Отечественная специфика внедрения ERP-систем и современные решения для России

     Услуги  по индивидуальной настройке

     Настройка и доработка в соответствии с  условиями заказчика подразумевает  расширение системы или изменение  ее работы за счет написания новых  пользовательских интерфейсов и  исходного программного кода. Такая  настройка обычно отражает методы работы компании, которые не реализованы  стандартными подпрограммами ERP-системы.

     Примером  такого кода могут служить изначально применявшиеся принципы. Например, несколько лет назад интерфейсы для мобильных устройств были редкостью и обычно их дорабатывали под условия заказчика. Такую  «насущную» доработку приходится выполнять  чаще всего при внедрении ERP-систем в крупных компаниях, поскольку  в них обычно используется множество  вспомогательных систем, с которыми базовое программное обеспечение ERP должно взаимодействовать. Группа профессиональных программистов также участвует  в обновлениях ERP-системы, обеспечивая совместимость индивидуальных изменений с новой версией. В некоторых случаях функциональность, внедренная при предыдущей модификации, может быть впоследствии встроена в стандартные алгоритмы ERP-системы, что позволяет заказчику использовать стандартный продукт и полностью отказаться от индивидуальной настройки.

     Доработка ERP-пакета под заказчика может  быть весьма дорогостоящей и сложной, поскольку большинство ERP-пакетов  не рассчитаны на такую доработку, вследствие чего большей части заказчиков приходится подстраивать свои бизнес-процессы под  методики, воплощенные в приобретаемой ERP-системе. Некоторые ERP-пакеты являются настолько обобщенными в плане  отчетности и запросов, что их индивидуальная доработка требуется в любом  случае. Необходимо отметить, что для  данных пакетов часто имеет смысл  приобрести хорошо совместимые с  интерфейсами ERP-системы встраиваемые модули третьих фирм, чем писать новые программы.

     Индивидуальная  модификация обычно представляет собой  разработку программного обеспечения  на заказ с оплатой рабочего времени. За квалификацию специалиста, выполняющего модификацию под условия заказчика, и за индивидуальный характер этой работы руководителям западных компаний приходится платить порядка двухсот  долларов в час. При этом, во множестве  случаев работы по индивидуальной доработке  не охватываются соглашением по техническому обслуживанию от производителей ERP-систем, так что при гарантии на девяносто  дней от сбоев ПО, производитель  не несет ответственность за то, как программа будет работать после очередного обновления или  промежуточной версии базового продукта.

     Одним из аспектов индивидуальной доработки, которым часто пренебрегают, является сопутствующая документация. Несмотря на то, что это может показаться накладным, необходимо, чтобы кто-нибудь отвечал за создание и проверку документации по индивидуальной модификации. Без  описания того, как использовать доработку под условия заказчика, усилия будут бесполезными, так как обучать новый персонал работать с измененной системой будет проблематично.  

     Обслуживание  и техническая  поддержка

     После внедрения ERP-системы обычно заключается  соглашение о технической поддержке, обеспечивающей помощь персоналу в  поддержке оптимальной работы программного обеспечения ERP. Соглашение об обслуживании обычно предоставляет право на исправления  для текущей версии, а также  на новые основные и промежуточные  версии ПО и в большинстве случаев  позволяет персоналу обращаться с вопросами к специалистам группы поддержки. Стандартной стоимости  для соглашений этого типа нет. Руководителям  компаний они обычно обходятся в  пределах 15% - 20% стоимости пользовательских лицензий. 

2.3 Преимущества и  недостатки ERP-системы 

     У ERP-систем, как и у любых других систем, имеются преимущества и недостатки.

     Преимущества ERP-систем заключаются в следующем:

• применение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом;
• реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом;
• учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий.

     Большинство проблем с ERP-системами, возникают  у организаций из-за недостаточных  вложений в обучение персонала, включая  сотрудников, которые участвуют  во внедрении и испытании изменений  системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе  и правильности их использования.

     Недостатки ERP-систем заключаются в следующем:

• Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.
• Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.
• Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.
• Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.
• Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей. Согласно результатам исследования, проведенного в 2008 году американской компанией Panorama Consulting Group, 93% ERP-проектов длятся дольше запланированного срока, и почти две трети проектов не укладываются в выделенный им бюджет. Более того, лишь 13% компаний полностью довольны результатами ERP-проектов, и только 21% компаний смогли реализовать в ходе внедрения ERP хотя бы половину запланированных задач.
• Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.
• Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.
• ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.
• ERP-системы могут быть сложны в использовании.
• Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.
• Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.
• После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).
• Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.
• Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.
• Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.
• Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.

     По  данным APICS (American Production and Inventory Control Society, Американское общество по управлению производственными запасами), при  грамотном внедрении ERP-системы компания может получить следующую отдачу. 

Таблица 1 – Отдача от внедрения  внедрении ERP-системы

Глава 3. Отечественная специфика внедрения ERP-систем и современные решения для России 

3.1 Отечественная специфика внедрения ERP-систем 

     Ситуация с внедрением данных решений в России имеет свою национальную специфику. Весьма условно можно считать, что эта специфика вытекает из двух основных моментов:

• особенностей реализации отечественных систем, которые условно можно отнести к категории ERP;
• особенностей внедрения собственно западных ERP-решений в России.

     Говоря  о том, что отечественные решения  можно отнести к классу ERP-систем весьма условно, мы не слишком лукавим; в сущности, так оно и есть. Все дело в том, что какого-либо документа, описывающего требования к  современным ERP-системам, практически  не существует. Как правило, ERP-решения  включают возможности по автоматизации  таких процессов, как управление финансами, управление производством  и материально-техническое обеспечение (прогнозирование и управление спросом, объемно-календарное планирование, укрупненное планирование мощностей, планирование потребностей в материалах и планирование потребностей в мощностях, цеховое управление, диспетчеризация производства), управление затратами, управление закупками, продажами и запасами, управление персоналом, управление производственными проектами и программами, а также проектирование продукции и технологических процессов. Естественно, что подобными функциональными возможностями отечественные программные продукты если и обладают, то в очень усеченной форме. Например, известны отзывы сотрудников одного автомобилестроительного предприятия о довольно известной российской системе, которая "годится только для сборки зажигалок". Кроме того, отечественные продукты, как правило, являются в первую очередь учетными системами, регистрирующими осуществленные операции, и в них слабо представлены возможности планирования.

     Но  нельзя говорить об этих особенностях отечественных систем, как об их из ряда вон выходящем недостатке. Просто до настоящего времени на нашем  рынке существовал спрос в  первую очередь как раз на учетные  системы. При наличии рынка большой  емкости, слабой конкуренции, отсутствии устойчивых экономических связей между  предприятиями и массе других действующих факторов говорить о  влиянии информационных технологий на эффективность деятельности можно  было только с большими оговорками. Что нам даст, например, сокращение складских запасов на 30%, если наша основная задача – договориться хоть с кем-нибудь о поставках необходимого сырья, да еще на условиях, что платить мы будем только через год, и не деньгами, а собственной продукцией?

     В этих условиях наиболее востребованными  оказались бухгалтерские, кадровые и складские системы. Оно и  понятно: в области кадрового  учета существенное давление оказывает  государство, складские системы  позволяли понять текущее состояние  с материальными запасами и некоторым  образом ослабить возможные злоупотребления  персонала, а с бухгалтерскими системами  и так все ясно. Тут и родная налоговая, и желание руководства  знать хоть что-нибудь о текущем  финансовом состоянии своего предприятия, да и потенциальных инвесторов часто  также интересуют финансовые показатели. Естественно, что, получив качественный продукт в одной из областей, отечественные  разработчики стремились расширить  функциональные возможности своих  систем, чтобы удовлетворить наиболее актуальные потребности потребителей. И сейчас мы имеем дело с возрастанием платежеспособного спроса и на другие модули ERP-систем, которые уже встречаются  в родных программных продуктах.