Компьютерные системы для административной деятельности

   Внедрение современных технических средств в процессы обработки информации преследует следующие цели:

• создание новых информационных комплексов;
• сокращение трудовых и материальных затрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;
• улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;
• надежность хранения и использования документов;
• повышение производительности и улучшение условий труда управленческого персонала, работающего с документами.

   Наибольший  производственный эффект достигается  при совместном применении вычислительной и организационной техники. При  этом основным требованием к техническим  средствам является их технологическая  совместимость и возможность  агрегатирования в единую систему. Состав самих комплектов технических средств зависит от конкретных условий организации (предприятия) и его документооборота. Выбор номенклатуры и количества технических средств осуществляется в следующей последовательности:

• выбор и тематическая «группировка задач»;
• определение объемов работ за планируемый период по видам выполняемых операций;

• примерный (ориентировочный) перечень технических  средств;
• расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

   При выборе технических средств обработки  документной информации следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и практического освоения, достигнутым уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями текущего (оперативного) ремонта.

   Современный рынок средств оргтехники столь представителен, что мы можем привести лишь небольшой перечень применяемых в отечественной практике механизмов, автоматов и устройств для обработки документной информации:

   -копировальные  автоматы фирм «Brother», «Cannon»;

   телефоны (радиотелефоны) фирм «Panasonic»;

   телефаксы фирм «Panasonic»;

   переговорные  устройства типа «секретарь — директор», «пульт директорской связи» фирмы «Commax»;

   пейджеры фирм «Global Net», «Motorola Advision», «bravo»;

   мини-типографии Rex-Rotary;

   ламинаторы, уничтожители бумаг. Резаки: комплекты фирмы «GMP-Росс-Ком»;

   офисная мебель: комплекты фирм «Bau-Flex», «А.Р Импекс», «КТ-технологии», «Martex», «Росспецстой»;

   сейфы (в наборах) фирм «Sentry-Consul»².

   Возможности современного дизайна информатизации управленческой деятельности вполне реальны. В этом убеждают постоянные международные  и отечественные выставки-ярмарки  оргтехники, проводимые в России девяностых годов.

   В условиях информатизации народного хозяйства России основным параметром и продуктом управленческого труда становится информация, в том числе и ее документная составляющая.

   Информация  постепенно переходит в категорию товара, приобретая характер потребительской стоимости. При этом очевидно, что информационные системы управления позволяют освободить часть рабочего времени для расширения коммуникаций с работниками и диалога с системой управления, включающего в себя и реализацию механизма обратной связи в качестве контроля исполнения.

   Компьютеризация позволяет повысить комфортность управленческого  труда за счет получения достоверной информации и работы с пакетами прикладного ПО, имитирующего интеллектуальную составляющую общего потенциала предприятия или его структурного подразделения.

   Руководитель  получает возможность выбрать из набора решений — лучшее, а неправильное (из ряда неопределенных решений) —  на его собственный взгляд. Разумеется, стоимость результатов принятого решения увеличивается, а информация как отражение управленческого решения, многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в вещественных элементах производства. Неверно же принятое решение в масштабах региона, отрасли, государства может привести к ощутимым социально-экономическим и политическим потерям.

   Так, принятое ранее решение о строительстве  Байкало-Амурской железнодорожной магистрали с затратами 7 млрд. долларов (в сопоставимых ценах 60—70-х годов) в настоящее время представляется ошибочным и теперь приходится изыскивать многомиллионные ассигнования для поддержания жизнеспособности отдельных участков магистрали и сложившейся инфраструктуры.

   Несомненно, компьютерное обеспечение труда руководителя уменьшает риск двойственного характера труда руководителя как высококвалифицированного специалиста и организатора производства. Автоматизированные информационные системы управления существенно сокращают время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

   Автоматизация управленческого труда, кроме того, существенно снижает потребность в мобильности руководителя: в служебных командировках и посещении структурных подразделений.

   Информационная  система управления обеспечивает руководителя достоверной и полной информацией о состоянии управления объекта управления для принятия решения и контроля исполнения. Руководитель (менеджер) в этих условиях будет постепенно адаптироваться к офисному, кабинетному стилю работы, что в условиях командно-административной системы считалось крупным недостатком управленческого труда.

   Компьютеризация позволяет существенно расширить  возможности реализации самого управленческого  труда, обогащая его формы. Так, стали  возможны немыслимые ранее деловые игры и моделирование, электронные записные книжки, телевизионные конференции, деловое слово, машиночитаемые бланки и форматы документной информации.

   Содержательной  базой создания и развития различных  информационных услуг являются базы данных и знаний (БД и БЗ), наполняемые полезными сведениями, содержащимися и в документной информации. Сервисные функции документально-информационных систем позволяют повысить уровень содержания и качества кадровой работы, технического и организационного творчества персонала.

   Автоматизация административного и управленческого  труда способствует усилению воздействия законов и принципов управления, широко известных в теории: единства систем управления, сопоставимости управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени. Мы полагаем, что краткое знакомство с ними весьма полезно всем, кто имеет дело с документной информацией.

   Закон единства систем управления реализуется путем создания организационных и технических предпосылок для создания единой и доступной БД, ликвидации обособленности и дублирования подсистем, накопления данных о функционировании предприятия, организации.

   Закон сопоставимости управляющей и управляемой систем реализуется за счет соотношения производственного и управленческого потенциала, определяемого, как правило, уровнем фондовооруженности и соответствия профессионального уровня руководителей и специалистов современному технологическому уровню.

   Закон пропорциональности производства и управления отчетливо проявляет себя в органичном соотношении прогнозирования и планирования при создании бизнес-плана, поддержания оптимальных социально-экономических и производственных пропорций.

   Закон экономии времени требует постоянного  уменьшения затрат живого труда в  процессах подготовки и реализации управленческих решений. Информационно-документационные процессы отчетливо иллюстрируют различные  проявления закона.

   Отдельные законы и закономерности отражают весьма существенные особенности компьютеризации управленческого труда. Таковы законы экономии интеллектуального труда, эволюции методов управления.

   Закон экономии интеллектуального труда  отчетливо реализуется за счет создания и развития базы знаний (БЗ), основанной на информационной технологии и включающей в себя применение экономико-математических методов при оперативно-перспективном планировании; набор типовых вариантов и ситуаций, их решения, методов их преодоления и возможных последствий; нетрадиционных целей, проблем их решений, обучающих программ и нереализованных, в том числе «нелепых», предложений.