Ревизия и контроль в растениеводстве

В зависимости от видов  ценностей, для хранения которых  предназначены склады, их можно подразделить на общие и специализированные. Общие склады предназначены для хранения товарно-материальных ценностей, которые не требуют создания особых условий, а специализированные - приспособлены для хранения специфических товарно-материальных ценностей: семян, товарного зерна, минеральных удобрений, ядохимикатов и гербицидов, горюче-смазочных материалов и т.п.

В сельскохозяйственном производстве складское хозяйство имеет свои особенности. Такие ценности, как семена, фуражное зерно, концентрированные корма, хранят в закрытых, специально оборудованных помещениях. Грубые корма (сено, солома и др.) хранят, как правило, в специально отведенных местах, в заскирдованном виде, картофель и корнеплоды - в буртах, а в специализированных картофелеводческих организациях - в картофелехранилищах. Сенаж и силос хранится в башнях и траншеях. Для хранения горюче-смазочных материалов создают специально оборудованные нефтесклады.

Ревизор (аудитор) проверяет  все ли сделано для нормальной работы складов и сохранности готовой продукции и материалов. Для этого необходимо:

- обеспечить четкий  распорядок дня работы складов,  включая оформление документации  и отражение операций текущего  дня в карточках складского  учета;

- установить круг лиц,  на которых возлагается ответственность за приемку, хранение и отпуск ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенной им продукции;

- заключить письменные  договоры о полной индивидуальной  ответственности с работниками,  которые должны нести материальную ответственность за недостачу ценностей;

- проводить инвентаризацию  готовой продукции и материалов  в порядке и сроки, установленные  Инструкцией по инвентаризации  активов и обязательств, утвержденной  постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180, и другими нормативными актами; представлять в бухгалтерию организации результаты проведенных инвентаризаций и контрольных выборочных проверок остатков отдельных видов продукции и материалов для своевременного отражения в учете.

Ревизоры проверяют  все ли складские помещения должны быть оснащены инвентарем и оборудованием в соответствии с правилами пожарного надзора и техники безопасности. На складах должны быть инструменты, необходимые для работы, а также проверенное и отлаженное весовое хозяйство и измерительное оборудование.

В местах хранения каждого  вида готовой продукции и материалов прикрепляют специальные ярлыки. В них указывают название продукции  или материалов, приводят их характеристику. Бланк ярлыка заполняет кладовщик  при поступлении ценностей на склад.

На складах материально  ответственные лица ведут количественный учет движения продукции и материалов. Для этих целей применяют карточку складского учета (форма 211-АПК), записи в которую производят только в  натуральных измерителях (кг, ц, м  и т.д.). В бухгалтерии организаций бланки карточек складского учета нумеруются и выдаются материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале регистрации.

Материально ответственные  лица карточку складского учета открывают  на каждое наименование (сорт) материальных ценностей с обязательным указанием их учетной цены.

На основании документов на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей кладовщик (заведующий складом) производит соответствующие записи в карточке складского учета и  выводит остатки после каждой записи. На складах карточки складского учета размещаются в специальных картотеках. Для удобства пользования карточками их размещают в алфавитном либо другом порядке с указанием на разделителе букв алфавита либо другого признака.

Карточки складского учета запасных частей в картотеке целесообразно размещать по группам и маркам машин, а внутри их - в алфавитном порядке.

На складах с небольшой  номенклатурой готовой продукции  и материалов вместо карточек складского учета применяют книгу складского учета (форма 212-АПК). В данной книге, как и в карточках, записи производят только в натуральных измерителях.

До передачи книги  на склад все страницы в ней  должны быть пронумерованы, а книга  прошнурована. На последней странице ставится подпись руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных на это руководителем организации.

Для каждого вида готовой  продукции и материалов в книге  складского учета открывают отдельный  счет. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как и в  аналитическом учете в бухгалтерии организации. По каждому субсчету в книге необходимо оставлять место для открытия новых счетов, если в течение года необходимо будет сделать записи о вновь поступивших материалах.

Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей.

Остатки товарно-материальных ценностей на начало года заносят  в книгу складского учета на основании  данных этого же документа за прошлый  год, подтвержденных инвентаризацией.

Количество поступающих  на склад ценностей записывают в  графу «Приход» книги, выданных со склада - в графу «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании готовой продукции, материалов в книге выводится остаток.

Заведующий складом (кладовщик) должен иметь у себя образцы подписей лиц, распоряжающихся отпуском товарно-материальных ценностей.

Следует отметить, что  записи в книгу или карточки складского учета производятся по каждому документу. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

Так как в сельскохозяйственных организациях отпуск кормов производится ежедневно на основании ведомости  расхода кормов (форма 202-АПК), а систематический  отпуск в течение месяца других видов  продукции и материалов - по лимитно-заборным картам (форма 201-АПК), то записи в книгу складского учета вносят по мере закрытия этих документов, но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным.

При отражении хозяйственных  операций и в книге (карточке) складского учета, и на документе должен проставляться один и тот же порядковый номер, определяемый с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

Если при записи по какому-либо виду товарно-материальных ценностей в книге или карточке складского учета допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: зачеркивается неправильная цифра или слово и над ней надписываются правильные данные, которые заверяются подписью кладовщика (заведующего складом). Правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.

Работники бухгалтерии  в присутствии кладовщика обязаны  систематически осуществлять проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также  своевременности и правильности записей в книге и карточках складского учета. Проверку записи операций и выведение остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке книги (карточки) складского учета. Если в результате такой проверки у материально ответственного лица выявлены серьезные нарушения, работник бухгалтерии обязан провести инструктаж, а в необходимых случаях доложить об этом главному бухгалтеру.

В конце месяца материально  ответственное лицо составляет отчет  о движении продукции и материалов (форма 215-АПК). Отчет составляется в двух экземплярах на основании документов на поступление и отпуск готовой продукции и материалов и записей в книге (карточках) складского учета. Один экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй (с подписью бухгалтера в приемке) - возвращается кладовщику после сверки его данных с документами.

Материально ответственные  лица отчеты составляют, как правило, в натуральных измерителях. Оценку отраженных в них материальных ценностей  производят в бухгалтерии.

На каждую группу материальных ценностей, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет.

В отчете указывают остаток  готовой продукции и материалов на начало месяца, затем заполняют  разделы «Поступило» и «Выбыло» и выводят остаток на конец месяца по каждому виду ценностей и в целом по счету.

Остаток материальных ценностей  на начало отчетного периода материально  ответственное лицо переносит из отчета за прошлый месяц, показанный по строке «Остаток на конец месяца»  в количественном и суммовом выражении.

В разделах «Поступило»  и «Выбыло» отчета поступление и  отпуск готовой продукции и материалов группируют по источникам поступления  и направлениям расходования. Такую  группировку целесообразно производить  по корреспондирующим счетам, которые  в дальнейшем проставляются на отчете в бухгалтерии организации при контировке документа. Такой порядок составления отчетов о движении продукции и материалов значительно облегчает их проверку и дальнейшее использование в учетной практике, устраняет необходимость разработок других документов по движению товарно-материальных ценностей.

На наш взгляд, было бы целесообразным в учетной политике организации закрепить последовательность отражения в отчетах о движении продукции и материалов источников поступления и направлений расходования товарно-материальных ценностей.

Так, например, в разделе  «Поступило» отчета установить следующие  позиции:

1 - от собственного производства (от урожая);

2 - от поставщиков;

3 - от подотчетных лиц;

4 - внутреннее перемещение;

5 - безвозмездное поступление;

6 - в погашение недостачи, порчи и т.д.

Грамотное и квалифицированное  составление отчетов о движении продукции и материалов имеет  важное значение как для ведения  сальдовых ведомостей, так и для  составления необходимой отчетности, а также заполнения регистров бухгалтерского учета.

Если в результате проверки бухгалтерией представленного  материально ответственным лицом  отчета о движении продукции и  материалов возникнут расхождения, то организация должна провести инвентаризацию остатков и выверить правильность их отражения в учете. Исправления в отчете заверяются подписями материально ответственного лица и бухгалтера.

Сельскохозяйственная  организация имеет собственный  машинно-тракторный и автомобильный  парк. Его эффективная эксплуатация требует своевременного проведения как текущих, так и капитальных ремонтов, что вызывает необходимость в приобретении запасных частей и ремонтных материалов. В связи с большим количеством наименований запасных частей и ремонтных материалов к автомобилям, тракторам, комбайнам и другим сельскохозяйственным машинам и механизмам отчет о движении продукции и материалов (форма 215-АПК) по данному виду товарно-материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что отчет составляется в суммовом выражении по укрупненным группам, т.е. без перечисления всех наименований запасных частей.

Отчет о движении продукции  и материалов в сроки, установленные  графиком документооборота, с приложенными к нему первичными документами на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей, представляется в бухгалтерию организации. Бухгалтер принимает и подписывает оба экземпляра отчета, один из которых, как уже было отмечено ранее, возвращается материально ответственному лицу.

Количественный учет топлива и смазочных материалов на складах также ведут в книге (карточке) складского учета. Материально ответственное лицо в конце месяца составляет отчет о движении топлива и смазочных материалов по форме 216-АПК.

Следует отметить, что  для обеспечения взаимосвязи  складского учета с данными синтетического учета в бухгалтерии организации ведутся сальдовые ведомости (формы 608-АПК и 609-АПК). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Ревизия  (аудит) операций по поступлению  продукции собственного производства

Готовая продукция - это изделия и полуфабрикаты, полностью законченные обработкой, соответствующие действующим стандартам или утвержденным техническим условиям, принятые на склад или заказчиком.

При проверке поступления продукции собственного производства необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

- состояние складского  хозяйства, условия хранения и  обеспечения сохранности продукции;

- полноту и своевременность ее оприходования;

- своевременность и  полноту инвентаризации и принятых  по ее результатам мер;

- реальность числящихся  остатков готовой продукции на  складе;

- выявление фактов  растрат, недостач и хищений  продукции;

- определение потерь, обусловленных естественными факторами и зависящими от людей условиями хранения продукции и ее транспортировки;

- установление причин  и должностных лиц, виновных  в допущенных недостачах.

Основой бухгалтерского учета является правильно оформленная  первичная документация, что позволяет обеспечить контроль за наличием, движением и сохранностью произведенной продукции. На практике организациями применяются формы первичных документов, утвержденные постановлением Минпрома РБ от 29.12.2004 № 21 «Об утверждении форм первичных учетных документов по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь и Инструкции о порядке применения и заполнения форм первичных учетных документов по учету основных средств и материалов для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь», но также могут использоваться и иные формы документов.

Кроме первичных документов источниками аудиторской проверки являются книги или карточки складского учета, отчетность материально ответственных  лиц, регистры аналитического и синтетического учета, главная книга, баланс организации (бухгалтерская отчетность), учетная политика, договоры и др.