Организация и планирование работы местной администрации

4) Создание единого пункта обслуживания клиентов по предоставлению муниципальных услуг (лучше всего на первом этаже здания администрации). В нем принимаются все обращения клиентов и выдаются все ответы на обращения. Там можно ознакомиться с реестром муниципальных услуг, предоставляемых в администрации, информационными картами по любой услуге, получить бланки формуляров для заполнения требуемых заявительных документов, а также необходимую консультацию. Внедрение такой технологии позволяет кардинально улучшить работу администрации с населением, обеспечить ее соответствие международным стандартам качества.

Еще одним механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений.

Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение.

Организация управленческого труда муниципальных служащих - один из важнейших факторов эффективной работы местной администрации. Его значение зачастую недооценивается руководителями и специалистами администраций. Однако именно рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая устойчивое положение муниципальных образований.

Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации.

Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация - совместное участие работников в одном или нескольких взаимосвязанных процессах. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций.

Система планирования, организация и стиль работы муниципальной администрации в значительной степени зависят от личности руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а руководитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация как исполнительный орган организуется на принципе единоначалия. В зависимости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы администрации может изменяться и сама ее структура, например количество заместителей и распределение обязанностей между ними.

В теории менеджмента известно несколько стилей работы руководителя, оказывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, берущий на себя решение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, оставляющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех текущих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблюдается сочетание того и другого. Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиальную работу, выслушивать различные точки зрения, постоянно сверять принятые решения с ходом их реализации, не бояться вносить в них необходимые коррективы.

Таким образом, значение организации и планирования работы местной администрации заключается в том, что местное самоуправление занимает особое место в механизме управления обществом и государством. Органы местного самоуправления и органы государственной власти разные виды, предметы их ведения значительно уже. Органы местного самоуправления самостоятельны и независимы, осуществляют власть на местах, ведают особым объектом управления – вопросами местного значения, имеет особый субъект – это население.

Местное самоуправление основано на ряде принципов, которые закреплены в Конституции Российской Федерации и Федеральных законах. Принципы самоуправления это обусловленные природой местного самоуправления коренные начала и идеи, лежащие в основе организации и деятельности населения, закрепленные в нормах права. Функции являются основными направлениями муниципальной деятельности. Самой основной функцией местного самоуправления, безусловно, является обеспечение потребности населения в социально-культурно, коммуникационно-бытовых и других жизненно важных услугах. Поскольку данные вопросы являются наиважнейшими для населения независимо от территории расположения муниципального образования.

2. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ  И ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

С целью обеспечения соответствия текущей деятельности местной администрации стоящим перед ней целям и задачам формируется система планирования работы администрации. Система планирования представляет собой комплекс мероприятий, осуществляемых местной администрацией и ее структурными подразделениями с целью определения задач, текущих результатов деятельности, средств и способов их достижения в соответствии с целями администрации на основе анализа ситуации, прогнозных оценок ее развития, возможных ресурсов. Планирование обеспечивает эффективное использование организационных ресурсов, внутреннюю координацию, адаптивность структурно-функциональной организации администрации к внешним требованиям, осознание организационных стратегий руководителями и специалистами. Процесс планирования включает в себя анализ стратегических целей, являющихся отражением текущего состояния и проблем в сфере деятельности местной администрации; прогноз будущего состояния целевых объектов и внешних условий; формирование системы задач; определение оптимальных стратегий деятельности.

Эффективному планированию деятельности местной администрации должно предшествовать определение приоритетов социально-экономического развития муниципального образования, основанное на всестороннем анализе текущей ситуации во всех сферах жизни местного сообщества. На базе сформулированных приоритетов формируется стратегия социально-экономического развития муниципального образования (или вносятся коррективы в существующую стратегию), определяются цель и задачи деятельности местной власти на долгосрочную перспективу.

В свою очередь, на основании стратегии развития, целей и задач деятельности органов местного самоуправления формируются среднесрочные программы социально-экономического развития территории и стратегический план (концепция) деятельности местной администрации.

На основе программы социально-экономического развития муниципального образования на среднесрочную перспективу в соответствии со стратегическим планом (концепцией) деятельности местной администрации разрабатывается годовой план работы администрации.

Такая комплексная многоуровневая система планирования обладает значительным потенциалом в решении и текущих проблем, и долгосрочных задач, стоящих перед администрацией, однако в настоящее время в связи с недостаточной степенью использования программно-целевых методов управления на уровне муниципальных образований является практически невостребованной.

Как правило, существующие системы планирования работы администрации направлены в основном на согласование во времени деятельности руководства местной администрации и ее структурных подразделений. С этой целью в администрациях разрабатывают годовые и квартальные, а иногда и месячные планы работы местной администрации и ее структурных подразделений. На уровне структурных подразделений могут формироваться недельные планы работы.

Система планирования поддерживается и регулируется внутренними правовыми актами, главным из которых является регламент местной администрации.

Годовой план администрации – документ, включающий перечень мероприятий, проводимых администрацией в течение года, с указанием сроков их выполнения, ответственных исполнителей и плановых показателей эффективности и результативности деятельности с конкретными значениями. Мероприятия группируются по основным направлениям деятельности администрации.

Ответственным за формирование годового плана администрации является руководитель аппарата администрации, находящийся, как правило, в статусе заместителя главы администрации.

Предложения по формированию годового плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями. Руководители структурных подразделений в установленные сроки вносят в аппарат администрации предложения по включению мероприятий в годовой план работы администрации с указанием сроков исполнения, ответственного структурного подразделения и плановых показателей эффективности и результативности деятельности. Руководитель аппарата обобщает поступившие предложения и готовит проект годового плана работы администрации. Проект плана работы направляется на согласование руководителям структурных подразделений и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

В планы работы администрации, как правило, включаются:

1) вопросы, которые вносятся на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

2) вопросы, рассмотрение которых требует созыва коллегии;

3) вопросы, по которым необходимо принятие постановлений главы администрации;

4) организационные мероприятия администрации.

Годовой план работы утверждается главой администрации и передается структурным подразделениям для исполнения.

После утверждения годового плана работы администрации формируются годовые планы деятельности структурных подразделений. Они согласовываются с заместителем главы администрации, курирующим эти подразделения, и утверждаются главой администрации.

Вопросы о ходе выполнения мероприятий, включенных в годовой план работы администрации должны, выноситься на постоянно действующее совещание при главе администрации. Мероприятия годового плана работы администрации, годовых планов работы отделов и секторов могут корректироваться в течение года.

Квартальный (месячный) план представляет собой элемент годового плана. Он формируется на уровне администрации, уровне самостоятельных структурных подразделений. Мероприятия годового плана, планируемые на соответствующий месяц, могут корректироваться в соответствии с актуальными проблемами, заданиями и поручениями представительного органа муниципального образования.

Недельный план представляет собой перечень мероприятий, проводимых в течение недели. Недельный план может формироваться на уровне самостоятельных структурных подразделений как элемент месячного плана с учетом дополнительных поручений и заданий и по решению руководителя структурного подразделения.

В соответствии со стратегическим и оперативными планами определяется объем планируемых работ для каждого сотрудника, его вклад или участие в достижении общих целей деятельности, отраженными в индивидуальных планах сотрудника.

Индивидуальные планы являются одним из методов научной организации труда работников местной администрации, способствующим эффективному использованию рабочего времени, определению главных и второстепенных направлений деятельности и препятствующим выполнению излишних функций. Индивидуальные планы составляются на квартал, месяц, неделю, очередной день.

Координационные и совещательные органы (коллегия, постоянно действующее совещание, рабочие группы), образуемые в администрации, планируют свою деятельность самостоятельно в соответствии с положениями о них.

3. НАПРАВЛЕНИЯ ПОВЫШЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

С самого начала работы по подготовке законопроекта «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (после принятия – Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ) и по настоящее время ведется дискуссия о принципах территориальной организации местного самоуправления и о направлениях и приоритетах ее дальнейшего совершенствования.

Несмотря на принятие в 2003 г. и вступление в силу в полном объеме в 2009 г. нового одноименного Федерального закона (Федеральный закон от 06.10.2003г. № 131-ФЗ), закрепившего принцип двухуровневой территории-альной организации местного самоуправления (поселения – муниципальные районы) и наличие четырех категорий муниципальных образований (поселения, муниципальные районы, городские округа, внутригородские территории городов федерального значения), острота дискуссии не снизилась.

При единстве принципов формирования органов местного самоуправления, на лицо многообразие их форм. Неизменно одно, даже при разных подходах и различных формах формирования системы местной власти, кадры, то есть люди с их плюсами и минусами, с их моральными, идейными, политическими, человеческими слабостями и сильными сторонами, определяют социальную значимость того либо иного органа местной власти. Предметы ведения местного самоуправления определены законодательно и составляют: а) вопросы местного значения; б) отдельные государственные полномочия.

В тоже время в разных муниципальных образованиях, в различных окружных администрациях области мы видим совершенно отличные друг от друга картины. Именно это дает основание констатировать: ситуацию на местах определяет кадровый состав муниципальной службы, т.к. именно эти люди отвечают и определяют состояние социальной сферы в поселениях.

Кроме этого существует ряд до сих пор нерешенных вопросов сдерживающих процесс научно обоснованного подбора кадров для органов местного самоуправления:

1) Процесс территориальной организации местного самоуправления в целом ряде регионов РФ еще не завершен, органы местного самоуправления носят временный, переходящий характер на многих территориях. Они еще должны доказать свою практическую состоятельность.

2) Если строго следовать российскому законодательству, то субъекты РФ не вправе самостоятельно определять наличие только какого-либо одного территориального уровня организации местного самоуправления, ограничивая тем самым права граждан на самоуправление смысле его организации на иных территориальных уровнях в порядке правовой преемственности применительно к прежним Советам все уровней.