Історія архівної справи в Україні

Основний масив документів архіву після 1775 р. опинився у розпорядженні коменданта Новосіченського ретраншементу, а після його скасуванням потрапив до Катеринославського повітового суду. За наказом новоросійського і бессарабського генерал-губернатора М. Воронцова повітовий суд у 1839-1845 pp. надіслав запорозький архів до Одеси. Документи Січового архіву надійшли у розпорядження А. Скальковського, який майже 60 років зберігав документи вдома і вивчав їх. Після смерті А. Скальковського із запорозького архіву документи вилучалися і потрапляли до приватних зібрань, наукових архівів історичних товариств. Збірку запорозьких матеріалів, які були частиною фонду Коша, син А. Скальковського передав до Російської академії наук.

До Єдиного державного архівного  фонду архів Коша приєднано 1926 р., в Одеському губархіві його упорядкували і склали опис. У 1931 р. Одеський крайовий історичний архів передав фонд Коша до Всеукраїнського архіву давніх актів у м. Харкові, де він зберігався до 1941 р. У роки Другої світової війни фонд було евакуйовано на схід, а під час реевакуації архівних документів фонд Коша Нової Запорозької Січі привезли до Києва в ЦДІАК України (ф. 229).

4. Архіви та  архівна справа в Україні кінця XVIII-XIX cт.

З ЛІКВІДАЦІЄЮ АВТОНОМІЇ  України та введенням загальноросійського  адміністративного устрою розвиток українських архівів тісно пов'язувався з архівним будівництвом у Російській імперії. Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.

1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на  правах генерал-губернатора, в  листі до малоросійського губернатора  Я. Бакуринського порушував питання  про організацію в губернському  місті Чернігові "архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных местах без призрения оставленных... позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг". Для "розбирання всех дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784) Катеринославського намісництва (1784-1796), другої Новоросійської губернії (1797-1802), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Св. Димитрія. На Правобережжі архіви губернських правлінь поповнювалися справами колишніх воєводських канцелярій, а казенні палати – вотчинними документами і грамотами монастирів. У 20-х роках XIX ст. в архіві старих справ Київської казенної палати в льохах та підвалах псувалися документи, які потрапили туди після ліквідації монастирських вотчин. Великий за обсягом архів утворився при Полтавській казенній палаті, де зберігалися справи про монастирське землеволодіння, матеріали Румянцевського опису, документи Гадяцької полкової канцелярії.

У 1831-1835 pp. у містах України було скасовано магдебурзьке право, зокрема давнє самоуправління Києва. Відповідно до "Городового положення" від 12 червня 1870 р. створювали нові органи самоуправління – Міські думи (розпорядчі органи) та Міські управи (виконавчі органи), функціонування яких призвело до створення архівів. В архівах міських дум і управ зберігалися документи про права і привілеї міст.

Внаслідок реформ 60-х  років XIX ст. було ліквідовано багато установ – різні комітети і комісії, старі судові установи, "приказы общественного призрения". Діловодство ліквідованих установ стало заповнювати архіви губернських правлінь, казенних і судових палат, внаслідок чого кількість справ в архівах збільшувалася вдвічі або й втричі.

Документи місцевих дореформених установ в Україні, які перетворилися  на історичні матеріали, почали передавати до історичних відомчих архівів у  Росії. Після судової реформи 1864 р. справи ліквідованих повітових судів  надходили до МАМЮ. Порядок передавання справ встановлювали "Правила о разборе архивов судебных мест". Деякі окружні суди намагалися спочатку розібрати справи з 1800 p., відібрати ті, які мали залишитися у них, а потім відправляти до Москви. Найбільше документів ліквідованих судів передано до МАМЮ з Чернігівської (понад ЗО тис), Полтавської (близько 18 тис.) та Харківської (близько 14 тис. справ) губерній.

Поточне діловодство й архіви

Архіви губернських  правлінь, казенних і судових палат  зростали швидкими темпами не лише за рахунок документів ліквідованих установ, а й в результаті організації власного діловодства. Російські бюрократичні порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростанню документообігу. В XIX ст. поточне діловодство канцелярій було відокремлене від архівів. Канцелярії впорядковували документи, формували справи, надавали їм заголовки, наприклад: "Дело, состоящее из регистров бумагам, отправленным в Санкт-Петербург для доклада Г. генерал-губернатору. Начато 18 марта 1843 г."⁷ В кінці кожного року на закінчені справи складали описи, в яких зазначали порядкові номери, дати початку і закінчення справи, зміст та кількість аркушів у кожній справі. "Решенные дела", непотрібні для поточних справ, канцелярії передавали до архівів за описом. В архіві справи зберігали у в'язках, у шафах, на полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в'язки. Наприклад, "Дело об учреждении в Києве Временной комиссии для разбора Архива разных присутственных мест й монастырей тут и о мерах к открытию действий ея. Начато 30 апреля 1843 г. – кончилось 12 октября 1844 г. По судной части на 547 листах" зберігалося в архіві у в'язці 16, на 4 полиці, в 113 шафі⁸.

В архівах, переповнених старими справами, документи зберігалися без належного порядку. "Сбитые в кучу дела,... истлевшие й подгнившие от сырости, ни в какую опись не занесенные", – з таким порядкуванням зіткнувся дослідник О. Андрі-євський в архіві Київського губернського правління 1881 р.⁹ Обсяг матеріалів колишньої Малоросійської колегії, які зберігалися при Чернігівському губернському правлінні, був невідомий. Чернігівський губернатор у листі до ректора Харківського університету повідомляв лише приблизну вагу згаданих документів – 150 пудів¹⁰.

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непотрібних  для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з  вищими установами. 1861 р. Проскурівський повітовий суд звертався до Подільського губернського правління з проханням розглянути питання про старі справи (з 1803 p.), які зберігалися "без всякой надобности... й увеличивали только архив”¹¹. Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським і волинським генерал-губернатором питання про запровадження в Подільській губернії "особых" комісій для розбирання старих непотрібних архівних справ у повітових судах цієї губернії і визначення, які :і них підлягають знищенню. У лютому 1861 р. комісія, створена для розбирання архіву Балтського земського суду, склала опис старих справ з 1795 до 1834 p., які підлягали знищенню. Відомі факти стихійного знищування документів. Так, у кінці XIX ст. у м. Черкасах Київської губернії на базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду зі справами останньої чверті XVIII – першої чверті XIX ст.

Архівне законодавство і відомчі архіви

На розвиток архівів  в Україні у XIX ст. суттєво впливала загальна постановка архівної справи в Російській імперії. Укази, розпорядження, накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, зберігання архівних документів.

За указом 1798 р. всі  закінчені в різних місцевих інстанціях судові справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської судової палати. Указ 1800 р. вимагав "решенные дела" адміністративного характеру передавати до архіву губернського правління, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ передбачали  впорядкування архівів судових  місць, канцелярій прокурорів і стряпчих (1850 ), щорічний перегляд справ, яким минуло десять років, та перевірку архівів раз на рік (1852). Перегляд справ мала проводити комісія, утворена з дозволу вищої влади. З 1867 р. такі комісії встановлювалися губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ  запровадило "Росписание тех родов архивных дел, которые не должны подлежать уничтожению по губернским правленням й уездным присутственным местам", яке передбачало 23 категорії таких справ. Встановлювалися відповідні категорії для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих уста нов. Так, після ліквідації управління новоросійського і бессарабського генерал-губернатора (січень 1874 р.) вирішувалося питання про влаштування архіву цієї канцелярії і було асигновано суму понад 3 тис. карбованців на утримання цього архіву, і виплату коштів службовцям архіву.

Військове міністерство розробило Правила передавання закінчених справ до архівів військових канцелярій. Всі справи і книги поточного діловодства було розділено на три категорії ("разряды"), відповідно до яких після закінчення справи документи призначалися для знищення або для зберігання в архівах¹². Справи, призначені для зберігання в архівах, поділилися на дві групи: справи, які зберігалися певний строк (1,3,5,10,35, 40 років) та справи, які необхідно "хранить всегда", "хранить вечно". До категорії "хранить всегда" належали "описи делам и книгам, хранящимся в архиве".

Упорядкуванням архівів духовного відомства з середини XVIII ст. опікувався Святійший Синод. 1865 р. було створено комісію для розбирання справ Синодального архіву. Крім справ власне цього архіву, комісія приділяла увагу архівам консисторським. У грудні 1868 р. комісія дійшла висновку, що архівні справи не можуть розглядатися як потрібні чи не потрібні, вказавши на їх цінність як писемних пам'яток, що дають багатий матеріал для статистики, історії, юридичної науки. Указом 1869 р. Святійший Синод заборонив єпархіальній владі знищувати старі архівні справи і передбачив заходи щодо упорядкування архівів духовного відомства.

У відповідності з  указом Святійшого Синоду, Церковно-історичне  і археологічне товариство при Київській духовній академії 1898 р. створило комісію для розбору і опису справ Київської духовної консисторії. Протягом року комісія ретельно переглянула архів, виділила всі справи XVIII ст. і перших трьох років XIX ст. (адміністративні й судові), а також книги указів, описи монастирів і церков, прибутково-видаткові книги, клірові, сповідні і метричні книги 1731 -1803 pp. Комісія відзначила відсутність у консисторському архіві загальних описів справ і книг за XVIII ст. Для успішного розбирання та впорядкування архівних документів комісія рекомендувала передати справи і книги старого консисторського архіву до 1803 р. включно "без отчуждения их от консистории"¹³.

1873 р. при Міністерстві народної освіти було створено "особливу" комісію з представників різних відомств під головуванням сенатора М. Калачова для обговорення питання про влаштування архівів і зберігання в них документів. З цією метою збиралися дані про стан архівів усіх відомств. Департамент загальних справ Міністерства внутрішніх справ розіслав "вопросные пункты", для з'ясування питання приміщень архівів, співробітників, кількості справ і хронології, способів зберігання, систематизації документів, наявності опису справ, існування фактів знищення і передання архівних матеріалів¹⁴.

Наприкінці XIX – на початку XX ст. на пропозиції істориків та архівістів уряд визнав за необхідне провести реорганізацію архівної справи.

Архіви  адміністративних та судових установ Правобережної України

Особливості формування архівів адміністративних та судових установ у Правобережній Україні пов'язані з перебуванням її земель у складі Речі Посполитої. Всі акти, що торкалися українського Правобережжя, записувалися до Коронної метрики.

У XVIII ст. співвідношення між архівами центральних і місцевих установ змінилося. Важливу роль в управлінні внутрішніми справами відігравала місцева влада, що позначилося на складі архівів гродських судів (органів судової і військово-адміністративної діяльності старост, яких призначав король), архівів шляхетських станових судів – земських і підкоморських, архівів міського самоуправління – магістратів і ратуш, а також приватних архівів великих землевласників.

В архівах місцевих судово-адміністративних установ відкладалися діловодні документи: протоколи (чорнові записи), індукти (чистописи), фасцикули, допоміжні реєстри та індекси справ, суммаріуші.

У XVIII ст. значно поповнилися архіви магістратів і ратуш. Найважливішу групу документів в архівах становили актові книги, до яких вносили ухвали з адміністративних питань, записи про процеси міського суду. Іншу цінну групу документів складали рахункові акти і книги, наприклад книги запису прибутків і видатків. У великих містах, зокрема Львові, Перемишлі, Самборі та ін. велися окремі книги ради (радецькі), куди записували ухвали ради як законодавчого і адміністративного органу в місті, акти про діяльність цехів та книги лавничі з матеріалами лавницького суду, який розглядав кримінальні й цивільні справи. У малих та приватних містечках Правобережжя, де міський уряд не ділився на раду й лаву, велися єдині міські книги.

Зміна адміністративного устрою у  Правобережній Україні після  її приєднання до Російської імперії  внаслідок поділів Польщі в кінці  XVIII ст. докорінно вплинула на архівну справу цього регіону. Становлення нового адміністративного правління за губернським положенням 1775 p., введення губернських та повітових судів супроводжувалося запровадженням російського діловодства, формуванням при нових канцеляріях архівів за російським взірцем. Старі архіви судово-адміністративних установ, міського самоврядування зазнали великої руйнації. Магдебурзькі книги і книги ратуш майже всі загинули, деякі ратушні книги потрапили до приватних зібрань. Актові книги передавалися до архівів нових державних установ.