Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Июня 2012 в 05:31, реферат
Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.
Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.
В 1970-х годах был утвержден,
а позже подтвержден ГОСТ на унифицированную
систему организационно-
Составление организационно-
Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
Первичный документ включает определенный состав реквизитов- признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис. 2).
Результатная информация
предназначена для целей
Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных
документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.
Рис. 2. Пример построения документа табличной формы
Для получения небольших по размеру сводок и особенно организации информационно-справочного обслуживания по различным запросам пользователей для вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные устройства, с помощью которых данные выдаются на экран дисплея в цифровой, алфавитно-цифровой и графической формах. Это обеспечивает наглядность и удобство для пользователей, особенно работающих на ПК, позволяет им оперативно корректировать информацию. При проектировании форм вывода на дисплей результатной информации придерживаются общих требований и специальных, учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на экране дисплея результатной информации.
Если результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи, то результатную информацию представляют на машинных носителях (гибких магнитных дисках). Эта форма представления результатной информации используется и для переноса информации с одной машины на другую.
При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать цели, для которых они предназначены, сферу и особенности их использования, периодичность получения, технические возможности устройств вывода информации, условия работы с документами и другие факторы.
Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.
Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки. Информационный поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному
участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально- пооперационных нормах расхода материалов.
Выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи.
Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).
Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения
производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей.
Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.
Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии
создаются специальные отделы по связи с общественностью (паблик рилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.
Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является
фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.
Движение документов — создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.
Таким образом, при разработке системы документооборота еще на
этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и производственно- технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.
В основе деятельности предприятия лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ по новой тематике, изготовление той или иной продукции, перемещение персонала — все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных записок, писем.
Должностное лицо занимает в структуре организации вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его права доступа к тем или иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения инициируется появлением приказа о его перемещении в системе документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота — статус и права данного сотрудника при доступе к документам и функциям должны быть приведены в соответствие с его новой ролью.
Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций.
На белорусском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.
Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.
Прежде всего следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.
Стало традиционным явлением,
когда при использовании
компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.
Использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент—банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.
Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.
Брест 2012