Разработка и создание информационной системы для автоматизации деятельности отдела управления

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

        добавлять в таблицу одну или несколько записей;

        удалять из таблицы одну или несколько записей;

        обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

        находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными.

Основная цель проектирования БД – это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

        Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.

        Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных.

        Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

        Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

        В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей.

        Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

        Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

        Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима.

Так как Microsoft Access является современным приложением
Windows, можно использовать в работе все возможности DDE
(динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE
позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим
поддерживающим DDE приложением Windows. В Microsoft Access можно
при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен
данными с другими приложениями.

OLE является более изощренным средством Windows, которое
позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить
какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть
картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других
поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц
используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов).
Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц
необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access
значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно
знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access
использует однажды заданные связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое
возможностями средство графического задания запроса – так называемый
«запрос по образцу» (query by example), которое используется для задания
данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для
выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы
с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за
секунды построить довольно сложный запрос.

Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть
использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей
станции, так и в сети – в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft
Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько
пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и
обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие
пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам
(таблицам, формам, запросам) базы данных. Microsoft Access автоматически
обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными
пользователями. Access также опознает и учитывает защитные средства
других подсоединенных к базе данных структур (таких, как базы данных
Paradox, dBASE и SQL).

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки
приложений, которые могут быть использованы программистами или
квалифицированными пользователями при создании процедур для
автоматизации управления и обработки данных.

Microsoft Access предоставляет дополнительные средства разработки
приложений, которые могут работать не только с собственными форматами
данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД.
Возможно, наиболее сильной стороной Access является его способность
обрабатывать данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов
dBASE, Paradox, Btrieve, FoxPro и любой другой базы данных SQL,
поддерживающей стандарт ODBE. Это означает, что можно использовать
Access для создания такого приложения Windows, которое может
обрабатывать данные, поступающие с сетевого сервера SQL или базы данных
SQL на главной ЭВМ.

Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Access, для
постановки и решения задачи, автоматизации процесса ведения
документации и отчетности в Администрации Курагинского района.

Достоинством Access как клиента к серверной базе данных является наличие мощных и простых средств, для разработки интерфейса — форм, отчетов и страниц Web.

Настраиваемая среда разработчика

При запуске Access отображается панель инструментов. Данная панель упрощает процесс открытия существующих баз данных и создания новых (из шаблонов, имеющихся в Access или доступных на Microsoft.com). Также можно добавлять узлы (Network Place) — папки, находящиеся на локальном ПК или в другом месте, доступ к которым обеспечивается через URL.

Группа Открытие файла (Open File) на панели задач содержит ссылки на недавно использовавшиеся базы данных. Группа Создание (New File) предлагает возможность быстрого создания файлов баз данных. Ссылка Выбор файла (Choose File) группы Создание из имеющегося файла (New from Existing File) вызывает окно браузера, в котором можно выбрать нужный файл. Группа Создание с помощью шаблона (New from Template) позволяет выбрать шаблон, имеющийся на компьютере или доступный на узле корпорации Microsoft. Ссылка Добавление узла позволяет создавать папки, доступ к которым обеспечивается через URL.

Access позволяет настраивать меню и панели инструментов в соответствии с собственными предпочтениями и потребностями. Система может отображать сокращенный набор элементов меню и кнопок панелей инструментов либо автоматически предлагать те из них, которыми вы пользуетесь наиболее часто. Можно изменять размеры панелей инструментов и располагать их в тех областях экрана, где вам удобно.

Другая полезная новинка — возможность назначения интерфейсным объектам системы гиперссылок обеспечивающих, прямой доступ к ресурсам Internet или корпоративной сети.

Access предлагает удобные средства автоматической проверки правописания.

Файлы проектов Access предоставляют возможность масштабирования баз данных на платформу Microsoft SQL Server 2000.

Интегрированная среда разработки Access (Integrated Development Environment, или IDE) имеет в своем составе механизм всплывающих подсказок. Всплывающая подсказка — это небольшое окно сообщения, которое автоматически появляется на экране всякий раз, когда курсор мыши оказывается над фрагментом текста с наименованием переменной. Механизм доступен только в режиме отладки.

Поддержка тем Windows XP. По умолчанию программа Access  применяет текущую тему операционной системы Windows XP к формам Access.

Возможность варьировать шрифт и размер шрифта в режиме конструктора запросов и режиме SQL.

Новые возможности доступа к данным из различных источников, включая экспорт, импорт.

Усовершенствованная поддержка современного стандарта XML (Extensible Markup Language — расширяемый язык гипертекстовой разметки), благодаря чему появляется возможность публикации таблиц, отчетов и форм в Internet и intranet в виде XML-документов, непосредственно связанных с базой данных Access.

Интерактивная обучающая система. Позволяет более полно освоить Microsoft Access.

Выгоды от проектирования АС в среде Windows с помощью Access:

      Устраняется необходимость в повторном вводе данных;

      Не требует затрат на дополнительное программное обеспечение;

      Обеспечивается согласованность проекта и его реализации;

      Увеличивается производительность разработки и переносимость
программ.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Установка программного обеспечения

Требования к компьютеру.

Для работы программы необходимо соответствие имеющихся технических средств, средствам, рекомендуемых разработчиком.

Программа  предназначена для работы на персональных компьютерах. Компьютер должен иметь:

      Операционную систему Microsoft Windows 98 и выше;

      Процессор Pentium 200 и выше;

      Оперативную память 32 Мбайт;

      Жесткий диск (свободного пространства не меньше 1 Гбайта);

      CD – проигрыватель (при установки с диска).

Установка системы.

Установка системы выполняется при помощи  специальной программы установки, которая находится на диске. Для установки системы необходимо выполнить следующие действия:

1.              Вставьте диск в дисковод;

2.              Скопировать папку Dbase;

3.              Запустить файл Dbase.exe;

После успешной установки и запуска указанного выше файла на экране появится главная форма разработанной программы (рисунок 5).

2.2. Разработка информационной системы

Под разработкой  понимается  соответствие  программы с особенностями конкретного предприятия. В нашем случае необходимо разработка под особенности отдела управления муниципальной собственности. То есть,    помимо стандартных функций таких как: данные о персонале, управленческом составе, составление договора на оказание услуг; необходимо автоматизировать специфические функции. К специфическим функциям относятся функции начисление и расчет арендной платы.

Для создания стандартных и специфических функций необходимо разработать ряд диалоговых и печатных форм, справочников и документов.

Концептуальное проектирование базы данных

Концептуальное проектирование базы данных - это процесс создания модели используемой на предприятии информации, не зависящей от любых физических аспектов ее представления.