Руководитель  данной службы подчиняется непосредственно  руководителю.

     Подразделение "По рационализации делопроизводства системы" предназначено вести  нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контролировать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

     Подразделение "По приему и отправке корреспонденции" осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

     Подразделение "По контролю исполнения корреспонденции" выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

     "Архив"  осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

     Подразделение "Машинное бюро с корректорской  группой" предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

     Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения. Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ.

     На  сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;
• закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;
• создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

     В 1991 г. была создана Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ).

     ГСДОУ – это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.

     Этот  документ был направлен на нормативное  закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге,

     совершенствование работы аппарата управления.

     Составными  компонентами ГСДОУ являются:

• Единые правила составления и оформления документов по РФ.
• Рациональные принципы документооборота.
• Единые правила создания учетно-справочной системы.
• Формы и методы контроля исполнения документов.
• Правила составления номенклатуры дел.
• Принципы формирования дел.
• Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.
• Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

     С 1993 г. действует "Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств", устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

     Основные  нормативные документы имеют  ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)". В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

     Согласно  рекомендациям, разработанным в  ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят:

• прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;
• оформление и отправка исходящих документов; стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;
• формирование дел, сдача их в архив;
• хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;
• совершенствование процесса документарного обеспечения;
• контроль за ведением документационных операций.

     Еще один аспект регламентации работы с  документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются "Основные правила работы ведомственных архивов", вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К "Основным правилам " прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

     Практическое  значение при организации архивного  хранения документов в организации  имеет такой нормативный документ, как "Перечень типовых документов", образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. "Перечень " дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

     В последние годы был принят ряд  правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. "Распоряжение правительства Российской Федерации " от 21.03.94 №358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

     Еще одним способом регламентирования  делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций. ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные  системы документации. Система организационно - распорядительных документов. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе.

     Согласно  ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа  обеспечивается наличием определенного  состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

     Важной  частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами  эта задача была решена с помощью  разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88.

     Инструкции  по делопроизводству - это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

• Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер.
• Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер.
• Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции.

     К числу основных направлений совершенствования  делопроизводственных процессов, разработанных  в ГСДОУ относятся:

• установление рациональных форм организации СДОУ;
• использование прогрессивных методов и форм работы с документами;
• унификация и стандартизация документов;
• автоматизация делопроизводственных процессов.

4. Содержание процедуры  СЭДО. Контроль исполнения  документа

     Каждый  тип документа в организации  или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально  отражает схему документооборота этого документа. В свою очередь каждая функция управления и каждый бизнес-процесс строится на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из них которых производятся определенные операции, для чего их собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.

     Мониторинг  статуса отдельных пунктов бизнес-процесса (работы) производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте, которые они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа.

     Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются  в том, что при такой организации  информация часто теряется, возникают  непредвиденные задержки на пути прохождения  документов, трудно отследить состояние  работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий.

     Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались  использованием ЭВМ для автоматизации  в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.

     Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

     Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в  цифровую форму, сделали доступ к  информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией. Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.

     В начале 90-х для всех типов экономических  систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ». В таких системах можно выделить две особенности:

• Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео.
• В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.