Организация участия в выставке. 

    Для обеспечения высокой эффективности  участия в международной выставке руководство и соответствующие сотрудники компаний-экспонентов обязаны провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита на ряд этапов:

    1. Формулировка дерева целей участия  в выставке или ярмарке и  конечных результатов

    2. Определение конкретных путей  и методов достижения целей  участия

    3. Выбор выставки для участия  и направление заявки для участия

    4. Составление программы подготовки  к выставке

    5. Разработка тематического плана

    6. Разработка тематико-экспозиционного  плана

    7. Художественное проектирование

    8. Подготовка стендистов и переводчиков

    9. Транспортировка экспонатов и  выставочных материалов к месту проведения выставки

    10. Оформление стенда в месте  проведения выставки

    На  каждом из этих этапов принимаются  и реализуются соответствующие  управленческие решения.

    Рассматривая  подготовку предприятия «Медтехника» к участию в работе конкретной выставки, следует учитывать, каким образом эта подготовка осуществляется, а именно, организует фирма самостоятельно подготовку к участию в работе данного мероприятия или пользуется услугами коммерческой фирмы, имеющей опыт работы или связи в области ярмарочной и выставочной деятельности.

    В результате выполнения комплекса работ, обусловленного подготовкой к участию  в выставке, обеспечивается решение  следующих задач:

    1. определяется способ участия  в ярмарке или выставке;

    2. выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

    3. определяется перечень экспонатов  и необходимая для их представления площадь.

    4. обосновываются выбор стенда  и его конструкция, позволяющая  демонстрировать соответствующие экспонаты;

    5. подбирается персонал и проводится обучение его работе на выставке. Персонал должен хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, а также объяснить его основные функции и преимущества;

    6. составляется план проведения  маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

    7. подготавливаются необходимые материалы  для каталога выставки. Как правило,  такой каталог создается организациями  данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

    8. составляется план и в соответствии  с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов;

    9. организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

    10. создаются и изготавливаются  соответствующие информационные  материалы;

    11. согласовываются все организационные  вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

    12. печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма. 

    Оценка экспозиционирования.

    Успешность  участия предприятия выставках обеспечивается благодаря:

    - правильному выбору необходимой  выставки;

    - взаимоувязке целей маркетинга и целей участия в выставке;

    - удачному подбору экспонатов;

    - организации на должном уровне  подготовки к участию в выбранном  мероприятии;

    - обоснованному подбору персонала; 

    - организации на должном уровне  презентации предприятия Медтехники и ее экспонатов;

    - обеспечению действенной коммуникационной  политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;

    - проведению на должном уровне  анализа результатов участия  фирмы в работе данной ярмарки  или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.

    Т. к. факторы, указанные ниже, в полной мере учитываются «ГУП Медтехника»в выставочной деятельности, поэтому его участие в выставках как правил, в большинстве случаев, является успешным.  

    Выявление основных проблем  участия предприятия  «Медтехника» в выставках.

    Основные  проблемы:

1. Большие расходы на выставочное мероприятие:

• направленные на получение права участия в выставке, как в качестве экспонента, так и в качестве посетителя;

• по оформлению и обслуживанию выставочной площади и стенда;
• на проведение промоакций в ходе выставке, в том числе изготовление форменной одежды (промоформы) для лиц, представляющих компанию на выставке;
• на оплату дополнительных услуг, оказанных при проведении выставочного мероприятия;
• на участие в различных мероприятиях, проводимых в ходе выставки;
• командировочные расходы при участии в выставке вне места нахождения организации.

      2. Высокая стоимость выставочной площади.

       3. Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий.

       4. Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны.

       5. Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке (изменение условий труда).

        
 
 
 
 

    Заключение.

    В ходе проделанной работы мы рассмотрели роль и назначение выставки «ГУП Медтехника», как мероприятие по связям с общественностю. В область нашего интереса вошли различные способы осуществления взаимодействия со СМИ, выставки, презентации и другие публичные мероприятия.

    Неудовлетворительная  степень достижения целей выставочной  деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

    При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:

    1. Выводы делаются ими сразу  же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых после ярмарочных (после выставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.

    2. Оценка значимости ярмарки/выставки, в которой участвовали эти  экспоненты, производится ими уже с первого участия.

    Если  же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд.

    На  выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.

    Успех выставки для ее участника не имеет  ничего общего с количеством посетителей  выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

    Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время  мероприятия возможностей.

    Организация выставок предполагает высокую степень  профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.

    Участие предприятия «ГУП Медтехника» в выставках дало возможность зарекомендовать себя на мировом и внутреннем рынках, как предприятие, быстро и качественно выполняющее заказы, создать положительный имидж. Благодаря участию в различных выставочных мероприятиях «ГУП Медтехника» сумело выйти на высокий уровень среди своих конкурентов. На предприятии выставочными программами занимается отдел маркетинга, где ведется постоянная работа и исследования в сфере рекламной и ярмарочной деятельности, что позволяет успешно работать и получать прибыль, т.е. реализовывать главную цель существования предприятия.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы:

    1.  Ильин А.С. Теория и практика связей с общественностью. Курс лекций. – М.. 2009.

2. Анализ  финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. – 2-е  изд., исп. и доп. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.
3. Менеджмент. Учебник/ Г.Б. Казначевская – Изд. 4-е доп. и перераб. – Ростов Н/Д: «Феникс»,2005.
4. Основы менеджмента: Учебник для студентов/ под ред. Бородушко И.В., Лукашевича А.В. – М.: ЮНИТИ, 2007.
5. Управление проектами: Учебное пособие для студентов, обучающих по специальности «Менеджер организации» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазура. – 3-е изд. – М.: Омега – Л, 2005.
6. Меньшиков А. Выставочный стенд: от брифа до экспозиции // [http://www.moff.ru/articles/html/article106.html]. - 2005.
7. Минин А. Как получить максимальный эффект от участия в выставке // [http://www.moff.ru/articles/html/article6.html]. - 2005.
8. Попов М. Подготовка презентации // [http://www.moff.ru/articles/html/article13.html]. - 2005.
9. Уткин Э.А. Зарождение рекламы // [http://reklama.rin.ru/html/u1-i0_1-d-t-s-p-a-r-m.html] - 12.05.2005.
10. Чернявская Н. Выставки. Для тех, кто участвует впервые // Свой бизнес. - 2004. - №12.
11. Почекаев Р.Ю. История связей с общественностью. – СПб., 2007.
12. Бикметов Е.Ю. Управление общественными отношениями: Учебно-методический комплекс. – Уфа: РИО БАГСУ, 2007.