Исследование структуры предприятия

5. Отдел капитального строительства – занимается составлением дефектных ведомостей ремонтных работ на собственных объектах, производит проектно-сметную документацию, сопровождает заключение договоров на производство работ по собственному строительству, контролируют выполнение работ и их сдачу. Функции отдела:

1) Разработка проектов долгосрочных, среднесрочных и текущих планов капитального строительства.

2) Составление титульных списков на все объекты капитального строительства, заявок на строительные материалы и оборудование.

3) Разработка планов ввода новых производственных мощностей и культурно-бытовых объектов.

4) Заключение договоров с проектными организациями и подрядчиками на разработку проектно-сметной документации и строительство объектов.

5) Организация подготовки строительных площадок.

6) Своевременная выдача проектно-сметной и технической документации для производства строительных работ.

7) Технический надзор за сроками и качеством выполнения работ, за их соответствием утвержденной проектно-сметной документации, рабочим чертежам, строительным нормам, стандартам, нормам техники безопасности, производственной санитарии, требованиям рациональной организации труда.

8) Подготовка документации по завершенным объектам для приемной комиссии.

9) Контроль за своевременным вводом объектов в эксплуатацию.

10) Учет незавершенного строительства.

11) Организация взаимодействия с научно-исследовательскими институтами, организациями.

6. Отдел имущественных отношений. Задачи отдела:

1) Оформление документации или свидетельство собственности на земельные участки зданий и сооружений.

2) Оформление технических паспортов в БТИ.

7. Планово-экономический отдел – занимается составлением планов предприятия, учетом выполненных работ и накладных расходов по объектам, расчетом суммы премий. Из этих задач следуют функции отдела:

1) Формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития строительной отрасли.

2) Экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе выполнения работ.

3) Анализ экономического состояния предприятия.

4) Формирование ценовой политики предприятия.

5) Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития предприятия.

6) Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы.

7) Контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства в области экономики.

8. Сметно-договорной отдел. Основной задачей сметно-договорного отдела являются - подготовка и оформление договоров-подрядов на капитальное строительство с заказчиками, субподрядными и другими организациями. В соответствии с данной задачей на сметно-договорный отдел возлагаются следующие функции:

1) Контроль за правильностью расчетов с заказчиками и субподрядными организациями по выполненным строительно-монтажным работам согласно заключенным договорам.

2) Проверка и согласование передаваемой заказчиками сметной документации, калькуляций стоимости материалов, транспортных схем и т.п.

3) Организация с участием других отделов работы по составлению планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, на транспорт, коммунальное и другое обслуживание, а также отпускных цен на продукцию, изготовляемую предприятиями строительной организации.

4) Организация претензионной работы по взысканию пени и штрафов при нарушении заказчиками, субподрядными организациями или поставщиками договорных обязательств.

5) Участие в работе по оформлению финансирования объектов собственного строительства.

9. Бухгалтерия – производит начисление заработной платы, оплачивает счета за выполненные работы и поставку материалов, ведет подсчет по всем видам затрат, перечисляет налоги всех уровней, принимает материальные отчеты от ответственных лиц, а так же производит бухгалтерский баланс. Из этих задач следуют функции предприятия:

1) Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

2) Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.

3) Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

4) Организация бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.

5) Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.

6) Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

7) Обеспечение расчетов по заработной плате.

8) Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.

9) Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.

10) Принятие мер по накоплению финансовых средств, для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

11) Взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

12) Составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

После анализа функций всех отделов, было отмечено, что:
- предложение об объединении двух отделов - технического и производственно-диспетчерского, ошибочно, ввиду того, что функции отделов различны и не пересекаются;
- технический и монтажные отделы сходны по функциям. При чем монтажный имеет весьма ограниченный список целевых функций, а потому считаем целесообразным объединить эти два отдела, это позволит снизить нагрузку на работников отдела за счет сотрудников монтажного отдела и избавиться от излишних управляющих сотрудников, входивших в монтажный отдел, т.е. сократить штат.

3. Информационное обследование

Рис. 2. Схема информационных потоков между отделами

Письменные потоки информации:

1.       Договор на поставку оборудования (для проверки/росписи)

2.       Проектная документация (для сдачи в БТИ)

3.       Договора с проектными организациями на разработку проектно-сметной документации и строительство объектов (для проверки/росписи)

4.       Графики выполнения работ

5.       Счета по поставке материалов

6.       Счета по поставке оборудования

7.       Учет незавершенного строительства

8.       Обновленные строительные нормы, стандарты, нормы техники безопасности, производственной санитарии, требования рациональной организации труда.

9.       Схема по организации земельных участков строительных площадок.

10.   Указания по эксплуатации оборудования

11.   Указания по экономии средств

12.   Акты на списание, продажу оборудования и инструмента

13.   Данные о выделении денежных средств отделу

14.   Перечень списанного оборудования и инструмента

15.   Отчеты о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом

Электронные потоки информации:

1.       Список поставщиков определенного оборудования

2.       Проектная документация на монтаж оборудования

3.       Учет выполненных работ (для составления накладных расходов)

4.       Выписка расчета с заказчиками (на проверку)

5.       Заявки на строительные материалы (для составления титульных списков)

6.       Заявки на оборудование (для составления титульных списков)

7.       Титульные списки необходимого материала и оборудования, для проведения тендеров среди поставщиков

8.       Информации об имущественном положении, доходах и расходах предприятия.

9.       Список исследовательских институтов по составлению проектных документаций.

10.   Анализ состояния и тенденций развития строительной отрасли.

11.   Список поставщиков, нарушавших договорные обязательства.

12.   Список заказчиков, нарушавших договорные обязательства.

13.   Планы монтажных работ

14.   Расчет заработной платы

Устные потоки информации:

1.       Обсуждение о нахождение в здании дефекта, из-за некачественного материала. Через последних надо связаться с поставщиком.

2.       Разработка стратегии развития предприятия.

3.       Составление планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, на транспорт, коммунальное и другое обслуживание

4.       Обсуждение по поводу подготовки объекта к сдаче

5.       Проведение инструктажа по технике безопасности

6.       Обсуждение решения о внесении изменений в технологию эксплуатации оборудования.

7.       Обсуждение планов капитальных вложений на строительство

Из трех видов информационных потоков, протекающих между отделами,
преобладает поток письменной информации. Самый загруженный отдел, т.е. отдел с наибольшим количеством потоков - технический отдел, даже если учесть присоединение к нему монтажного отдела.

4. Выбор первоочередных объектов автоматизации

В ходе информационного обследования был выявлен самый загруженный отдел, им оказался технический. Однако, учитывая целевую направленность всего предприятия в целом - строительство, по функциональной значимости наиболее важным, хоть и менее загруженным,  является отдел капитального строительства. Автоматизация этого отдела даст большую отдачу, нежели автоматизация технического или любого другого отдела. Таким образом для автоматизации был выбран отдел капитального строительства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Федеральное агентство специального строительства (Спецстрой России) осуществляет строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, правопорядок, обустройства войск, жилищное строительство и строительство объектов социальной инфраструктуры для Вооруженных Сил РФ, других войск, воинских формирований и органов, объектов мобилизационного назначения федеральных органов государственной власти, а также специальных объектов оперативного оборудования территории РФ в целях обороны, в том числе предусмотренных федеральными целевыми программами и инвестиционными программами субъектов Российской Федерации.