Корпоративне право

        Забезпечення необхідної інформаційної бази для здійснення наглядовою радою своїх функцій є спільним завданням виконавчого органу (щодо обов’язку надання інформації) та наглядової ради (щодо обов’язку збору інформації"). У разі ненадання виконавчим органом необхідної інформації чи надання неповної інформації, члени наглядової ради зобов’язані вимагати від виконавчого органу надання такої інформації у повному обсязі. Члени наглядової ради повинні мати можливість ставити запитання, з’ясовувати та уточнювати незрозумілі питання і отримувати відповіді на них від виконавчого органу.

         Чергові засідання наглядової ради повинні проводитись стільки разів, скільки необхідно для належного виконання нею своїх функцій; у будь-якому випадку засідання наглядової ради повинні проводитись не рідше одного разу на три місяці.

         Основною організаційною формою роботи наглядової ради є засідання. З метою належного виконання своїх обов’язків наглядова рада повинна проводити свої засідання регулярно. Порядок скликання та проведення засідань наглядової ради повинен бути закріплений у внутрішніх документах товариства. У цих документах доцільно передбачити обов’язок участі у засіданнях наглядової ради членів виконавчого органу на вимогу ради.

         Рішення наглядової ради на її засіданні повинні прийматися шляхом голосування, при цьому кожен член наглядової ради повинен мати один голос. Поіменні підсумки голосування та прийняті наглядовою радою рішення повинні бути відображені у протоколі засідання наглядової ради.

Залежно від кількісного  складу та функцій наглядової ради, у складі ради доцільно формувати комітети наглядової ради:

а) з метою підвищення ефективності роботи наглядової ради доцільно створювати комітети для попереднього розгляду, аналізу та підготовки проектів рішень з питань, які відносяться до компетенції наглядової ради;

б) з метою запобігання  виникненню конфлікту інтересів  у посадових осіб органів товариства, наглядовій раді доцільно створювати аудиторський комітет та комітет з питань призначень і винагород, більшість членів яких повинні бути незалежними.

          Наглядова рада може створювати у своєму складі постійні або тимчасові комітети для попереднього розгляду та аналізу питань, які належать до компетенції наглядової ради. Постійні комітети допомагають наглядовій раді подолати недостатню поінформованість, яка може бути наслідком епізодичної участі членів ради у керівництві діяльністю товариства, та розглядати питання, які потребують більш детального та всебічного вивчення. Постійними комітетами можуть бути, наприклад, комітет стратегічного планування, комітет з питань фінансів та інвестицій, комітет з корпоративного управління.

          Тимчасові комітети створюються наглядовою радою у разі необхідності з метою координування окремих питань діяльності товариства, зокрема, для вивчення наслідків потенційної реорганізації товариства, проведення службових розслідувань за фактами зловживань посадових осіб товариства тощо.

        До постійних комітетів, які доцільно створювати з метою запобігання виникненню конфлікту інтересів у посадових осіб товариства, належать аудиторський комітет та комітет з питань призначень та винагород. Завданням аудиторського комітету є здійснення контролю за фінансово-господарською діяльністю товариства, надання пропозицій щодо обрання аудитора та контроль за його незалежністю, визначення напрямів необхідного аудиту.

        До його компетенції також відносяться питання звітності та управління ризиками. При здійсненні своїх функцій аудиторський комітет повинен співпрацювати з ревізійною комісією товариства, службою внутрішнього аудиту та зовнішнім аудитором.

          Завданням комітету з питань призначень та винагород товариства є забезпечення залучення до управління товариством кваліфікованих спеціалістів та створення необхідних стимулів для їх роботи. Основними функціями цього комітету є:

- визначення критеріїв  підбору кандидатур голови та членів виконавчого органу, керівників основних структурних підрозділів товариства;

- розробка політики товариства  у галузі винагород, включаючи  визначення розміру оплати праці  голови та членів виконавчого  органу, встановлення системи заохочень  для управлінського персоналу;

- розробка умов договорів  з головою та членами виконавчого  органу;

- попередня оцінка кандидатур  на посади голови та членів виконавчого органу, а також результатів їх діяльності;

- визначення відповідності  кандидатів у члени наглядової  ради та ревізійної комісії  критеріям підбору, визначеним у внутрішніх документах товариства;

- оцінка "незалежності" членів наглядової ради.

          У рамках своєї діяльності постійні та тимчасові комітети готують та надають наглядовій раді рекомендації для прийняття нею остаточних рішень. Наглядова рада несе відповідальність за рішення, прийняті на підставі рекомендацій її комітетів.

         Наглядова рада повинна мати право в разі необхідності приймати рішення про укладення угод стосовно надання наглядовій раді професійних консультаційних послуг (юридичних, аудиторських тощо); кошторис витрат наглядової ради повинен передбачати наявність відповідних ресурсів для оплати таких послуг.

        Оскільки члени наглядової ради персонально відповідають за рішення, прийняті від імені товариства, наглядова рада має право використовувати з метою вивчення та аналізу певних аспектів діяльності товариства послуги фахівців товариства (юристів, економістів, фінансистів, технологів тощо). Крім того, товариство повинно передбачити у своїх внутрішніх документах право наглядової ради користуватися за рахунок товариства професійними послугами зовнішніх консультантів шляхом укладення договорів від імені товариства про надання таких послуг.

        Наглядова рада один раз на рік звітує перед загальними зборами про свою діяльність та загальний стан товариства.

       Звіт наглядової ради, що надається на розгляд щорічних загальних зборів акціонерів, повинен містити повну інформацію про стан товариства, включаючи відомості про:

- господарську діяльність  товариства, включаючи опис характеру  та основних видів діяльності  з зазначенням основних категорій  товарів, що виробляються (послуг, що надаються; робіт, що виконуються), опис основних ринків та основних каналів збуту;

- основні фінансові показники  діяльності товариства за звітний  період;

- зміни в організаційній  структурі товариства;

- участь товариства в  інших підприємствах;

- плановані напрями діяльності  на наступний рік.

         Для забезпечення об’єктивності оцінки діяльності наглядової ради переважно із незалежних членів створюється спеціальний комітет.

        Оцінка діяльності ради як колективного органу повинна базуватись на об’єктивних та чітких критеріях, що включають результати діяльності товариства, досягнення довгострокових завдань, ефективність обраної стратегії тощо. Загальна оцінка діяльності товариства повинна також мати за мету визначення потреб наглядової ради у кваліфікованих фахівцях. Крім оцінки діяльності ради в цілому, необхідно проводити моніторинг та оцінку діяльності кожного члена наглядової ради, визначати можливості підвищення професійного рівня членів ради та вживати необхідні для цього заходи. При оцінці діяльності членів наглядової ради доцільно керуватися як мінімум такими критеріями: участь у засіданнях, рівень підготовки до засідань, неупередженість при прийнятті рішень.

          Основну роботу стосовно визначення критеріїв та проведення оцінки діяльності наглядової ради повинен здійснювати комітет наглядової ради з питань призначень та винагород, більшість членів якого повинні бути незалежними.

         Члени наглядової ради повинні отримувати справедливу винагороду та мати стимули для забезпечення успішної діяльності товариства. Інформація про індивідуальний або сукупний розмір та форму винагороди членів наглядової ради, кількість акцій, якими вони володіють, повинна оприлюднюватися у річному звіті.

        Критерії визначення розміру винагороди членів наглядової ради мають визначатись комітетом з питань призначень та винагород на основі схваленої загальними зборами товариства загальних критеріїв щодо винагород у товаристві.

         При визначенні розміру та порядку виплати винагороди членам наглядової ради потрібно враховувати, що винагорода повинна включати в себе механізм стимулювання їх діяльності. Доцільно, щоб винагорода складалася з фіксованої та змінної частин. При цьому змінна частина повинна прямо залежати від результатів діяльності особи та товариства взагалі.

        Голова та заступник голови наглядової ради обираються членами наглядової ради більшістю голосів. За рішенням загальних зборів членам наглядової ради може виплачуватись винагорода в період виконання обов’язків, або ж здійснюватись компенсація витрат, пов’язаних із виконанням ними функцій членів наглядової ради. Члени наглядової ради несуть відповідальність за збитки, понесені товариству в результаті їх дій (бездіяльності). При цьому члени наглядової ради, які голосували проти рішення, яке спричинило збитки, або ті, що не приймали участь у голосуванні, відповідальності не несуть.

         Для забезпечення ефективної діяльності корпорації та її органів, належного інформування акціонерів та зацікавлених осіб товариству доцільно запровадити посаду корпоративного секретаря.

        Корпоративний секретар є посадовою особою товариства, яка призначається наглядовою радою та їй підпорядковується. Основними завданнями корпоративного секретаря є:

- забезпечення підготовки та проведення загальних зборів акціонерів, засідань наглядової ради та виконавчого органу;

- забезпечення надання  своєчасної та достовірної інформації  про товариство органам товариства  та акціонерам;

- зберігання документів  товариства, включаючи архів товариства; забезпечення зв’язку з акціонерами, у тому числі роз’яснення акціонерам їх прав, розгляд звернень акціонерів щодо порушення їх прав;

- надання органам товариства  висновків та розробка пропозицій  щодо приведення внутрішніх документів  товариства у відповідність до  Принципів корпоративного управління.

          З метою встановлення у товаристві прозорого документообігу та чіткого дотримання порядку організації діяльності органів товариства до повноважень корпоративного секретаря доцільно віднести функції секретаря загальних зборів, наглядової ради та виконавчого органу.

          Корпоративний секретар повинен володіти необхідними для виконання своїх завдань знаннями, бездоганною репутацією, а також користуватися довірою з боку акціонерів.

        Виконавчим органом акціонерного товариства, який здійснює керівництво його поточною діяльністю, є правління або інший орган, визначений статутом.

        Виконавчий орган вирішує всі питання діяльності акціонерного товариства, крім тих, які віднесені до компетенції загальних зборів та наглядової ради товариства. Він є підзвітним загальним зборам акціонерів та наглядовій раді акціонерного товариства та організовує виконання їх рішень. Виконавчий орган діє від імені акціонерного товариства у межах, встановлених статутом акціонерного товариства та законом. Виконавчий орган підзвітний наглядовій раді та загальним зборам акціонерів.

          Виконавчий орган акціонерного товариства може бути колегіальним (правління, дирекція) чи одноосібним (директор, генеральний директор).

         Виконавчий орган здійснює керівництво поточною діяльністю товариства, що передбачає його відповідальність за реалізацію мети, стратегії та політики товариства.

         Виконавчий орган розробляє та передає на затвердження наглядовій раді проекти річного бюджету та стратегії товариства, самостійно розробляє і затверджує поточні плани та оперативні завдання товариства і забезпечує їх реалізацію. Участь у розробленні річного бюджету та стратегії корпорації зумовлюється тим, що саме виконавчий орган володіє усією необхідною інформацією про товариство, його ресурси та потужності і саме він буде у підсумку відповідати за їх реалізацію. У процесі розроблення річного бюджету та стратегії виконавчий орган повинен тісно співпрацювати із радою, яка відповідає за остаточне ухвалення цих документів.

          Під час здійснення управління поточною діяльністю виконавчий орган повинен самостійно, в межах, визначених чинним законодавством та внутрішніми документами товариства повноважень, приймати рішення, укладати угоди та здійснювати інші дії від імені товариства, спрямовані на досягнення мети товариства. Здійснюючи контроль за діяльністю виконавчого органу, рада не повинна втручатися у поточну діяльність товариства.

          У разі необхідності впровадження нових напрямів діяльності товариства виконавчий орган повинен ініціювати внесення на розгляд загальних зборів пропозиції про внесення зміни до статуту шляхом розширення (зміни) предмету діяльності товариства.