Основы организации информационного обеспечения процессов

     Внедрение новой информационной системы не обеспечивает немедленного экономического роста, но способствует развитию фирмы, ее переходу на качественно более высокий уровень, как в улучшении качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.

     Теоретически, можно провести полноценный проект, включающий в себя оценку (моделирование) ситуации «как есть», оценку возможных при внедрении системы изменений «как будет», сравнение обеих моделей и выявление результатов изменений с последующей финансовой оценкой. Такой проект был бы идеальным обоснованием вложения, но он весьма длителен и дорого стоит.

     Итак, мы пришли к тому, что экономическая  эффективность определяется в нескольких аспектах:

1. как соотношение между затратами и получаемым результатом;
2. как степень достижения поставленной перед ИС управления организацией цели;
3. как результат сравнения экономических показателей деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной СЭД.

     Если  при оценке эффективности внедрения  мы придем к средним показателям, то проект внедрения в целом можно считать успешным.

     В качестве показателей для сравнения будем использовать следующие показатели: сокращение времени выполнения рутинных операций, производительность труда сотрудников, скорость получения оперативной информации в нужном разрезе; а сокращение товарных остатков товара.

      Таким образом, информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации.  

      Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов.

     Обычно  кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала  в организации приходится потратить  несколько дней. Существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени.

     Практика  показывает, что внедрение IT - систем, автоматизация предприятий не приносит результата или работает некорректно  из-за проблем, связанных с человеческим фактором. Внедрение информационных систем – это проблема, скорее гуманитарная, а не техническая. Именно так, можно обобщить главную проблему, возникающую при внедрении любой информационной системы, а тем более в области HCM. Любое предприятие, уже прошедшее через этапы внедрения или компания – провайдер таких услуг, без сомнения согласятся с тем, что основная трудность, подстерегающая компании заключена в явном или скрытом сопротивлении персонала готовящимся изменениям. И дело тут не только в частичной не проработанности бизнес-процессов компании или отсутствии формализованных процедур, сколько в нежелании сотрудников компании принимать на себя ответственность и стандартизировать (типизировать) свою повседневную работу

     При выборе системы для внедрения, компании – потребителю необходимо в первую очередь задаться вопросом, для каких целей ей необходима система, какие задачи она будет реально решать, и наконец – будет ли это просто автоматизация кадрового делопроизводства и документооборота или же компания желает перевести на новую ступень весь процесс управления персоналом.

      Глава 2. Анализ информационной системы управления персоналом отдела профессионального развития персонала МФ ОАО «ЦентрТелеком» 
 

2.1 Общая характеристика  МФ ОАО «ЦентрТелеком» 
 

     ОАО «Центральная телекоммуникационная компания» – крупнейший оператор стационарной связи РФ, оказывающий широкий спектр услуг связи и обеспечивающий доступ к мировым информационным ресурсам  частным клиентам, бизнес – структурам и государственным органам в пределах Центрального Федерального округа.

     Свою  историю компания ведет  с 1890 года. Сегодня ОАО «ЦентрТелеком» имеет 17 филиалов, образованных в ходе реорганизации  компании, результатом которой стало  объединение 17 ведущих региональных операторов связи на базе оператора  связи Московской области. Крупнейший акционер компании - холдинг «Связьинвест».

     «ЦентрТелеком»  успешно работает во всех сегментах  телекоммуникационного рынка, предоставляя услуги местной и внутризоновой  телефонной связи, документальной связи, передачи данных, интеллектуальные услуги,  ISDN, доступ в Интернет по коммутируемым и выделенным каналам, а также обеспечивает кабельное телевидение, проводное и эфирное вещание, предоставляет в аренду каналы связи.

     Управление  как совокупность целенаправленных действий реализуется в соответствии с целью функционирования экономического объекта, принципами принятия решений в конкретных ситуациях. Но поведение реальных социально-экономических систем, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соответствии с заданным приоритетом.

     Применение  технических средств для получения  информации в ходе наблюдения за деятельностью  объекта, сбора данных, их регистрации, передачи по каналам связи потребовало  дальнейшего углубленного изучения информационных процессов. Информатика устанавливает законы преобразования информации в условиях функционирования автоматизированных систем, разрабатывает методы ее алгоритмизации, формирования языковых средств общения человека и ЭВМ.

     Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления. Таким образом, АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности.

     Для исследования отдела профессионального  развития персонала в организации  МФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей автоматизированной информационной системы рассмотрим организационную структуру отдела (рисунок 1).

     Отдел является подразделением аппарата управления филиала. Структура и штат отдела определяются штатным расписанием  и утверждаются директором филиала. Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается  от должности приказом директора филиала. Начальник отдела непосредственно подчиняется директору филиала.

     В структуру отдела входят: начальник  отдела, группа психологов, группа кадрового  учета, группа специалистов по трудовому законодательству.

      Организационная структура отдела профессионального развития персонала МФ ОАО «ЦентрТелеком».

Рис. 1 Организационная  структура отдела

     Специалист  отдела профессионального развития персонала организует и осуществляет мероприятия, способствующие подбору и профессиональному развитию кадров (аттестации, ротации, стажировки, конкурсные отборы и т.д.), в пределах своей компетенции. Разрабатывает инструктивные и нормативные документы (положения, инструкции, правила) по профессиональному развитию персонала в пределах своей компетенции. Проводит анализ причин текучести кадров. 

      2.2 Исследование отдела профессионального развития персонала МФ ОАО «ЦентрТелеком» на предмет существующей автоматизированной информационной системы.

   В ходе исследования отдела профессионального развития персонала в организации МФ «ЦентрТелеком» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие трех автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой

   Именно  ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

2. Наличие корпоративной вычислительной сети.

     Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система  одного предприятия, имеющего территориальную  рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих  локальных вычислительных сетей  структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

• реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;
• единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;
• организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;
• организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;
• защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;
• организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов   корпоративной   вычислительной   сети   на   базе   протокола Х.500;
• реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;
• взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных   учреждений,   финансово-кредитных   органов,   участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;
• функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

3. Наличие пакета прикладных программ.

Применение автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: