Разработка плана проекта АИС фабрики

3.2. Формирование информационной  базы для финансовых  расчетов

    Формирование  таблиц тарифных ставок операций

    Для формирования таблиц тарифных ставок можно воспользоваться следующим  алгоритмом.

1. Выбрать вид проекта Resource Sheet (либо другое представление проекта, содержащее перечень ресурсов).

Рис. 23

2. Щелкнув левой кнопкой мыши на записи, соответствующей выбранному ресурсу, активизировать окно диалога Resource Information, в котором выбрать вкладку Costs.

Рис. 24.

    Вкладка Costs содержит набор таблиц тарифных ставок (в качестве их имен используются латинские литеры от А до Е). Такая  организация позволяет хранить в проекте одновременно несколько ценовых политик и оперативно переходить от одной к другой.

    3. Выбрать нужную таблицу тарифов  от А до Е.

    4. В строке тарифной таблицы  заполнить поля (рис. 24):

    Объем сверхурочной работы по операции задается с помощью следующих действий:

1. Выбрать вид проекта Gantt Chart.
2. Окно представления должно быть составным и содержать дополнительную таблицу в нижней части. Если это не так, то выполнить команду меню Window » Split.
3. Для таблицы в нижней части экрана выбрать тип Task Form:

• выполнить команду меню View > MoreViews;
• в появившемся диалоговом окне MoreViews выбрать представление проекта Task Form.

4. Выбрать Format > Details > Resource Work.

5. Настроенная данным образом таблица, расположенная в нижней части окна, содержит колонку Ovt. Work. В нее при необходимости могут вводиться объемы сверхурочных работ по соответствующим операциям (рис. 25)

Рис. 25

    Ввод  показателей прямых затрат

    Для задания значения постоянных затрат следует:

1. Выбрать вид View > Gantt Chart.
2. Выполнить команду View > Table и выбрать из меню таблицу Cost.
3. По умолчанию выбранная таблица Cost содержит колонку, в которую следует вводить значение постоянных затрат по операциям (рис. 26).

Рис. 26. 

4. Анализ  проекта по методу PERT

     4.1. Анализ длительности

    Для анализа созданного плана проекта АИС торговой компании Royal Canin применяется метод PERT, который заключается в использовании трех сценариев: пессимистического, оптимистического и ожидаемого.

    Для анализа проекта создания АИС торговой компании Royal Canin по методу PERT необходимо вывести на экран панель инструментов с кнопками для запуска всех необходимых средств. Для этого воспользуемся командой меню View > Toolbars > PERT Analysis (Вид > Панели инструментов > Анализ по методу PERT).

    Для перехода в таблицу ввода данных для анализа PERT предназначена правая кнопка панели, PERT Entry Sheet (Лист ввода PERT). Щелчок на этой кнопке откроет одноименную таблицу, в колонки которой вводятся данные с вариантами длительности задач (рис. 28).

    В первой колонке Duration (Длительность) размещаются данные о длительности задач, получившиеся после ввода проектных данных. Колонка Optimistic Dur. (Оптимистическая длительность) предназначена для ввода оптимистичных данных, то есть длительности задач при наиболее благоприятном стечении обстоятельств. В колонке Expected Dur. (Ожидаемая длительность) указывается длительность при нормальном развитии событий. Колонка Pessimistic Dur. (Пессимистическая длительность) предназначена для ввода длительности задач при наихудшем развитии событий.

    Когда данные для анализа введены для всех задач, можно произвести перерасчет их длительности с помощью методики PERT. Длительность рассчитывается по формуле:

Оптимистическая длительность * Оптимистический весовой  коэффициент + Ожидаемая длительность * Ожидаемый весовой коэффициент + Пессимистическая длительность * Пессимистический весовой коэффициент)/6.

    Как следует из этой формулы, весовые  коэффициенты играют при расчете  довольно важную роль: чем больше весовой  коэффициент у определенного  типа длительности, тем ближе к ней будет длительность, определенная в результате анализа. Поэтому, прежде чем начать анализ, необходимо определить весовые коэффициенты. Для этого нужно воспользоваться диалоговым окном задания весовых коэффициентов, вызываемым кнопкой Set PERT Weights (Задание весовых коэффициентов метода PERT), расположенной на панели анализа по методу PERT (рис.27).

    После того как коэффициенты определены, можно переходить к расчету длительности задач. Длительности задач, определенные в результате предварительного планирования, будут заменены рассчитанными в процессе анализа. Чтобы начать анализ, нужно нажать кнопку Calculate PERT (Вычисления по методу PERT), расположенную в середине панели анализа по методу PERT. После этого MS Project отобразит предупреждение о том, что все значения поля Duration (Длительность) и настраиваемых полей Start (Начало) и Finish (Окончание) с 1 по 3 будут заменены новыми значениями.

    

    Рис. 27. Определение весовых коэффициентов

    Ожидаемая длительность проекта АИС торговой компании Royal Canin совпадает с планируемой и составляет 48 дней; оптимистическая и пессимистическая длительности составляют соответственно 38,25 и 62,63 дней. Уточненная длительность проекта после анализа составляет 48,81 дней. 

Рис. 28. Лист PERT Entry Sheet 

     

2. Бюджетные риски

     В результате осуществления рисков возможно увеличение объема работы по проекту АИС торговой компании Royal Canin, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета проекта стоит рассматривать тогда, когда проект имеет ограниченные бюджетные рамки.

     Переименуем таблицу PA_PERT Entry (Ввод PA_PERT) в Бюджетные  риски. При анализе PERT программа  автоматически помещает значения оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительности в поля Durationl-З (Длительность1-3). Если разделить длительность каждого из типов на длительность, внесенную в план проекта (поле Duration (Длительность)), то в результате мы получим коэффициент, который можно использовать для расчета стоимости. Соответственно, пессимистическая стоимость задачи будет равняться стоимости, умноженной на этот коэффициент, и в случае неблагоприятного развития событий будет в два раза больше запланированной.

     Настроим  три поля типа Cost (Затраты) для расчета  стоимости каждого из типов по этой формуле. На рис. 29 представлена формула для поля Cost1 (Затраты1), переименованного в Оптимистическая стоимость. В формуле используется поле Durationl (Длительность1), хранящее оптимистическую длительность задач.

     

     Рис. 29. Настройка поля для расчета оптимистической стоимости проекта

     После настройки всех трех полей таблица примет вид, представленный на рис. 32. Видно, что в случае неблагоприятного развития событий стоимость проекта создания АИС торговой компании Royal Canin может увеличиться более чем на 18 000 (вычитаем из пессимистической стоимости планируемую стоимость). Для того, чтобы узнать, у каких задач в случае осуществления риска стоимость может существенно измениться,  рассчитаем для каждой задачи процент отклонения пессимистической стоимости от запланированной.

     Переименуем поле Numbers (Число1) в "Разница стоимости" и введем в него формулу, представленную на рис.30. Сначала определяется разница между пессимистической ценой и запланированной, для чего из поля Cost1, где хранится пессимистическая стоимость, рассчитанная в предыдущем примере, вычитается планируемая стоимость, хранящаяся в поле Cost (Затраты). Затем мы определяем, какой процент от запланированной стоимости составляет полученная разность. Для этого полученное в результате вычитания число делится на запланированную стоимость и результат умножается на 100.

     

     Рис. 30. Формула для определения процента отклонения стоимости при пессимистическом сценарии

     Чтобы полученный результат было легче  обрабатывать, настроим отображение  индикаторов для поля (рис. 31). Те задачи, у которых отклонение при неблагоприятном развитии событий составит более 50%, пометим красным индикатором. Задачи с отклонением больше 25% пометим желтым, а с отклонением больше или равным 10% — зеленым. Задачи с отклонением менее 10% пометим флажком. Установим флажок Show data values in ToolTips (Показывать значения данных во всплывающих подсказках), и тогда значение поля будет отображаться при наведении курсора на индикатор.

Рис. 31. Настройка графических индикаторов для отображения данных об отклонении стоимости 

     На  рис. 32 представлена таблица Бюджетные риски после того, как настройка поля завершена. Задачи плана проекта разработки АИС торговой компании Royal Canin, помеченные красным индикатором, нуждаются в коррекции: нужно или уменьшить пессимистическую оценку стоимости для них, или увеличить планируемую стоимость.

Рис. 32. Варианты стоимости проекта при разных вариантах развития событий

 

5. Отчеты

    Отчеты  (Reports) представляют собой инструмент вывода на печать (жесткий носитель) информации, хранимой в базе данных проекта и отформатированной заданным образом. Управление отчетами осуществляется через меню View > Reports... Из него последовательно вызываются окна выбора группы отчетов и выбора (из группы) отчета конкретного типа. Они показаны на рис. 33 и 34.

    

    Рис. 33.

    

    Рис. 34.

    В MS Project отчеты делятся на группы:

• Overview — общие сведения о проекте;
• Current Activities — выполняемые работы;
• Costs — затраты;
• Assignments — назначение ресурсов;
• Workload — загрузка ресурсов;
• Custom — созданные пользователем.

    Различные отчеты представлены ниже:

Отчет «Общие сведения о проекте»

 

 

 

Отчет «Вехи»

 
 
 

Отчет «Движение  денежных средств» 

 

Отчет «Бюджет»

 

Отчет «Дела  по исполнителям»

Отчет «Дела  по исполнителям и времени»

 

Отчет «Использование задач»

 

 
 

 

    Отчет «Использование ресурсов»

 

 

Заключение

    В данной курсовой работе рассмотрен процесс  планирования проекта автоматизированной информационной системы для ФГУП «Омская картографическая фабрика» с помощью программы управления проектами MS Project. MS Project позволяет управлять проектами средней сложности, строить график проекта. Обладает функциями планирования загрузки трудовых ресурсов и затрат, а также средствами контроля за ходом выполнения работ.

    Технологии  управления проектами помогают принимать  обоснованные и проверенные решения, исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах. Неправильные решения на этой стадии могут привести к значительным потерям и к невозможности решения тех или иных задач управления.

    Существует  несколько способов формализованного представления выполняемой совокупности работ, применяемых для целей  планирования и управления ими. Широкое  распространение при построении моделей систем управления комплексом операций получили графические методы как наиболее универсальные и дающие обозримую информацию о ходе работ, к основным из которых относятся метод построения линейного графика Гантта и метод, основанный на использовании теории графов, - метод сетевого планирования и управления.

    Процесс управления значительно облегчается, если систему управления проектами  представить в виде модели, отражающей план разработки, в котором фиксируется  весь ход событий для достижения конечной цели при заданных условиях. Составленная модель должна быть адекватна моделируемой системе. Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его реализации.