Компьютерные системы для административной деятельности

   Закон эволюции методов управления (от административных к организационным) требует неуклонного совершенствования стиля и форм деятельности. Как известно, суть административных методов сводится к координации и управлению по результатам (отклонениям) и требует отлаженной совокупности дисциплинированных воздействий.

   Администрирование как способ управления является следствием дефицита информации или низкого уровня профессионализма руководителя. Основой же организационных методов управления являются планирование, организация и воздействия по упреждению нежелательных отклонений; органическая и динамическая связь социально-экономических, морально-психологических аспектов.

   Указанные закономерности и степень их реализации в процессах информационно-документационного  обеспечения позволяют привести в действие факторы стабильности, гибкости, адаптации и интеграции, кооперации различных элементов и процессов управленческого труда³.

   Информатизация (компьютеризация) процессов обработки документной информации с неизбежностью подводит нас к переосмыслению фундаментальных понятий документоведения: документооборота, делопроизводства, систематизации и хранения, контроля исполнения. По сути, и само понятие «документ» получает расширительное и достаточно универсальное толкование, охватывающее широкий спектр организационно- распорядительной, научно-технической и технологической документации.

Часть 2

Тематические  и прямые вопросы 

Тематические  вопросы:

1. Основные элементы, информатизации

Основными элементами информатизации управленческой деятельности, как известно, являются: программное обеспечение (ПО), компьютерная и организационная техника, коммуникационные средства. Оргтехника включает в себя широкий спектр устройств, реализующих механизацию рутинных (ручных) операций: копировальные машины и автоматы, телефоны (радиотелефоны), телефаксы, переговорные устройства, мини-типографии, ламинаторы, уничтожители документов, офисную и специализированную мебель (различные модели сейфов, турникетов, секционных шкафов) и др.

Наиболее  разнообразный объем программного обеспечения реализован в отечественной практике бухгалтерского учета. Среди наиболее популярных программ специалисты называют: «1С», «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Супер-бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер проф.», «Парус». Этот перечень далеко не полон, так как практически ежедневно пополняется специализированными фирмами — разработчиками и поставщиками различных программных продуктов.

2. Экономическое и  финансовое обеспечение

Экономическая и финансовая деятельность в сфере  управления представлена следующими программами и фирмами — создателями ПО:

«Экономический анализ и прогноз деятельности» (фирма «ИНЕК»): технико-экономическое прогнозирование, бизнес-план, технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и выбор альтернативных вариантов; прогноз баланса, материальных и финансовых потоков;

«Финансовый анализ предприятия» (фирма «ИНСОФТ»):общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости, ликвидности баланса, финансовых коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.

Несомненно, программное обеспечение процессов сбора, обработки и выдачи документной информации существенно повышает эффективность и качество управленческого труда. При этом следует помнить об экономической целесообразности приобретения и освоения программ применительно к масштабности и конкурентоспособности производства.

Современная отечественная и зарубежная информационная индустрия позволяет эффективно использовать накопленные в мире программные продукты. Информатизация современного общества постоянно наращивает номенклатуру компьютерной техники самого различного характера. Несомненный прогресс информатизации общества, связанный с возможностями всемирной сети Интернет, позволяет по-новому взглянуть на возможности баз данных и знаний, применяемых при формировании документационного обеспечения управления промышленными объектами.

3. Особенности управленческого  труда в условиях  компьютеризации

В условиях информатизации народного хозяйства России основным параметром и продуктом управленческого труда становится информация, в том числе и ее документная составляющая.

Информация  постепенно переходит в категорию товара, приобретая характер потребительской стоимости. При этом очевидно, что информационные системы управления позволяют освободить часть рабочего времени для расширения коммуникаций с работниками и диалога с системой управления, включающего в себя и реализацию механизма обратной связи в качестве контроля исполнения.

Компьютеризация позволяет повысить комфортность управленческого  труда за счет получения достоверной информации и работы с пакетами прикладного ПО, имитирующего интеллектуальную составляющую общего потенциала предприятия или его структурного подразделения.

Руководитель  получает возможность выбрать из набора решений — лучшее, а неправильное (из ряда неопределенных решений) —  на его собственный взгляд. Разумеется, стоимость результатов принятого решения увеличивается, а информация как отражение управленческого решения, многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в вещественных элементах производства. Неверно же принятое решение в масштабах региона, отрасли, государства может привести к ощутимым социально-экономическим и политическим потерям.

Так, принятое ранее решение о строительстве  Байкало-Амурской железнодорожной магистрали с затратами 7 млрд. долларов (в сопоставимых ценах 60—70-х годов) в настоящее время представляется ошибочным и теперь приходится изыскивать многомиллионные ассигнования для поддержания жизнеспособности отдельных участков магистрали и сложившейся инфраструктуры.

Несомненно, компьютерное обеспечение труда руководителя уменьшает риск двойственного характера труда руководителя как высококвалифицированного специалиста и организатора производства. Автоматизированные информационные системы управления существенно сокращают время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.

Автоматизация управленческого труда, кроме того, существенно снижает потребность в мобильности руководителя: в служебных командировках и посещении структурных подразделений.

Информационная  система управления обеспечивает руководителя достоверной и полной информацией о состоянии управления объекта управления для принятия решения и контроля исполнения. Руководитель (менеджер) в этих условиях будет постепенно адаптироваться к офисному, кабинетному стилю работы, что в условиях командно-административной системы считалось крупным недостатком управленческого труда.

Компьютеризация позволяет существенно расширить  возможности реализации самого управленческого  труда, обогащая его формы. Так, стали  возможны немыслимые ранее деловые игры и моделирование, электронные записные книжки, телевизионные конференции, деловое слово, машиночитаемые бланки и форматы документной информации.