Работа с таблицами в текстовых редакторах

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Работая с большими массивами данных в текстовых  редакторах, пользователи нередко обращаются к таблицам. Они являются эффективным инструментом для создания и редактирования небольших и несложных списков.

Текстовые редакторы предлагают пользователю обширные возможности по созданию и форматированию таблиц. Они позволяют вводить в них данные и форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей¹. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.

Цель данной курсовой работы – исследование возможностей работы с таблицами в текстовом редакторе Microsoft Word.

Основными задачами являются:

1. рассмотреть основные определения и назначения при работе с таблицами;
2. определить сферу применения таблиц в текстовых редакторах;
3. проанализировать работу с таблицами в текстовых редакторах Microsoft Word 2003 и 2007 года и Open Office.

Предметом данной работы являются исследование возможностей работы с таблицами в текстовых редакторах, а также применение на практике данных возможностей.

Объектом  данного  исследования являются таблицы в текстовых редакторах.

 

1 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ

                                                                                                     

 

1. Основные определения, назначения

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца, и графы².

Таблица (польск. Tablica, лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками³.

Таблица образованна  горизонтально расположенными строками и вертикально расположенными столбцами. Прямоугольная область на пересечении строки и столбца называется ячейкой.

Существуют  определенные условия, при которых  организация материала в таблицу не имеет смысла⁴:

1. в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют, лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;
2. таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.

Таблицу рекомендуется  заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку, представлена на примере табл. 1

Таблица 1 - Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц

Приставка	Обозначение		Множитель
	русское	международное
Кило	к	k	103
Гекто	г	h	102
Деци	д	d	10-1
Санти	с	с	10-2
Милли	м	m	10-3

Здесь нумерационный заголовок — «Таблица 1», тематический заголовок — «Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц», шапка размещается вверху между двумя горизонтальными линиями, боковик образован первой графой таблицы, все остальное — прографка⁵.

1.2 Классификация возможностей

Для создания таблиц  Word предоставляет две возможности:

1. создать пустую таблицу и затем заполнить её графы;
2. преобразовать в таблицу существующий текст.

Создать пустую таблицу можно при помощи команды  меню Таблица / Добавить таблицу или, используя кнопку ,  на панели инструментов Стандартная после чего мышью устанавливают размер таблицы. Можно задать ширину столбцов посредством выбора опции  Авто. При этом Word будет сам вычислять ширину столбцов в зависимости от их количества и размера страницы документа⁶.

Преобразование текста в таблицу осуществляется  следующим  образом:

1. выделить строки в тексте, которые нужно преобразовать в таблицу;
2. включить  изображение  сетки  таблицы  с  помощью  команды меню Таблица / Линии сетки;
3. выбрать команду Таблица / Преобразовать текст.

Для преобразования таблицы в текст необходимо мышью щелкнуть по таблице и выполнить   команду Таблица / Выделить таблицу,   затем Таблица  / Преобразовать в текст, далее выделить символ, который будет использован в качестве разделителя текста в ячейках и щелкнуть ОК⁷.

После того, как  таблица создана, нужно заполнить  ее текстом. В готовую таблицу всегда можно внести изменения: вставить или удалить строку, столбец или ячейку, изменить ширину столбца, высоту строки, расстояние между столбцами.

В редакторе Word предусмотрены два альтернативных способа редактирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. В некоторых ситуациях использование мыши ускоряет работу, да и сам процесс внесения изменений с помощью мыши нагляднее⁸.

Если необходимо дополнить таблицу новыми данными  или удалить лишнюю информацию, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и (или) строки, целесообразно применять команды меню, предназначенные для создания и редактирования таблиц, которые содержатся в пункте меню Таблица. 

Каждая таблица состоит  из определенного числа ячеек. Если  включено изображение разделительных линий таблицы с помощью команды   Таблица / Отображать сетку, то хорошо видно все ячейки таблицы. Для перемещения текстового курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab.

Выделить текст  в таблице можно с помощью  мыши или с помощью клавиш. Для того, чтобы выделить отдельные символы в таблице, можно использовать комбинации клавиш Shift в сочетании с  клавишами управления курсором. Выделение начинается по текущей колонке и может быть продолжено по всей таблице⁹.

Для выделения  отдельной ячейки таблицы с помощью мыши можно три раза щелкнуть мышью в этой ячейке или использовать полосу выделения, которая есть у каждой ячейки таблицы между линией сетки и текстом ячейки.

Для того чтобы  выделить отдельную колонку таблицы  с помощью мыши, необходимо переместить указатель мыши наверх таблицы,   где он   примет форму черной стрелки, направленной вниз, а затем щелкнуть мышью. Выделение строки таблицы происходит аналогично выделению строки текста: с помощью полосы выделения  слева от границы документа¹⁰.

Также для выделения  отдельных строк и колонок  таблицы можно воспользоваться командами меню Таблица / Выделить строку и Таблица / Выделить столбец.

Таблица 2 - Комбинации клавиш для работы с таблицами

Комбинации  клавиш	Назначение
Tab	Перемещение на ячейку вправо.
Shift + Tab	Перемещение на ячейку влево.
Ctrl + Tab	Вставка символа  табуляции.
Home	Переход в начало текущей таблицы.
Alt + Home	Переход в первую ячейку текущей строки.
End	Переход в конец  текущей таблицы.
Alt +End	Переход в последнюю ячейку строки.
Alt+PgUp	Переход в верхнюю  ячейку текущей колонки.
Alt+PgDn	Переход в нижнюю ячейку текущей колонки.
Enter	Ввод нового абзаца в ячейке.

Для того, чтобы добавить новую строку к ранее созданной таблице, необходимо выделить строку, над которой нужно вставить новую, перетащить указатель мыши вниз, чтобы выделить столько строк, сколько нужно вставить, щелкнуть кнопку  на панели инструментов Стандартная¹¹.

Для вставки  столбцов достаточно выделить столбец, слева от которого нужно вставить новые столбцы, перетащить указатель мыши вправо, чтобы выделить столько столбцов, сколько необходимо вставить и щелкнуть кнопку Добавить столбцы   на панели инструментов Стандартная.

При удалении ячеек  необходимо указать, куда будут сдвигаться оставшиеся ячейки. Для этого необходимо установить текстовой курсор в ту ячейку, которую нужно удалить, выбрать команду Таблица / Удалить ячейки. В появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую опцию, (например, со сдвигом влево) и нажать кнопку ОК¹².

Для удаления строк и столбцов выделить строки или столбцы, которые нужно удалить, щелкнуть по ним правой кнопкой мыши, выбрать команду Удалить строки или Удалить столбцы.

Редактирование  таблицы заключается не только в  добавлении и удалении строк и столбцов, но и в изменении их размеров в соответствии с вводимым в таблицу текстом. Например, чтобы расположить в первой строке таблицы заголовок, который не умещается в одной ячейке, нужно объединить ее с соседней ячейкой. Иногда, наоборот, ячейку необходимо разбить на две ячейки. Также можно изменять ширину столбца и высоту строки.

Для разбиения  одной ячейки на несколько достаточно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать команду Разбить ячейки или команду меню Таблица / Разбить ячейки. Далее указать, на сколько строк и столбцов нужно разбить выделенную ячейку, и щелкнуть ОК.

Для объединения  двух или нескольких ячеек в одну необходимо выделить эти ячейки, затем выполнить команду Таблица / Объединить ячейки или воспользоваться аналогичной командой из контекстное меню¹³.

Для регулировки ширины столбцов нужно выделить столбцы, ширину которых нужно изменить, затем выбрать  меню Таблица / Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладку Столбец.  Для указания точной ширины ввести нужное значение в поле Ширина столбца,  щелкнуть ОК.

С помощью этой команды  можно  устанавливать ширину, как отдельного столбца, так и всех столбцов таблицы. Выбор нужных столбцов осуществляется с помощью кнопок Следующая строка и Предыдущая строка. Значение в поле   Интервал / Между столбцами, относится всегда ко всей таблице и задает расстояние между столбцами таблицы¹⁴.

Для регулировки  высоты строк необходимо выделить строки, высоту которых нужно изменить; выбрать в меню Таблица / Высота и ширина ячеек, щелкнуть вкладку Строка из списка Высота строк для указания точного значения¹⁵.

Если   таблица занимает несколько страниц документа, можно установить автоматическое повторение первой строки таблицы, в которой обычно содержатся заголовки столбцов, в начале каждой новой страницы. Для этого необходимо выбрать команду меню   Таблица / Заголовки.

При дальнейшей работе с таблицами учитывают  следующее:

1. таблицы набирают шрифтом, кегль которого на два пункта ниже кегля шрифта основного текста;
2. кегль шрифта головки таблицы должен быть на два пункта ниже кегля шрифта основного текста;
3. минимальный формат для набора сплошных текстов выбирают в соответствии с кеглем шрифта;
4. если тексты в колонках представляют собой отдельные слова или короткие фразы (не более трех-четырех слов), формат для них выбирают, ориентируясь на самое длинное слово;
5. толщина линеек в таблицах должна быть равной 2 п.;
6. тексты в головках таблиц при большой насыщенности могут располагаться вертикально;
7. в одном издании однородные элементы таблиц оформляются единообразно по шрифту и размещению;
8. тематические заголовки разбивают на логически законченные строки, умещающиеся в формат полосы набора¹⁶.

Форматирование - это способность текстового процессора изменять оформление документа на странице: изменять границы рабочего поля, устанавливать межстрочный интервал, выравнивать текст, использовать разные шрифты и т.д. Форматирование таблицы, например,  осуществляется посредством команд меню Формат, с помощью пиктограмм,  на панели инструментов Форматирование и т. д. Действуя таким образом можно выполнять форматирование таблицы «вручную». Для форматирования таблицы необходимо  выделить одну из колонок таблицы, щелкнув мышью на верхней линии сетки над  колонкой, затем выбрать нужную кнопку на панели инструментов.

Например, чтобы  расположить текст по центру ячеек, необходимо  нажать комбинацию клавиш Ctrl+E или на кнопку  на панели инструментов Форматирование¹⁷.

Используя команду Таблица / Автоформат таблицы, можно быстрее и эффективнее отформатировать таблицу. Способы форматирования текста в таблицах точно такие же, как и при форматировании обычного текста. Так как ячейки таблицы могут содержать текст из нескольких абзацев, можно для каждого абзаца применить разные способы форматирования.

Тонкие настройки  таблицы (параметры строк, столбцов, ячеек) можно произвести в окне Свойства таблицы, которое открывается кнопкой Свойства на панели Таблица.

Microsoft Word 2007 представляет большой выбор уже готовых вариантов форматирования таблиц. Все они расположены на панели Стили таблиц.