Московский  Государственный Университет

Экономики, Статистики и Информатики

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

Электронные Системы Управления Документооборотом

 
 

«Системы  электронного документооборота.

Пакет прикладных программ Documentum»

Выполнил:

студент группы ДММ-201

Лобачев А. А.

 

Проверила:

Смирнова  Г.Н.

 
 
 
 

Москва, 2004

 

Содержание:

 

1. Основные  концепции безбумажной  технологии управления

     В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Объектами управления могут быть: материальные, денежные, трудовые или информационные ресурсы, используемые при выполнении деловых процессов; сами деловые процессы, выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели; подразделения предприятия, где протекают деловые процессы, или все предприятие в целом.

     Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий  и организаций, бизнес должен успешно  адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства  компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

     Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей  при помощи двух подходов:

• реинжиниринга бизнес - процессов;
• перехода к безбумажной технологии управления.

     В данной работе рассматривается содержание второго подхода - выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.

     Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации.

     В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными  возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

     Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей  группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

     Помимо  перечисленного, электронные документы  позволяют переместить центр  тяжести компьютерной технологии с  традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные  большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

     За  несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

     Мощные  системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования.

     Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система  управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный  вид и уметь перехватывать  все создаваемые электронные документы из всех источников поступления:

• из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;
• факсовые сообщения, пришедшие через факс - сервер предприятия;
• входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;
• отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.

     Многофункциональные системы управления документами  развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов  к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к  открытым и интегрируемым программным компонентам.

     Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна

позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

     Эта концепция имеет две стадии в  своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и  управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной  для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

2. Понятие экономической  системы, её структура,  состав и классификация  функций управления и бизнес-процессов

     Все предприятия, организации относятся  к категории систем. Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития относительно изолированная от окружающей среды.

     Существует  несколько подходов к классификации  систем в зависимости от поставленных целей.

     По  принципу возникновения все системы можно разделить на искусственные, для которых существует цели функционирования, и естественные, характеризующиеся законами развития, которые познаются человеком и используются для создания искусственных систем.

     По  числу элементов  и связей между ними все искусственные системы делятся на большие и малые, по характеру поведения - на простые с детерминированным характером поведения и сложные, обладающие вероятностными характеристиками поведения.

     По  наличию связей управления можно выделить класс кибернетических и не кибернетических систем.

     По  назначению искусственные системы можно разделить на классы, соответствующие видам человеческой деятельности: социальные, экономические, информационные, технические системы, медицинские и др.

     По  уровню управления, на котором находится экономическая система, можно выделить системы государственного уровня (например, Центральный Банк РФ), министерского уровня, уровня объединений и корпораций и уровня конкретных предприятий и фирм.

     Экономические системы далее можно разделить  по отраслям народного хозяйства: на системы, функционирующие в коммерческой сфере, сельскохозяйственные предприятия, предприятия промышленной и непромышленной сферы.

     Поэтому экономическую систему (ЭС) можно трактовать как искусственную, большую, сложную, кибернетическую систему, хозяйством и предназначенную для получения прибыли путем выпуска определенной продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства.

     Можно выделить следующие свойства экономических систем:

• наличие определенной цели функционирования - получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства;
• целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и относительная изолированность от окружающей среды;
• свойство гомеостазиса, т.е. равновесия системы;
• свойство устойчивости функционирования;
• свойство управляемости для достижения поставленной цели;
• свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды;
• свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом.

     Поскольку любая экономическая система  является кибернетической системой, то в ее составе можно выделить две основные компоненты (см. рис. 1): объект управления и аппарат управления (система управления).

     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Структура экономической  системы (ЭС)

 

     Объект  управления (ОУ) – это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП 1 в материальный поток МП 2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП 1, который сопровождают материальный, например, "Накладные на транспортировку", "Счета - фактуры на оплату " и др. То же можно сказать и о потоке ИП 2, которые сопровождают отпуск готовой продукции или услуг потребителям.

     Структурно  объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги.

     Аппарат управления (АУ) – это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке, все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. К основным общим функциям управления относятся следующие: прогнозирования; планирования; учета; контрольная функция; оперативного управления; анализа; нормирования; организационная; административная.