаниях небольших, а также в случае ограниченного  бюджета.

     Бюджет  на внедрение и сроки внедрения  зависят от размера компании и  сложности ее бизнес-процессов. В  последнее время имеется тенденция  к снижению стоимости ERP-проектов для  небольших и средних компаний. Например, летом 2009 года Microsoft выпустил "коробочную" версию Microsoft Dynamics NAV, и декларирует, что срок ее внедрения  составляет не более 2 месяцев. Стоимость  такого проекта в разы меньше, чем  классическое внедрение ERP.

     Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера  компании, сложности и выбранной  системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту  сумму включаются лицензии на ПО, а  также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска  системы в эксплуатацию. Не стоит  пытаться узнать точную стоимость ERP-проекта. Оценка стоимости проекта всегда дается индивидуально, с учетом бизнес-процессов  компании, ее приоритетов и потребности  в автоматизации, а также количества пользователей, которые будут работать с ERP. Поэтому чтобы узнать ориентировочную  стоимость проекта, необходимо обратиться к консультантам и быть готовым обсуждать необходимые им детали. Кроме того, надо быть готовым к тому, что полученная оценка не является точной, и скорее всего будет пересматриваться после подготовки технического задания на проект.

     Наиболее  важным аспектом внедрения любой ERP-системы  является то, что компания-покупатель программного продукта ERP становится владельцем всего проекта.

     Для внедрения ERP-систем, руководство компаний часто обращается за помощью к  производителю или независимым  консалтинговым фирмам. Эти фирмы  обычно предоставляют три вида профессиональных услуг: консалтинг, модификацию под  заказчика и поддержку.  

     Консалтинговые  услуги

     Группа  специалистов по консалтингу обычно отвечает за начальное внедрение ERP и сдачу работы с возможностью доработки системы сразу после  начала функционирования. Эта доработка, как правило, включает дополнительное тестирование продукта, проработку начальной  стадии внедрения и дальнейшей последовательности действий, профессиональные советы, касающиеся улучшения потребительских свойств ERP в дальнейшем, оптимизацию системы, помощь в создании отчетов, извлечении сложных данных или внедрении  технологии интеллектуального бизнес-анализа (Business Intelligence).

     Группа  специалистов по консалтингу также  отвечает за планирование и тестирование взаимодействия всех модулей внедряемой системы. Это очень важная стадия проекта, которую часто упускают из вида.

     Консалтинг  для крупного ERP-проекта включает три уровня: системная архитектура, консультации по бизнес-процессам (главным  образом, реорганизация бизнес-процессов) и технические консультации (в  основном в области программирования и настройки инструментария). Специалист по системной архитектуре отвечает за все планирование информационных потоков предприятия, включая разработку будущего плана информационных потоков. Консультант по бизнесу изучает текущие бизнес-процессы предприятия и модифицирует их в соответствии с процессами ERP-системы, таким образом «подстраивая» ERP-систему под потребности компании. Технический консалтинг касается области программирования. Многие производители ERP разрешают модифицировать программное обеспечение согласно потребностям заказчика.

     Для большей части средних компаний внедрение обходится в пределах от прейскурантной цены пользовательских лицензий до вдвое большей суммы (в зависимости от размеров необходимой  доработки системы под требования заказчика). Руководство крупных  компаний, особенно при наличии множества  подразделений внутри страны или  филиалов в других странах, тратит на внедрение сумму, значительно превышающую  стоимость пользовательских лицензий – от трех до пяти раз и более, что не редкость при внедрении  во множестве подразделений.