Проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003

Далее по необходимости  следует преобразовать каждое поле во вкладке Общие.

Поле «номер свидетельства» делаем ключевым. Сохраняем таблицу  с именем «Свидетельства ОГРН».

Далее создаем следующую  таблицу с помощью конструктора.

Имя поля и Тип данных:

1. табельный номер (Числовой);
2. ФИО (Текстовый);
3. Должность (Текстовый).

Далее по необходимости  следует преобразовать каждое поле во вкладке Общие. Поле «табельный номер» делаем ключевым. Сохраняем таблицу  с именем «Справочник должностных  лиц».

Далее создаем следующую  таблицу с помощью конструктора.

Имя поля и Тип данных:

4. номер органа (Числовой);
5. наименование регистрирующего органа (Текстовый);
6. адрес органа (Текстовый).

Далее по необходимости  следует преобразовать каждое поле во вкладке Общие. Поле «номер органа»  делаем ключевым. Сохраняем таблицу  с именем «Справочник регистрирующих органов».

 

Этап 3. Создание связей между таблицами.

На панели задач находим  вкладку Сервис, выбираем «Схема данных».

В области открывшегося окна нажимаем правую кнопку мыши и  выбираем «Добавить таблицу». Добавляем все созданные ранее таблицы. Нажимаем в открывшемся окне таблицы «Справочник должностных лиц» на «табельный номер» левой кнопкой мыши и не отпуская ее тянем к «табельному номеру» в таблице «Свидетельства ОГРН». В открывшемся окне «Изменения связей» ставим галочку напротив «Обеспечения целостности данных» и галочки напротив «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей». Тип отношений: «один-ко-многим». Нажимаем «Создать». Появилась связь. То же самое делаем со «Справочником регистрирующих органов» и «Свидетельства ОГРН», где связующим полем будет номер органа. Создаем связь.

В итоге, между тремя  таблицами образовались две связи.

 

Этап 4. Создание форм для редактирования каждой таблицы.

Открываем вкладку «Формы»  и выбираем «Создание формы с  помощью мастера». В открывшемся окне выбираем таблицу «Свидетельства ОГРН», добавляем все поля в «Выбранные поля». Нажимаем «Далее». Выбираем внешний вид формы -  в один столбец, нажимаем «Далее». Выбираем требуемый стиль – Официальный, нажимаем «Далее». Задаем имя формы – «Форма для редактирования Свидетельств ОГРН».

Нажимаем «Готово».

По такому же принципу создаем формы для двух других таблиц, также выбирая все поля в «Выбранные поля». Даем названия формам: «Форма для редактирования справочника  должностных лиц» и «Форма редактирования для справочника регистрирующих органов».

Заполняем все формы  соответствующей информацией.

Форму с использованием запросов следует сделать после  создания запросов.

 

Этап 5. Создание запросов.

Делаем «Запрос на выборку Свидетельств ОГРН». Для этого нажимаем «Создание запроса с помощью мастера». Выбираем таблицу «Свидетельства ОГРН». Щелкаем на перенос всех полей таблицы, нажимаем «Далее». Задаем имя запросу. Нажимаем «Готово». Запрос создан.

Если мы нажмем на него два раза, то появится таблица, отражающая все данные всех свидетельств ОГРН, имеющихся в базе.

Теперь создаем «Запрос с параметром по свидетельствам ОГРН». Для это проводим всю предыдущую операцию, задаем имя запросу, нажимаем «Готово». Открываем этот запрос. Переводим в верхнем правом углу на панели инструментов Вид из режима таблицы в режим конструктора. Находим поле «ОГРН» таблицы «Свидетельства ОГРН». В строке «условие отбора» печатаем =[ОГРН для печати]. Нажимаем сохранить. Закрываем документ.

Если мы нажнем на него два раза, то появляется окно, требующее ввести значение параметра. Вводим номер ОГРН одного из юридических лиц, представленных в этой БД. Появляется таблица, отражающая только те поля и значения, которые следуют из введенного параметра.

Далее по такому же принципу создаем «Запрос с параметром по справочнику должностных лиц» и «Запрос с параметром по справочнику регистрирующих органов». В первом случае параметром будет «табельный номер», во втором – «номер органа».

Далее создаем «Многотабличный  запрос с параметром». Открываем «Создание запросов с помощью мастера». Выбираем все таблицы и все поля. Задаем имя запросу, нажимаем «Готово».

Теперь нажимаем на этот запрос. Появляется таблица, содержащая все поля и их значения, которые  есть в нашей БД. Переходим в  режим конструктора. В верхней части открывшегося окна отражаются все таблицы и их связи, а не одна таблица, как при создании однотабличного запроса.

Выбираем Поле «ОГРН» таблицы «Свидетельства ОГРН». В  «условии отбора» печатаем =[ОГРН для печати], который будет параметром. Сохраняем.

Если мы нажмем на этот запрос, то появится окно, требующее  ввести значение параметра. Вводим его. Теперь открывается таблица, содержащая значения всех таблиц по выбранному параметру. Запрос готов.

 

Этап 6. Создание формы с использованием запроса.

Для этого открываем  «Формы». Нажимаем «Создание формы  с помощью мастера». В открывшемся  окне выбираем «Запрос с параметром по справочнику должностных лиц». Добавляем все поля. Выбираем внешний вид формы (в один столбец), выбираем стиль (официальный), задаем имя формы «Форма редактирования по запросу по справочнику должностных лиц». Нажимаем «Готово».

Если мы нажмем два  раза на эту форму, то откроется окно, требующее ввести параметр, аналогичный  параметру в «Запросе с параметром по справочнику должностных лиц» - табельный номер. Вводим любой из табельных номеров. Появляется форма для редактирования тех значений таблицы «Справочник должностных лиц», которые связана с этим табельным номером.

 

Этап 7. Создание отчетов.

Теперь создаем отчет  «Список должностных лиц». Для этого выбираем «Создание отчета с помощью мастера». В открывшемся окне выбираем таблицы «Справочник должностных лиц» (все поля) и «Справочник регистрирующих органов» (поле «наименование регистрирующего органа»).  Выбираем вид представления данных. В нашем случае первыми будут поля из «Справочника должностных лиц», ниже – поле из «Справочника регистрирующих органов». Теперь щелкаем «Далее», пока не появится окно с выбором вида макета для отчета, выбираем «по левому краю 2», ориентация – альбомная. Нажимаем «Далее». Выбираем стиль (Строгий). Задаем имя отчету. Нажимаем «Готово». Появился отчет. При необходимости редактирования нужно перевести отчет в режим конструктора. Сохраняем. Первый отчет готов.

Долее создаем отчет  «Свидетельство ОГРН». Для этого нажимаем «Создание отчета с помощью мастера». Выбираем таблицу «Свидетельства ОГРН» и добавляем все поля, кроме «номера органа» и «табельный номер». Далее выбираем таблицу «Справочник должностных лиц», поля «ФИО» и «Должность». Теперь выбираем таблицу «Справочник регистрирующих органов», поле «наименование регистрирующего органа». Нажимаем «Далее», пока не откроется окно с выбором макета, выбираем «табличный», ориентация «книжная». Нажимаем «Далее» и выбираем стиль (в данном случае отчет требует индивидуального редактирования каждого поля и значения, поэтому стиль не важен). Нажимаем «Далее». Задаем имя отчету «Свидетельство ОГРН». Нажимаем «Готово». Отчет создан. Теперь открываем его для редактирования в режиме конструктора.     Для выбора отчета с нужными значениями необходим параметр. Для этого в режиме конструктора выбираем меню «Свойства». На вкладке «Данные» находим «Источник строк». Выбираем «Многотабличный запрос с параметром».

Отчет готов. Распечатываем  его.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе работы была спроектирована база данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003 с помощью решения следующих задач:

1) Изучения технологии  проектирования БД с использованием  выбранного программно-аппаратного обеспечения;

2) Создания таблиц;

3) Создания схемы данных;

4) Заполнения таблиц данными

5) Формирования форм

6) Формирования запросов

7) Формирования отчетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Гончаров, А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами / А.Ю. Гончаров. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004.
2. Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования/Е. В.Михеева. — 7-е изд. — М.: Издательский центр «Академия», 2008.
3. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс: Учебник/под ред. С.В.Симоновича. – СПб. Питер, 2005.
4. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4.html; «Системы управления базами данных и экспертные системы. Дата обращения: 23.12.2011.