Системы классификации и кодирования. Унифицированная система документации и организация документопотоков

Министерство образования

 «Брестский государственный  университет имени А.С. Пушкина»

Кафедра информатики и  прикладной математики

 

 

Реферат

«Системы классификации и кодирования. Унифицированная система документации и организация документопотоков»

 

 

 

 

 

 

 

                                            Выполнила: студентка 2-го курса

                                                       Юридического факультета

                                                       Группы 22 БА

Погудина Е.С.

 

                                                       Проверил: преподаватель

                                                       Кафедры информатики и прикладной

                                                       математики

                                                       Юрко И.В. 

            Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка  на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок  появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система кодирования — порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования  состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования  обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации.

Систематизация экономической  информации вызывает необходимость

применения различных  классификаторов:

• Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в

централизованном порядке  и являющиеся едиными для всей страны.

• Отраслевые, единые для  конкретной отрасли.

• Региональные, единые для  данной территории.

• Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных  классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с ними на предприятиях используются и классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых  и природных ресурсов, например ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации  о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции — ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических  показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Большинство классификаторов  имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.

В табл. 1 приведены примеры  кодовых слов (с указанием их значимости) структур Общегосударственных классификаторов промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП)

Таблица 1 «Структура ОКП»

 

Приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей на предприятии. Как правило, эти коды проставляются в сводных отчетах, а также в некоторых первичных документах, например в счете-фактуре, платежных документах.

• ОК отраслей (ОКОНХ) используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу.
• ОК предприятий и организаций (ОКПО) — регистрационный номер предприятия, присваиваемый органами госстатистики, код восьмизначный;
• КОПФ — код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия к различным формам собственности;
• ОКЕИ — код единицы измерения; например, составляемый в тыс. рублей баланс предприятия имеет код «0372»;
• ОКУД — код управленческой документации, семизначный; например, баланс имеет код «0710001»;
• Идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН) — десятизначный; первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд;

Локальные коды, как уже  отмечалось, составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления. При этом должно соблюдаться неукоснительное правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Например, коды табличных номеров одновременно используются управлением кадров для учета численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате.

Основными номенклатурами локальных  кодов на предприятии являются: структурные подразделения, работающие поставщики и покупатели, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты; операции технологического процесса; основные средства, специальности и др.

Приступая к составлению  классификаторов, прежде всего определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Наряду со специалистом по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи. Рассмотрим порядок составления локальных классификаторов.

Разработка классификаторов  состоит из четырех этапов:

1. Установление перечня  и количества объектов, подлежащих  кодированию.

2. Систематизация объектов  по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил  обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых  обозначений и положений по  их ведению и внесению в них изменений.

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию.

На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации.