Компьютерные системы для административной деятельности

Содержательной  базой создания и развития различных  информационных услуг являются базы данных и знаний (БД и БЗ), наполняемые полезными сведениями, содержащимися и в документной информации. Сервисные функции документально-информационных систем позволяют повысить уровень содержания и качества кадровой работы, технического и организационного творчества персонала.

Автоматизация административного и управленческого  труда способствует усилению воздействия законов и принципов управления, широко известных в теории: единства систем управления, сопоставимости управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени. Мы полагаем, что краткое знакомство с ними весьма полезно всем, кто имеет дело с документной информацией.

Закон единства систем управления реализуется путем создания организационных и технических предпосылок для создания единой и доступной БД, ликвидации обособленности и дублирования подсистем, накопления данных о функционировании предприятия, организации.

Закон сопоставимости управляющей и управляемой систем реализуется за счет соотношения производственного и управленческого потенциала, определяемого, как правило, уровнем фондовооруженности и соответствия профессионального уровня руководителей и специалистов современному технологическому уровню. 
 

Прямые  вопросы:

1. Как используются компьютеры в административном управлении?

Основные  применения компьютеров в административном управлении следующие.

Электронный офис. Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники. В нее обычно входят такие компоненты, как:

• текстовые редакторы;
• интегрированные пакеты программ;
• электронные таблицы;
• системы управления базами данных;
• графические редакторы и графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);
• электронные записные книжки;
• электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний и др.;
• электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;
• автоматические телефонные справочники, которые можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

Более подробно многие из перечисленных компонент  описаны в главе 6 «Программное обеспечение».

Автоматизация документооборота с использованием специальных электронных устройств:

• адаптера (лат. adaptare — приспособлять) связи с периферийными устройствами, имеющего выход на телефонную линию;
• сканера (англ. scan — поле зрения) для ввода в компьютер документов — текстов, чертежей, графиков, рисунков, фотографий.

Электронная почта. Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем, в которой компьютер берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений. Для осуществления такой пересылки отправитель и получатель не обязательно должны одновременно находиться у дисплеев и не обязательно должны быть подключены к одному компьютеру.

Отправитель сообщения прежде всего запускает программу отправки почты и создает файл сообщения. Затем это сообщение передается в систему пересылки сообщений, которая отвечает за его доставку адресатам. Спустя некоторое время сообщение доставляется адресату и помещается в его «почтовый ящик», размещенный на магнитном диске. Затем получатель запускает программу, которая извлекает полученные сообщения, заносит их в архив и т.п.

Система контроля исполнения приказов и распоряжений.

Система телеконференций. Это основанная на использовании компьютерной техники система, позволяющая пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда, и во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами.

Пользователи  обеспечиваются терминалами (обычно это  дисплеи и клавиатуры ), подсоединенными к компьютеру, которые позволяют им связываться с другими членами группы. Для передачи информации между участниками совещания используются линии связи.

Работа  системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечение их присутствия на совещании и передача сообщаемой ими информации другим участникам совещания.

В некоторых  системах телеконференцсвязи участники  имеют возможность «видеть» друг друга, что обеспечивается подсоединенными  к системам телевизионными камерами и дисплеями.

2. Какую роль играют компьютеры в управлении технологическими процессами?

Основных  применений два:

• в гибких автоматизированных производствах (ГАП);
• в контрольно-измерительных комплексах.

В гибких автоматизированных производствах компьютеры (или микропроцессоры) решают следующие задачи:

• управление механизмами;
• управление технологическими режимами;
• управление промышленными роботами.

Применение  компьютеров в управлении технологическими процессами оправдано тогда, когда  существует потребность в частых изменениях реализуемых функций. Пример гибких автоматизированных производств  — заводы-роботы в Японии.

Одной из новых областей является создание на основе персональных компьютеров  контрольно-измерительной аппаратуры, с помощью которой можно проверять изделия прямо на производственной линии.

В развитых странах налажен выпуск программного обеспечения и специальных сменных  плат, позволяющих превращать компьютер в высококачественную измерительную и испытательную систему.

Компьютеры, оснащенные подобным образом, могут  использоваться в качестве запоминающих цифровых осциллографов, устройств сбора данных, многоцелевых измерительных приборов.

Применение  компьютеров в качестве контрольно-измерительных  приборов более эффективно, чем выпуск в ограниченных количествах специализированных приборов с вычислительными блоками.

В системах обработки данных и учреждениях  обычно АРМ — это дисплей с  клавиатурой, но может использоваться также и принтер, внешние запоминающее устройство и др.

3. Какую роль играют компьютеры в обучении?

Процесс подготовки квалифицированных специалистов длителен и сложен. Обучение в средней  школе и затем в вузе занимает почти треть продолжительности  жизни человека. К тому же в современном  информационном обществе знания очень  быстро стареют. Чтобы быть способным  выполнять ту или иную профессиональную деятельность, специалисту необходимо непрерывно пополнять своё образование.

Поэтому в наше время основная задача среднего и высшего этапов образования состоит не в том, чтобы сообщить как можно больший объем знаний, а в том, чтобы научить эти знания добывать самостоятельно и творчески применять для получения нового знания. Реально это возможно лишь с введением в образовательный процесс средств новых информационных технологий (СНИТ), ориентированных на реализацию целей обучения и воспитания.

1. Автоматизированные  обучающие системы  (АОС) — комплексы программно-технических и учебно-методических средств, обеспечивающих активную учебную деятельность. АОС обеспечивают не только обучение конкретным знаниям, но и проверку ответов учащихся, возможность подсказки, занимательность изучаемого материала и др.

АОС представляют собой сложные человеко-машинные системы, в которых объединяется в одно целое ряд дисциплин: дидактика (научно обосновываются цели, содержание, закономерности и принципы обучения); психология (учитываются особенности характера и душевный склад обучаемого); моделирование, машинная графика и др.

Основное  средство взаимодействия обучаемого с  АОС — диалог. Диалогом с обучающей системой может управлять как сам обучаемый, так и система. В первом случае обучаемый сам определяет режим своей работы с АОС, выбирая способ изучения материала, который соответствует его индивидуальным способностям. Во втором случае методику и способ изучения материала выбирает система, предъявляя обучаемому в соответствии со сценарием кадры учебного материала и вопросы к ним. Свои ответы обучаемый вводит в систему, которая истолковывает для себя их смысл и выдает сообщение о характере ответа. В зависимости от степени правильности ответа, либо от вопросов обучаемого система организует запуск тех или иных путей сценария обучения, выбирая стратегию обучения и приспосабливаясь к уровню знаний обучаемого.

2. Экспертные обучающие  системы (ЭОС). Реализуют обучающие функции и содержат знания из определенной достаточно узкой предметной области. ЭОС располагают возможностями пояснения стратегии и тактики решения задачи изучаемой предметной области и обеспечивают контроль уровня знаний, умений и навыков с диагностикой ошибок по результатам обучения.

3. Учебные базы данных (УБД)  и учебные базы  знаний (УБЗ), ориентированные на некоторую предметную область. УБД позволяют формировать наборы данных для заданной учебной задачи и осуществлять выбор, сортировку, анализ и обработку содержащейся в этих наборах информации. В УБЗ, как правило, содержатся описание основных понятий предметной области, стратегия и тактика решения задач; комплекс предлагаемых упражнений, примеров и задач предметной области, а также перечень возможных ошибок обучаемого и информация для их исправления; база данных, содержащая перечень методических приемов и организационных форм обучения.

4. Системы Мультимедиа. Позволяют реализовать интенсивные методы и формы обучения, повысить мотивацию обучения за счет применения современных средств обработки аудиовизуальной информации, повысить уровень эмоционального восприятия информации, сформировать умения реализовывать разнообразные формы самостоятельной деятельности по обработке информации.

Системы Мультимедиа широко используются с  целью изучения процессов различной  природы на основе их моделирования. Здесь можно сделать наглядной  невидимую обычным глазом жизнь  элементарных частиц микромира при  изучении физики, образно и понятно  рассказать об абстрактных и n-мерных мирах, доходчиво объяснить, как  работает тот или иной алгоритм и  т.п. Возможность в цвете и со звуковым сопровождением промоделировать реальный процесс поднимает обучение на качественно новую ступень.