Проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2003

2) Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

3) Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

 4) Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

1. Создание базы данных (таблиц и связей между ними):

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку  Таблицы и выводит на экран  список режимов создания таблиц:

- Создание таблицы в режиме конструктора;

- Создание таблицы с помощью мастера;

- Создание таблицы путем ввода данных.

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться  режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

Таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.

Величина и тип полей  определяется пользователем. Необходимо выбирать  размеры полей не слишком  большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому  необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

Чтобы задать первичный  ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме  «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

2. Проектирование форм и работа с ними

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно  в таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму  бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы  выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять  задания, которые нельзя выполнить  в режиме таблицы. Формы позволяют  вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет  возможности для:

- ввода и просмотра информации базы данных

- изменения данных

-печати

- создания сообщений

Способы создания форм:

1) Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

2) Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

Алгоритм создания форм следующий:

- Открыть окно БД

- В окне БД выбрать вкладку Формы

- Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

- В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

- Щелкнуть на кнопке ОК.

3. Создание запроса на выборку с помощью Мастера.

 При создании запроса необходимо определить:

- Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации;

- Предмет поиска в базе данных;

- Перечень полей в результате выполнения запроса.

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

В окне мастера выбрать необходимую  таблицу (таблицу - источник) из опции  Таблицы и запросы и выбрать  поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

 

 Затем в окне Мастера надо  выбрать подробный или итоговый  отчет и щелкнуть на кнопке  Далее. После этого необходимо  задать имя запроса и выбрать  один из вариантов дальнейшего  действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получится новый запрос.

Параметрические запросы.

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса  и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается  критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

В Бланк запроса в  строке Условия отбора ввести условие  отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения  ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен.

Выполнить запрос, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

4. Создание отчета как объекта базы данных.

Отчет – это форматированное  представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

 

 При печати таблиц  и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора:

Microsoft Access отображает  в отчете данные из запроса  или таблицы, добавляя к ним  текстовые элементы, которые упрощают  его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для  вывода данных, таких как текст  заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые  следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки  столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная  между верхним и нижним колонтитулами  страницы. Содержит основной текст  отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или  запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части  каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст  заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

В Microsoft Access можно создавать  отчеты различными способами:

- Конструктор

- Мастер отчетов

Мастер позволяет создавать  отчеты с группировкой записей и  представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные  поля в отчет и предлагает шесть  стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет  можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие  действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или  Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать  в качестве источника данных таблицу  или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает  автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает  его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как  будет выглядеть отчет в распечатанном  виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета:

 Для изменения масштаба  отображения пользуются указателем  — лупой. Чтобы увидеть всю  страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном  режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета:

 Для печати отчета  необходимо выполнить следующее: 

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть  его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр [4].

 

 

 

 

 

1.3 Постановка задачи и выбор программно-аппаратного обеспечения

Проектируемая база данных необходима для автоматизации работы менеджера по созданию, обработке  и хранению информации, связанной  с выдачей Свидетельств основных государственных регистрационных номеров (ОГРН). Для этого необходимо в проектируемой базе данных содержать всю информацию, которая может понадобиться для подготовки отчета-документа – Свидетельства ОГРН для различных юридических лиц.

В первую очередь, для  создания необходимой базы данных нужно подготовить соответствующее рабочее место. Для этого необходимы – компьютер – стационарный, либо ноутбук, принтер, а также соответствующее программное обеспечение.

Для данной работы использовались ноутбук ASUS U31J, с оперативной памятью 3 GB, HDD 320 GB, стоимостью 28 900 руб., струйный принтер Canon iP4300, стоимостью 4 500 руб., операционная система Win7 Basic (цена включена в стоимость ноутбука), а также СУБД Microsoft Office Access 2003, стоимостью 4 995 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Создание базы данных Свидетельства ОГРН.

 

Этап 1. Создание новой БД.

В первую очередь необходимо открыть MS Office Access 2003. Далее нужно создать новую базу данных с именем Свидетельства ОГРН.

 

Этап 2. Создание таблиц.

Во вкладке Таблицы  выбираем Создание таблиц с помощью конструктора. Вводим в Имя поля и Тип данных следующие данные:

1. номер свидетельства (Текстовый);
2. серия (Числовой);
3. табельный номер (Числовой);
4. номер органа (Числовой);
5. наименование юридического лица (Текстовый);
6. сокращенное наименование юридического лица (Текстовый);
7. фирменное наименование юридического лица (Текстовый);
8. Дата (Дата/время);
9. ОГРН (Текстовый);
10. Номер регистрации (Числовой);
11. Дата внесения записи (Дата/время).