Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum

     Бизнес-задание. Это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.

     Бизнес-процесс. Это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. Их моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение какого времени должен сделать).

     Рынок современных систем управления документооборотом  можно подразделить на следующие  основные категории, в зависимости  от объема и сложности выполняемых  операций.

Системы электронной  почты (ЭП) с расширенным функционалом.

     Продукты  данного класса предназначаются  для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной  маршрутизации класса "ad hoc". Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

Автоматизированные  системы контроля исполнения документов с электронной  почтой (ЭП)

Автоматизированные  системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше.

Системы коллективной работы

     В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса"groupware" ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде "клиент-сервер". В качестве их примера приведем, в частности, каталоги продаваемой продукции.

Системы автоматизации управления документооборотом

     Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных  документов, при разработке которых  планируются маршруты прохождения  этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Системы автоматизации деловых  процессов

     Этот  класс систем документооборота "workflow" предназначен для жестко структурированных  деловых процессов, в которых  редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа "workflow" ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура "клиент-сервер" и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.

     Однако  следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту, - нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.

     Гибкость  системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ. Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭДО. После чего выяснить удобство использования данных операций. Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа. При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище. Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид.

     Еще одним полезным механизмом работы с  документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться  полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. СЭДО позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий. Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

     Функция контроля над исполнением документов - наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, - эффективность функционирования всей системы.

     Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

• документы государственного значения;
• приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;
• приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).

     В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий  контроль исполнения; мониторинг и  применение всевозможных санкций при  нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.

     Процедура контроля исполнения документов состоит  из следующих операций (рис. 5). Рассмотрим содержание некоторых операций.

     Рис. 5. Схема организации  документов в организации.

     Исполнение  документов начинается после того, как для конкретного документа была получена "резолюция". "Резолюция" – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

• указание руководства, что делать (некоторая команда);
• указывается исполнитель:
• подразделение, где исполняется;
• Ф.И.О. конкретного исполнителя;
• сроки исполнения;
• подпись руководителя;
• дата проставления резолюции.

     Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В  некоторых организациях резолюция  руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

     Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела, - который, получив  документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.

     В процессе контроля исполнения документа  возникает вторичный документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит  из трех разделов, в которые заносят реквизиты:

• в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;
• во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
• в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

     На  основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов и  составление на их основе аналитических  сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом контроля.

     "Справочная  картотека", состоит из двух  разделов:

• I раздел содержит карточки неисполненных документов;
• II раздел включает карточки исполненных документов.

     Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

• исполнителям,
• корреспондентам,
• датам исполнения.

     Карточки  раскладываются в 35 ячеек первого  раздела картотеки в следующем  порядке:

• с 1-ой по 31 -ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;
• в 32 -ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";
• в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";
• в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";
• в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию - "срок перенесен".

     Исполненные документы во втором разделе картотеки  сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям " и к определенному  "вопросу".

     Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".

     В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и  отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".

     Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах  контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".

     На  основании результатов анализа  показателей сводки руководство  СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.