Работа с таблицами в текстовых редакторах

Панель Параметры таблиц позволяет устанавливать дополнительные параметры форматирования в дополнение к уже готовым стилям.

Три нижних пункта меню в окне списка таблиц позволяют  очищать, изменять и создавать форматирование таблиц.

При создании нового (изменении существующего) стиля  таблицы, как правило, указываются следующие параметры:

1. имя стиля;
2. стиль;
3. стиль, на основе которого создается новый;
4. указывается часть таблицы, к которой будут применены параметры форматирования.

Для доступа  к дополнительным параметрам настройки  служит кнопка Формат.

Для настроек границ таблицы служит кнопка Границы. Из ее контекстного меню можно выбрать различные типы границ.

При помощи кнопки Заливка можно изменить цвет заливки ячеек таблицы.

Инструменты, расположенные  на панели Нарисовать границы, позволяют добавлять или убирать границы ячеек таблицы (объединять, разъединять ячейки), а также позволяют произвести гибкие настройки границ.

Для вставки  и удаления элементов таблицы  предназначены инструменты панели Строки и столбцы контекстной ленты Макет.

Существует  несколько способов построения сложных таблиц. Один из вариантов рисование таблицы. Для этого служит кнопка-опция Нарисовать таблицу. В этом режиме курсор приобретает вид карандаша. Рисование таблицы происходит путем перемещения мыши с нажатой левой кнопкой.

Рисование начинается с указания одного из углов таблицы (обычно начинают с левого верхнего угла):

1. курсор-карандаш устанавливается в нужное место документа;
2. нажимается левая кнопка мыши;
3. мышь передвигается по диагонали к тому месту, где будет расположен правый нижний угол таблицы;
4. когда курсор достиг нужного места, левая кнопка отпускается;
5. внешние границы таблицы нарисованы.

Теперь можно  рисовать внутренние (сколь угодно сложные) ячейки таблицы¹⁸.

По окончании  рисования таблицы необходимо повторно нажать кнопку Нарисовать таблицу, чтобы выйти из режима рисования.

Существует еще один способ достичь того же результата - воспользоваться инструментами панели Объединить.

Инструменты панели Размер ячейки позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты панели Выравнивание предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может  не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которые будут выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку Повторить строки заголовков на панели Данные.

Для упорядочивания данных таблицы используют сортировку. Для этого устанавливают курсор в том столбце, по которому будет производиться сортировка и нажимают кнопку Сортировка на панели Данные. В появившемся окне Сортировка при необходимости необходимо ввести дополнительные параметры сортировки¹⁹.

Работая с таблицами  можно использовать формулы, которые служат для выполнения математических вычислений с числами и вставки результатов вычислений в виде поля. Поле - последовательность кодов, указывающих Word вставить текст, графику, номера страниц и другие материалы в документ автоматически. Например, поле DATA вставляет текущую дату, поле TIME - текущее время.

В MS Word можно вставить в текст таблицу с автоматически вычисляемыми значениями ячеек, т.е. электронную таблицу. Иногда некоторые простейшие вычисления можно производить самим, например, подсчитать сумму по строкам или столбцам созданной  таблицы. При работе с таблицей поле с результатом вычислений вставляется в ячейку, на которую указывает курсор. Ячейки характеризуются своим адресом и обозначаются как А1, А2, В1, В2 и т.д., где буква (A, B, C ,D…) представляет столбец, а число (1, 2, 3, 4…) указывает номер строки, в которой расположены данные. Если не указывается другая операция, Word производит сложение и выполняет суммирование, руководствуясь следующими правилами:

1. если в числах, с которыми производится вычисление, имеется форматирование, например, присутствует денежный знак, результат также получает это форматирование;
2. если ячейка, на которую указывает курсор, находится на пересечении строки и столбца, которые имеют в своем составе цифры, то суммируются столбцы;
3. если ячейка, на которую указывает курсор, содержит текст или числа, то они игнорируются.

Таким образом, формула – это выражение, содержащее допустимое сочетание чисел, полей, значением которых являются числа, операторов и функций. Выражение может ссылаться на содержимое ячеек таблиц и значения, возвращаемые функциями. В поле Формула (команда Таблица - Формула) можно использовать значения, возвращаемые перечисленными ниже функциями. 

Таблица 3 - Функции, используемые полем Формула 

 

Функция	Краткое описание функции
ABS(x)	Абсолютное  значение числа или формулы (без  знака).
AND( x; y)	Истина, если оба логические выражения x и y истинны, или  ложь, если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( )	Среднее значений, включенных в список.
COUNT( )	Число элементов  в списке.
DEFINED(x)	Истина, если выражение x допустимо, или ложь, если оно не может быть вычислено.
FALSE	Ложь.
IF(x; y; z)	y, если условие x истинно, или z, если оно ложно. y и z могут быть числами или строками.
INT(x)	Целая часть  числа или значения формулы x.
MIN( )	Наименьшее  значение в списке.
MAX( )	Наибольшее  значение в списке.
MOD(x; y)	Остаток от деления x на y.
NOT(x)	Ложь, если логическое выражение x истинно, или истина, если оно ложно.
OR(x; y)	Истина, если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или ложь, если оба они ложны.
PRODUCT( )	Произведение  значений, включенных в список. Например, функция  = PRODUCT (1;3;7;9)  возвращает значение 189.
ROUND(x; y)	Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). При этом x может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если x >0) или –1 (если x <0).
Функция	Краткое описание функции
SUM( )	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	Истина.

 

Каждая формула в Word должна начинаться со знака равенства (=). Для этого необходимо ввести имя функции после знака равенства  или выбрать его из списка Вставить функцию (Таблица / Формула), затем ввести диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях.

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми. Аргументами функций могут быть числа  или формулы.

При этом   ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций:  AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Для графического представления данных таблицы используют диаграммы. При создании диаграммы на основе выделенных в таблице ячеек MS Word использует значение величин таблицы и представляет их на диаграмме в виде элементов, которые могут быть изображены полосами, линиями, столбцами, секторами, точками и в иной форме.

Для создания диаграммы используется команда Вставка / Объект. В открывшемся при этом диалоговом окне необходимо выбрать раздел Создать новый, а в поле списка Тип объекта  пометить элемент Micrоsоft Graph. После этого откроется два подчиненных окна Таблица данных и Диаграмма. В меню Типы диаграммы нужно выбрать тип и формат диаграммы²⁰.

Для вставки  построенной диаграммы в документ Word  нужно вызвать команду Выйти и вернуться в меню Файл программы Microsoft Graph. Диаграмма, отображающая содержание числовой таблицы, будет вставлена в документ.

Для изменения  диаграммы нужно выполнить на ней двойной щелчок мышью. В результате появится окно программы Microsoft Graph, в которой можно изменить внешний вид диаграммы.

1.3 Сфера применения

Любому пользователю персонального компьютера доводилось работать в различных текстовых редакторах. Нередко, создавая в них документы, мы обращаемся к таблицам.

Возможность создавать  и работать в них имеется практически во всех текстовых редакторах (Word Pad, Open doc, Microsoft Word и др.)

Создание таблиц не требует много времени. Без  труда можно изменять их структуру, настраивать размеры столбцов и строк, изменять границы и многое другое²¹.

Таблицы просто необходимы для того, чтобы материал был более систематизирован, понятен и краток. Очень легко создаются диаграммы на основе табличных данных.

Возможности работы в текстовом редакторе  Microsoft Word с таблицами безграничны. Пользователь, обладая необходимыми навыками, без труда сможет создать таблицу любой сложности и отформатировать её по своему желанию²².

Таблицы используют для обработки информации в курсовых и дипломных работах, рефератах, отчетах для анализа, сравнения имеющихся данных по определенным критериям, подведения итогов и формулировки выводов.

Возможность производить  расчеты в таблицах важна для  бухгалтеров, работников банков, товароведов, специалистов экономических и других специальностей. С помощью формул в таблице можно осуществить вычисления различной степени сложности и не боятся допустить ошибку в своих расчетах.

 

 

2 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ В ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРАХ

 

 

Существует  огромное количество разнообразных  текстовых редакторов, каждый из которых  находит свое применение. Как правило, большинство из них просты, не требуют много памяти и бесплатны. Однако, для создания сложных текстовых документов они не всегда пригодны.

Для работы с  таблицами, а также для их форматирование и редактирования обращаются к таким редакторам как Microsoft Word (2003, 2007, 2010) и Open Office.

Возможности работы с таблицами в этих текстовых  редакторах обширны. Их можно оценить по ряду критериев (таблица 4).

Таблица 4 –  Сравнительный анализ текстовых  редакторов

Критерий	MW 2003	MW 2007	Open Office
1 Возможность создавать таблицы	+	+	+
2 Возможность изменять размеры строк и столбцов	+	+	+
3 Возможность изменять границы таблиц	+	+	+
4 Возможность создавать сложные по структуре таблицы	+	+	+
5 Возможность создавать таблицы с большим количеством столбцов и строк	-	-	-
6 Возможность изменять цвет ячеек и границ таблицы	+	+	+
7 Возможность осуществлять простые расчеты	+	+	+
8 Возможность  осуществлять сложные расчеты	-	-	+
9 Возможность просматривать и выводить на печать готовые таблицы	+	+	+
10 Удобное и компактное расположение операций, производимых с таблицами	+	+	+
11 Возможность выполнения таблицами функций баз данных	-	-	-
Критерий	MW 2003	MW 2007	Open Office
12 Возможность создания стиля таблицы	+	+	+
13 Большое количество разнообразных стилей таблиц	+	-	-
14 Наличие экспресс-таблиц	+	+	-
15 Многообразие возможностей работы с таблицей	+	+	+
16 Простота в работе (не требуется базовых знаний для работы с таблицами)	-	-	-
17 Популярность у пользователей	+	+	-

Для работы с  таблицами подходят все анализируемые текстовые редакторы. Различия между ними незначительны.

Работая в них  можно создавать таблицы, причем существует много способов из создания: вставить таблицу, нарисовать таблицу, создать на основе имеющегося текста таблицу и др.

Созданную таблицу  легко отрегулировать так, как это  нужно пользователю. Изменить ширину и длину строк и столбцов, толщину, цвет и тип линий, которыми она образована. С помощью функции Объединение можно создать таблицы с более сложной структурой, объединяя некоторые ячейки.

Однако создавать  таблицы с большим количеством  строк и столбцов в этих текстовых  редакторах нецелесообразно и неудобно. Громоздкая таблица не умещается на рабочем листе, а её заполнение практически невозможно. Тем более для этой цели существует другая программа Microsoft Excel.

То же касается и расчетов в таблице: проще и  лучше воспользоваться Microsoft Excel, но для несложных вычислений вполне подойдут и текстовые редакторы. Open Office наиболее приспособлен для использования формул подсчетов, он мало чем уступает программе Microsoft Excel²³.

После создания таблицы в любом из рассмотренных  текстовых редакторов можно просмотреть готовую таблицу и отправить её на печать. Предварительный просмотр позволяет пользователю быстро обнаружить недостатки и ошибки в готовой таблице.

Все функции, необходимые для работы с таблицами расположены компактно и удобно в данных текстовых редакторах, что позволяют экономить свое время при работе с ними.

Для выполнения функций баз данных текстовые  редакторы непригодны. В них нельзя осуществлять сортировку по ключу, обработку запросов к базе данных и т.д. Для того пользователи обращаются к программе Microsoft Access.

Для того, чтобы  пользователь подолгу не редактировал таблицу, в этих текстовых редакторах были предусмотрены стили. Можно быстро выбрать уже имеющийся стиль оформления таблицы или создать свой собственный. Количество таких стилей у всех текстовых редакторов оказалось разны. Меньше всего их оказалось в Open Office и больше всего в Microsoft Word 2007. В последнем готовых стилей так много, что у пользователя и не возникает необходимости создавать свой собственный стиль.

Однако такое  многообразие возможностей по работе с таблицами требует наличия специальных знаний и навыков работы во всех текстовых редакторах. Это не является такой уж и большой проблемой на сегодняшний день. Обилие учебников, самоучителей, обучающих курсов позволяют решить эту проблему.

Несмотря на то, что рассмотренные текстовые  редакторы незначительно отличаются друг от друга, пользователи отдают предпочтение текстовым редакторам Microsoft Word. Они более привычны и удобны для пользователей.