Предметы оргтехники и области ее применения

3.3. Системы передачи  документированной  информации

    Телеграфная связь. Она предназначена для передачи на расстояние по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, для автоматизированного приема-передачи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф – один из старейших видов связи. Он был изобретен в 1832 г. Позднее, в XIX в., появились буквопечатающие телеграфные аппараты – телетайпы. В настоящее время в фирмах и на предприятиях применяют телетайпную связь. По типу печатающего устройства телетайпы делятся на ленточные и рулонные. В качестве канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как телеграфный, так и телефонный канал. В последнем случае должна быть предусмотрена аппаратура согласования (модем).

    Передачу  документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Телетайпы могут соединиться между собой как непосредственно, так и через коммутатор. Непосредственное соединение телетайпных аппаратов целесообразно при передаче информации на небольшие расстояния между жестко фиксированными абонентами (внутрифирменная связь). При передаче информации на значительные расстояния телеграфную связь можно организовать включением аппаратуры в единую государственную систему абонентского телеграфирования. Телеграфной связью пользуются комерчиские учреждения, банки, биржи, страховые компании, информационные агенства, частные и государственные фирмы.

    Существенным  недостатком телеграфной связи  является низкая достоверность передачи информации. Поэтому при передаче информации по телеграфным каналам связи следует принимать меры по повышению достоверности. Такими мерами могут быть:

• использование информационной обратной связи;
• использование решающей обратной связи;
• передача контрольных сумм и чисел;
• применение корректирующих кодов с автоматическим обнаружением и исправлением ошибок.

    Дейтефонная связь использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура. Примерный состав и назначение аппаратуры абонента дейтефонной связи следующие:

1. телефонный аппарат – для первоначального вызова абонента;
2. фотосчитывающее устройство – для автоматического считывания информации с перфоленты при передаче;
3. перфоратор ленты – для регистрации принятой информации на перфоленту;
4. модем – для согласования приемопередающей аппаратуры с телефонным каналом связи;
5. устройство защиты от ошибок – обеспечение достоверности передачи информации;
6. принтер, телетайп.

    Преимущества  систем дейтефонной связи перед телетйпными:

• более высокая скорость передачи данных;
• более высокая достоверность передачи информации;
• возможность использования имеющейся широко разветвленной сети телефонных каналов связи;
• возможность в ряде случаев благодаря частотному разделению каналов по одной паре проводов одновременно передавать информацию от нескольких абонентов, в том числе от абонентов дейтефонной, факсимильной и телефонной связи.

    Факсимильная  связь сейчас очень сильно распространена. Ее назначение – передача на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.

    Для организации факсимильной связи  используют чаще всего телефонные каналы, реже – телеграфные каналы и радиоканалы связи. Важное достоинство факсимильной связи – полная автоматизация передачи, включая считывание информации с документов. Скорость передачи информации довольно высокая, достоверность передачи благодаря большой избыточности передаваемой  информации хорошая.

    Факсимильные  аппараты, выпускаемые в настоящий время, отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По способу воспроизведения факсимильные аппараты классифицируются следующим образом:

1. фотографические – лучше других передают полутона и имеют высокую разрешающую способность (до 10 точек/мм), но используют дорогую фотографическую бумагу;
2. электрохимические – не передают полутонов;
3. электромеханические – использование обычной бумаги, простота конструкции;
4. термографические – недорогие, имеют достаточно хорошие характеристики: 7-10 точек/мм, 20-40уровней серого;
5. электрографические;
6. струйные;
7. лазерные.

    Согласно  классификации МККТТ факсимильные аппараты делятся на четыре группы (табл. 3.1.).

    Таблица 3.1. Группы факсимильных аппаратов

    Факсимильные  аппараты имеют следующие сервисные  возможности:

• режим копирования документов;
• наличие телефонной трубки и возможности переключения в режим голосовой связи, а иногда и наличие дополнительного телефонного канала, позволяющего одновременно с передачей факса вести разговор;
• подключение к компьютеру;
• оперативная память до нескольких мегабайт и внешнюю память – десятки мегабайт;
• наличие автоответчика;
• память номеров для соединения с приоритетными абонентами;
• память листов документа, которые могут быть записаны в память при отсутствии или неожиданном окончании бумаги;
• наличие электронного телефонного справочника номеров и адресов абонентов;
• наличие жидкокристаллического дисплея;
• наличие спикерфона;
• передача сообщения  с задержкой («отсроченная передача») и передача по внешнему запросу;
• полинг;
• автоматическая рассылка факсов в ночное время;
• сортировка факсов по конфидициальным почтовым ящикам;
• автоподача документов и бумаги;
• автоотрезка рулонной бумаги и др.

    Факсимильные  сервис-системы. Подключение факсимильного аппарата к имеющимся системам факс-сервиса позволяет существенно расширить объем сервисных услуг.

    За  рубежом факсимильные системы более  развиты, чем у нас. В большинстве  гостиниц, аэропортов, фойе многих учреждений и других общественных местах устанавливаются  необслуживаемые кабины с факсимильными  аппаратами. Они работают по тому же принципу, что и таксофоны. Часто факсимильные кабины имеют две телефонные линии, позволяющие одновременно передавать факс и вести разговор. Широко используются радиофаксы. Существуют и интеллектуальные сотовые радиотелефоны-факсы, имеющие свои компьютеры - электронные секретари (PDA). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 4. Компьютерные системы  в оргтехнике

4.1. Система управления  электронными документами

    Система управления электронными документами  – это набор устройств и  программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

    Создание  электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

    Все процедуры создания документа можно  эффективно выполнять на ПК, оснащенной сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

    Хранение  электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

    Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

4.2. Компьютерные системы  административно-управленческой  связи

    Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг. Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам по сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.

    Для подключения ко всем этим сетям необходим  модем. Для компьютера следует использовать высокоскоростные модемы, ибо они, кроме  всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи.

    Компьютер с факс-модемом работает намного  надежнее (не «зажевывает» бумагу) и  устойчивее телефакса, обеспечивает много  дополнительных сервисных услуг:

• существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств;
• интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера;
• наличие большеобъемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию;
• разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу;
• контроль прохождения корреспонденции;
• подробная статистика работы с факсом и т.п. 

Заключение

    В данной работе я рассмотрела предметы оргтехники и их применение. В вышесказанном  видно, что офисная организационная техника очень разнообразна по своему составу: это и средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов, и средства копирования и размножения документов, средства административно-управленческой связи, а также компьютерные системы. Использование оргтехники повышает производительность труда и эффективность работы персонала, приводит к верным решениям вопросов, так как можно быстро получить необходимую информацию и без задержек.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы

1. Вычислительные машины, системы и сети: учебник / под ред. А.П. Пятибратова – М., Финансы и статистика, 1991г
2. Информатика: учебник – 3е переработанное издание / под ред. Профессора Н. В. Макаровой – М., Финансы и статистика, 2000 г
3. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения: перевод с англ. – М., Экономика, 1995 г