Системы классификации и кодирования. Унифицированная система документации и организация документопотоков

На третьем этапе на основании системы классификации  определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования.

В практике машинной обработки  экономической информации широко применяют следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную, комбинированную, повторения, шахматную, штриховую.

На четвертом этапе  осуществляется непосредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т. е. выполняется процесс кодирования Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляются в виде справочника.

Классификаторы имеют  двоякое применение. Первое — для  ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Если при машинной обработке  на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков документа.

Второе применение кодов  предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов  в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.

К кодам предъявляется  ряд требований. Они должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение; предоставлять возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания кодовых обозначений, обеспечивающим простоту заполнения, чтения и обработки; обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значимости; иметь возможность использования кодов для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок.

В последние годы стало  широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее применимым. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение — 1, узким — 0. Штриховое кодирование есть способ построения

кода с помощью чередования  широких и узких, темных и светлых  полос.

Применение штрихового кодирования  позволяет получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности, автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары и, следовательно, повысить эффективность управления производством.

Система штрихового кодирования  информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных.

Пример штрихового кода UPC-12 представлен на рис. 1

 

 

 

 

 

 

 

 

3 00025 00234 9

Рис. 1 Пример кода UPC-12

В приведенном примере 3 —  код лекарственных препаратов США,

Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши и сканеры; лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии. Мобильный терминал обеспечивает помимо считывания информации с носителей предварительную обработку данных и их передачу на компьютер для дальнейшего обобщения и анализа.

К средствам формализованного описания экономической информации

относится понятие «идентификатор». Идентификатор — это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3—8. Приведем примеры присвоения

идентификаторов некоторым реквизитам (табл. 2).

Таблица 2 «Присвоение идентификаторов»

 

Идентификация реквизитов первичных  документов, условно- постоянной информации и сводных отчетов производится в процессе постановки задачи. Идентификаторы реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.

 

Унифицированная система документации и организация документопотоков

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение  видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно  разработанной системы документации во многом зависят сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места  возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного управления.

Вся документация, создаваемая  в сфере управления, принадлежит

к двум группам документационных систем:

• организационно-распорядительные;

• специальные.

• Организационно-распорядительная документация — это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно справочную документацию.

К организационной относится  нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся  приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная

деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

• Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.