Автоматизация системы учета готовой продукции на примере предприятия ОАО «СинТЗ»

Microsoft Access воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database Connectivity – Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server.

Реляционная СУБД предоставляет  разнообразные средства для работы с данными. Можно производить  поиск любой сложности, как в  отдельной таблице, так и в  нескольких связанных таблицах или  файлах или с помощью одной  команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей. Для  чтения и изменения данных можно  создать процедуры, использующие функции  СУБД. Во многих системах имеются широкие  возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). Он позволяет определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое возможностями средство графического построения запроса – запрос по образцу обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос.

Когда возникает необходимость  коллективного использования информации, только настоящая система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать  данные или вносить в них изменения  получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного  пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из них не будет сохранено, либо будут сохранены все.

Для того чтобы успешно  решить задачу об учете готовой родукции на предприятии мне необходимо приложение Microsoft Office 2003 для Windows XP.

Самым популярным набором  офисных приложений является интегрированный  пакет Microsoft Office.

Приложение Microsoft Office объединяет удобные и простые в использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.

Microsoft Office разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей – возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office.

В Microsoft Office панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как механизм проверки орфографии. Будучи установленным единожды, они используются всеми приложениями Microsoft Office, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

 

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

2.1.1 Внемашинное информационное обеспечение

2.1.1.1 Информационная модель (схема данных) и ее описание

 

Схема данных (рис. 2.1) позволяет  установить связи между таблицами  и обеспечить целостность данных. Из этой схемы видно, что главной  таблицей является таблица «Готовая продукция», которой подчиняются 6 таблиц: «Виды материала», «Классы», «Единицы измерения», «ГОСТ, ТУ», «Склады», «Марки стали». Таблица «Заводы» связана  с таблицей «Склады» Каждая из них  имеет ключевое поле, по которому осуществляется связь с главной таблицей «Готовая продукция».

 

Рис. 2.1 Схема данных

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти «связующие» поля называются внешними ключами.

В базе данных использование  внешних ключей обеспечивает эффективность  работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Отношение – способ, которым  информация в одной таблице связывается  с данными в другой таблице. В  своей базе данных я использовала тип отношения: «один-ко-многим».

 

 

2.1.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

 

При получении и обработке  информации важно представить ее в более компактной и удобной  форме – присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование – это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования  информации обусловлена:

- ее большими объемами;

- высоким удельным весом  алфавитной информации;

- преобладанием логических  операций в процессе обработки  информации;

Коды облегчают распознавание  признаков объектов и возможность  их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение  всевозможных справок. Применение кодов  значительно облегчает группировку  информации.

Системой кодирования  называется совокупность правил кодирования  элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической  информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования  каждому элементу кодируемого множества  присваивается номер по порядку  без какого-либо пропуска номеров, что  обеспечивает сплошное использование  емкости кода и его минимальную  длину, но не оставляет резерва для  включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система  применяется для кодирования  элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования  применяется для кодирования  сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому  из них отводится определенное число  разрядов в соответствии с количеством  элементов данной группировки.

Система повторения применяется  для кодирования  отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения  позиций включают  в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно  характеризующие данный объект.

Комбинированная система  предусматривает четкое выделение  всех признаков номенклатуры. Но при  этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная  система более гибкая и широко применяется при решении экономических  задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными  признаками.

Код «Цех» относится к  разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о цехах.

Код «Цех» обозначает следующее:

1321  - Цех Т-1;

1322 – Цех Т-2;

1323 – Цех Т-3;

1324 – Цех Т-4;

1325 – Цех В-2;

1326 – Цех В-3.

Код «Склады» так же относится  к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о складах. Первые 2 цифры содержат информацию о том, в каком цехе находится склад:

01Pх – склад цеха Т-1;

02Pх – склад цеха Т-2;

03Pх – склад цеха Т-3;

04Pх – склад цеха Т-4;

05Pх – склад цеха В-2;

06Pх – склад цеха В-3.

Последняя цифра означает какой именно склад:

ххP0 – склад участка подготовки труб;

ххP1 – промышленный склад (1 стадии);

ххP2 – промышленный склад 2 стадии;

ххP4 – промышленный склад участка термообработки;

ххP7 -  склад готовой продукции;

ххP8 – склад отходов;

ххPP – склад участка экспортных труб

Код «Виды материала» так  же относится к разрядной системе  кодирования, т.к. содержит в себе некоторую  информацию о виде готовой продукции:

– муфты;

– лента;

– трубы.

На предприятии для  кодирования информации используется комбинированная система кодирования.

2.1.1.3 Характеристика входной информации

2.1.1.3.1 Нормативно-справочная информация

 

База данных состоит из 8 таблиц:

1. Виды материала.
2. Цех.
3. Склады.
4. Единицы измерения.
5. Марка стали.
6. Классы.
7. Стандарты.
8. Готовая продукция.

Таблица используется для  хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного  типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик  субъекта, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

Справочник «Виды материала» (рис. 2.2 и рис. 2.3) содержит следующие  поля:

- Вид материала, тип  данных – текстовый;

- Группа материала, тип  данных – числовой;

- Наименование группы  материала, тип данных – текстовый;

- Класс оценки, тип данных  – числовой.

В нем отображается информация о видах готовой продукции, которая  выпускается на предприятии, определяет некоторые характеристики материала и выполняет важные функции управления.

Рис. 2.2 Типы данных в таблице  «Виды материала»

Рис. 2.3 Таблица «Виды материала»

Справочник «Заводы» (рис. 2.4 и рис. 2.5) содержит следующие поля:

- Завод, тип данных  – числовой;

- Наименование завода  – тип данных – текстовый.

В нем отображается информация о цехах данного предприятия, в которых производится готовая продукция.

 

Рис. 2.4 Типы данных таблицы  «Заводы»

 

Рис. 2.5 Таблица «Заводы»

 

Справочник «Склады» (рис. 2.6 и рис. 2.7) содержит следующие поля:

- Завод, тип данных  – числовой;

- Склад, тип данных  – текстовый;

- Наименование склада, тип  данных – текстовый. 

В нем отображается информация о складах данного предприятия, на которых хранится готовая продукция. На уровне склада производится количественное управление запасами.

 

Рис. 2.6 Типы данных таблицы  «Склады»

 

Рис. 2.7 Таблица «Склады»

Справочник «Единицы измерения» (рис. 2.8 и рис. 2.9) содержит следующие  поля:

- ЕИ, тип данных - текстовый;

- Наименование ЕИ, тип  данных – текстовый.

В нем отображается информация о используемых единиц, служащих для измерения объема.

 

Рис. 2.8 Типы данных таблицы  «Единицы измерения»

 

Рис. 2.9 Таблица «Единицы измерения

Справочник «Марки стали» (рис. 2.10 и рис. 2.11) содержит следующие  поля:

- Марка стали, тип данных - текстовый;

- Полное наименование, тип  данных – текстовый.

В нем отображается информация о марках стали, из которых изготавливается  готовая продукция на предприятии.

 

Рис. 2.10 Типы данных таблицы  «Марки стали»

 

Рис. 2.11 Таблица «Марки стали»

 

Справочник «ГОСТ, ТУ» (рис. 2.13 и рис. 2.14) содержит поля:

- Стандарты тип данных - текстовый;

- Наименование ГОСТ, ТУ, тип  данных – текстовый.

В нем отображается информация о стандартах, по которым изготавливается продукция на предприятии.

 

Рис.2.13 Типы данных таблицы «ГОСТ, ТУ»