Проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003

Российская международная  академия туризма

Владимирский филиал

Кафедра экономики и менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

Курсовой проект

На тему

«Проектирование базы данных

автоматизированного рабочего места  менеджера 

с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка гр. ЗМ-106

Копцева Ксения

Проверил:

К.т.н. Гусев М.А.

 

 

 

 

 

 

Владимир, 2011г.

 

Содержание 

 

Аннотация……………………………………………………………………..3

Введение……………………………………………………………………….4

1. Теоретические основы использования СУБД Access 2003……………...6

1.1 Понятие баз данных и возможности MS Access 2003…………...6

1.2 Технология проектирования базы данных в среде MS Access

2003……………………………………………………………………...8

1.3 Постановка задачи и выбор программно-аппаратного

обеспечения……………………………………………………………18

2. Создание базы данных Свидетельства ОГРН…………………………...19

Этап 1. Создание новой  БД…………………………………………...19

Этап 2. Создание таблиц……………………………………………...19

Этап 3. Создание связей между таблицами………………………….20

Этап 4. Создание форм для редактирования каждой таблицы……..20

Этап 5. Создание запросов…………………………………………….21

Этап 6. Создание формы  с использованием запроса………………...22

Этап 7. Создание отчетов……………………………………………...23

Заключение……………………………………………………………………24

Список использованной литературы………………………………………...25

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Аннотация

Данная работа посвящена  проектированию базы данных с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003 для автоматизации задач, решаемых менеджером организации. В ней использовались такие инструменты, как Таблицы, Запросы, Формы; в конечном итоге был сформирован отчет-документ.

 

Annotation

This work is dedicated to projection of a database with the use of DBMS Microsoft Office Access 2003 for automation of the problems solved by the manager of the organization. Such tools, as Tables, Inquiries, and Forms were used in it; finally the report-document has been generated.

 

Введение

Долгое время в работе менеджера основой для учета, контроля, планирования и т.д. служили всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и др. Они постепенно накапливались и обновлялись. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представлял собой довольно трудоемкий процесс.   

        С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.   

       В настоящее время, эпоху информации, то, как эффективно менеджеры работают с этой самой информацией, во многом определяет качество их работы.

В пакете программ MS Office есть программа – MS Office Access, которая позволяет создавать базу данных в виде взаимосвязанных таблиц, извлекать информацию из этих таблиц в виде запросов и отчетов. Кроме того, программа позволяет создавать пользовательский интерфейс для ввода и изменения информации в таблицах в виде форм.

Объектом данной работы является СУБД Access 2003.

Предметом является проект базы данных, создаваемый на платформе  СУБД Access 2003.

Цель работы – проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003.

Задачи:

1) Изучение технологии  проектирования БД с использованием  выбранного программно-аппаратного  обеспечения;

2) Создание таблиц;

3) Создание схемы данных;

4) Заполнение таблиц данными

5) Формирование форм

6) Формирование запросов

7) Формирование отчетов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы использования СУБД Access 2003

1.1 Понятие баз данных и возможности MS Access 2003

Под базой данных (БД) понимают организованную структуру, предназначенную для хранения информации.

В операционных системах специальных средств для создания и обработки баз данных, как правило, не предусматривается. Поэтому необходим комплекс программ, которые бы обеспечивали автоматизацию всех операций, связанных с решением этих задач. Такой комплекс программ, получивший название системы управления базами данных (СУБД), представляет собой прикладное программное обеспечение, расширяющее возможности операционной системы по обработке баз данных. ()

Система управления базами данных — это наиболее распространенное и эффективное универсальное программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на машинном носителе, а также обеспечивающее доступ к данным.

Широкий спектр применений программных средств накопления и хранения информации диктует необходимость разработки СУБД, отличающихся друг от друга функциональными возможностями и предназначенных для широкого круга пользователей: от новичка до системного программиста.

Современные базы данных можно разделить на три категории:

1. Программные продукты  корпоративного направления —  Oracle

и MS SQL Server;

2.СУБД для Web, реализующих создание web-сайтов с небольшими

базами данных, — MySQL и Borland Interbase.

3. СУБД, предназначенные для работы с информационными

массивами в небольших компаниях, — MS Access [2, с.79].

Программа Access, нужна для того, чтобы  создавать базы данных, создавать  запросы к базе данных и управлять  базами данных.

Можно представить базу данных в виде таблицы (или связанных таблиц), в которою внесены сведения о различных характеристиках подобных объектов и сама по себе таблица может только содержать информацию, а вот программа Access, может в таблицу добавлять информацию и искать в таблице нужные сведения, выводя результат на экран.

Средствами Access можно выполнить следующие операции:

1.    Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных.

2.    Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3.    Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

4.    Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

• оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);
• соединение данных из различных таблиц;
• проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;
• отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
• составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно  мощными, удобными и гибкими  средствами визуального проектирования  объектов, и это дает возможность  пользователю при минимуме предварительной  подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов [3, с.54].

В Microsoft Access 2003 имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.

Microsoft Access 2003 предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.

В Microsoft Access 2003 значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2003 сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы [1, с.12]

1.2 Технология проектирования базы данных в среде MS Access 2003

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который  реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

 

  После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

В главном окне появится окно БД с  назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для  новых баз данных по умолчанию  используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.

Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

- строка заголовка;

- строка меню;

- панель инструментов;

- окно базы данных;

- строка состояния.

1) В строке заголовка  находится системное меню в  виде пиктограммы, расположенной  слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

 

2) Строка меню содержит  группы команд объединенные по  функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка.  Команды, содержащие в меню  аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию  активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены  наиболее часто используемые  команды. Перед созданием БД  необходимо ознакомиться с главным  меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных  имеет:

  - строку заголовка;

- панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

- панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули;

- область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.).

5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

Открыть – открытие  выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор - открытие  выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать – создание объекта  базы данных;

Удалить – Удаление выделенного  объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель "Объекты":

1) Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).