Раздел  Область данных может содержать  вычисляемые поля, предназначенные  для отображения в отчетах  значений выражений на основе  исходных данных.   

  В режиме Конструктора доступны  такие свойства отчета, как Сортировка  и группировка данных, которые  расположены на панели инструментов  конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию.

Копии экрана отчетов 

“Отчет в одну колонку”

 

“Табличный отчет”

 “Подробный итоговый отчет” 

 
 

“Краткий итоговый отчет”

7. Тела созданных макросов

 

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA. 

Вызов макроса совпадает по форме с вызовом функции, но его вычисление отличается от вычисления вызова функции. Первое отличие состоит в том, что в макросе не вычисляются аргументы. Тело макроса вычисляется с аргументами в том виде, как они записаны. Методы всегда предварительно вычисляют свои аргументы, а если есть необходимость чтобы аргумент не вычислялся, то такие формы определяются с помощью макроса.

Способ вычисления тела макроса. Вычисление вызова макроса состоит из двух пошаговых этапов. На первом этапе осуществляется вычисление тела определения с аргументами из вызова таким же образом, как и для функции. Этот этап называют этапом расширения или раскрытия макроса, поскольку возникающая форма, как правило, больше и сложнее исходной формы вызова. Часто говорят и о трансляции макросов, поскольку на этапе расширения макровызов транслируется в некоторое вычислимое выражение. На втором этапе вычисляется полученная из вызова раскрытая форма, значение которой возвращается в качестве значения всего макровызова.

ИМЕНА МАКРОСОВ

Если  макрообъект содержит только один макрос, имя макроса излишне. Для макроса  может использоваться имя макрообъекта. Однако в случае группы макросов необходимо присвоить каждому макросу уникальное имя.

АРГУМЕНТЫ

Аргумент  — это значение, которое обеспечивает необходимую для макрокоманды информацию, например, какая строка должна отображаться в окне сообщения, с каким элементом  управления следует выполнять действия и т. п. Некоторые аргументы являются обязательными, другие — нет. Аргументы отображаются в области Аргументы макрокоманды в нижней части окна построителя макросов

УСЛОВИЯ

Условие определяет требования, которые должны быть соблюдены, для того чтобы была выполнена макрокоманда. Можно использовать любое выражение, результатом которого являются значения «Истина» или «Ложь» либо «Да» или «Нет». Если выражение вычисляется как «Ложь», «Нет» или 0 (нуль), макрокоманда не будет выполнена. При любом другом значении выражения макрокоманда будет выполнена.

МАКРОКОМАНДЫ

Макрокоманды  — это простейшие элементы, из которых  строится макрос. В приложении Access предусмотрен большой выбор макрокоманд, которые позволяют выполнять разнообразные действия. Например, наиболее часто используются макрокоманды для открытия отчета, поиска записи, отображения окна сообщения или применения фильтра к форме или отчету. 

Вызов макроса совпадает по форме с вызовом функции, но его вычисление отличается от вычисления вызова функции. Первое отличие состоит в том, что в макросе не вычисляются аргументы. Тело макроса вычисляется с аргументами в том виде, как они записаны. Методы всегда предварительно вычисляют свои аргументы, а если есть необходимость чтобы аргумент не вычислялся, то такие формы определяются с помощью макроса.  

Второе отличие макроса от функции связано со способом вычисления тела макроса. Вычисление вызова макроса состоит из двух пошаговых этапов. На первом этапе осуществляется вычисление тела определения с аргументами из вызова таким же образом, как и для функции. Этот этап называют этапом расширения или раскрытия макроса, поскольку возникающая форма, как правило, больше и сложнее исходной формы вызова. Часто говорят и о трансляции макросов, поскольку на этапе расширения макровызов транслируется в некоторое вычислимое выражение. На втором этапе вычисляется полученная из вызова раскрытая форма, значение которой возвращается в качестве значения всего макровызова. 

8. Вид управляющей  кнопочной формы  и свойства созданных  элементов управления.

 

 
 
 
 

 
 

Элементы  управления — это объекты формы  или отчета, которые служат для вывода данных на экран, выполнения макрокоманд или оформления формы или отчета. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку — для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник — для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.

В Microsoft Access на панели элементов в режимах конструктора формы и конструктора запроса имеются следующие типы элементов управления: надпись, поле, группа, выключатель, переключатель, флажок, поле со списком, список, кнопка, рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта, разрыв страницы, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, линия, прямоугольник и дополнительные элементы HTML и ActiveX.

Элементы  управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанные  элементы управления присоединены к  полю базовой таблицы или полю запроса и используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение, в котором могут быть данные из поля базовой таблицы или поля запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободных элементов управления источников данных не существует. Используются они для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков.

Надписи предназначены для отображения  в форме или отчете описательных текстов: заголовков, подписей или кратких  инструкций. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.

Надпись может быть присоединена к другому  элементу управления (такую надпись называют подписью). Например, если поле создается с присоединенной надписью, которая содержит подпись этого поля, эта надпись появляется как заголовок столбца в форме в режиме таблицы.

Надпись, созданная с помощью инструмента  «Надпись», размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений (например, заголовков формы или отчета), а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля, используемые в форме или отчете для отображения  данных из таблицы, запроса или инструкции SQL, называют присоединенными, потому что они связаны с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группа  используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выбор параметров простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки, набора флажков, переключателей или выключателей.

К полю присоединяется только рамка группы, а не находящиеся в ней флажки, выключатели или переключатели. Пользователь не должен определять свойство Данные (ControlSource) для каждого элемента управления в группе. Вместо этого следует задать в свойстве Значение параметра (OptionValue) каждого флажка, выключателя или переключателя число, являющееся допустимым для поля, к которому присоединена рамка группы. При выборе параметра в группе Microsoft Access вводит в поле значение, равное значению свойства Значение параметра (OptionValue) выбранного элемента.

В свойстве Значение параметра (OptionValue) требуется задавать число, так как значение группы может быть только числовым. Microsoft Access сохраняет это число в базовой таблице.

Группа  может быть также связана с  выражением или быть свободной. Свободные группы применяются в специальных диалоговых окнах для принятия данных, вводимых пользователем, и для выполнения действий на основе этих данных.

10. Литература

 

1. Пасько  В. Microsoft Office 97 (русифицированная версия). – К.: Издательская группа BNH, 1998.
2. Бекаревич Ю. Б. Microsoft Access 2000. – СПб.: BHV, 2001.
3. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. – СПб.: Питер, 2000.
4. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: BHV – Санкт- Петербург, 2000.
5. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г., Базы данных: Учебник для высших учебных заведений – СПб.: Корона принт, 2002.
6. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office в целом - СПб.: BHV – Санкт- Петербург,1998.
7. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. – СПб.: Питер, 1999.
8. Сигел Ч. Изучи сам Access 97. – Мн.: ООО “Попури”, 1998.