Оптимизация запасов наличных средств на предприятии

     Банковское  накопление -  система, в рамках которой  покупатели производят платежи в региональные центры, а избыточные денежные средства направляются в концентрационный банк. Накопительная банковская система позволяет ускорить потоки денежных средств фирмы при помощи оперативных центров инкассации.  Вместо простых инкассационных центров, сосредоточенных в правлениях копмпаний, действуют объединенные инкассационные центры. Цель – сократить промежутки времени между моментом, когда покупатели отправлюят платежи, и моментом, когда компания использует эти денежные средства. Покупателям, находящимся в определенном геграфическом регионе, предписывается отправлять платежи в инкассационный центр этого региона. Местонахождение инкассационного центра обычно зависит от обслуживаемых географических регионов и от объема вексельного обращения в регионе. При поступлении платежи помещаются в местный банк инкассационного центра. Избыток денежных средств затем переводится по телеграфу со счетов этих местных банков в накопительный банк или банки. Накопительный банк – это банк, в котором компания имеет главный счет – обычно счет расходов. Преимущество системы децентрализованного вексельного обращения и инкассацией перед централизованной системой заключается в следующем:

1. сокращается время, необходимое на пересылку. Так как инкассационный центр выставляет счета покупателям в своем регионе, эти покупатели обычно получают счета раньше, чем бы они пересылались через главное управление. В свою очередь, когда покупатели оплачивают счета, время пересылки к ближайшему инкассационному центру меньше, чем время,  необходимое для обычного перевода в главное управление.
2. сокращается время, необходимое на инкассацию чеков. Так как переводы, помещенные в местный банк  инкассационного центра обычно выписаны на банки этого региона.

     Прибыль от вложения высвобождаемых денежных средств должна быть сопоставима с любыми дополнительным издержками децентрализованной системы. Также учитываются любые различия между двумя системами в общих компенсационных остатках. Чем больше число инкассационных центров, тем больше счетов местных банков могут быть обслужены.

     Чеково-депозитные переводы – средство перевода денег  из одного банка в другой при помощи чеков. Переводы между финансовыми  институтами необходимы для того, чтобы ускорить движение денежных средств. Существуют три основные метода:

1. телеграфные переводы;
2. чеково-депозитные переводы;
3. электронные чековые переводы через автоматические клиринговые палаты.

     Самым быстрым является телеграфный перевод. Такие переводы можно осуществлять через федеральную резервную  телеграфную систему или через частную телеграфную систему. Преимущество этого метода в том, что денежные средства немедленно  оказываются в распоряжении получателя. Телеграфные переводы отличаются от чеково-депозитных переводов организацией движения средств. При последних предварительно отпечатанный чек выписывается на местный банк и подлежит оплате в накопительном банке. Денежные средства не сразу доступны для получателя, потому что чек должен быть инкассирован по обычным каналам. Одна из разновидностей депозитных чеков – электронный чек, который обрабатывается в автоматических клиринговых палатах. Средства поступают с задержкой на один рабочий день, так как они переводятся электронным способом в отличие от физической транспортировки. Поскольку издержки не слишком высоки, электронные переводы в значительной степени заменили почтовые.

     Система сейфов – метод ускорения инкассирования чеков. Покупатели посылают свои чеки прямо в банк, который немедленно обрабатывает их и отсылает компании отчет о результатах. При наличии  системы накопительных банков инкассационный центр получает переводы, обрабатывает их и помещает в банк. Цель системы сейфов – устранить промежутки времени между получением компанией переводов и зачислением их на депозитный счет в банке. Обычно система сейфов действует  на региональной основе, при этом компания выбирает региональные банки согласно своему порядку оплаты счетов. В каждом из городов компания арендует абонентский ящик и определяет банк, который будет заниматься аккумулированием переводов в сейфе. Клиентам направляются инструкции, предписывающие посылать переводы в сейф. Банк забирает почту раз в день и помещает чеки на счет компании. Чеки регистрируются и зачисляются для инкассации. Компания получает конверт с бланком о взносе  депозита платежной ведомостью и другими необходимыми документами. Эта процедура освобождает компанию от депозитирования чеков и ведения документации по ним. Главное достоинство системы сейфов заключается в том, что чеки быстрее кладутся на депозит в банке и быстрее становятся инкассированным остатком, чем в том случае, когда они обрабатываются компанией перед их депозитированием. Другими словами уничтожается лаг между моментом получения компанией чеков и моментом внесения их на счет в банке. Главный недостаток организации системы сейфов- это издержки. Банк предоставляет некоторые услуги в дополнение к обычному клирингу чеков и требует за них компенсацию, обычно предпочитая увеличение депозитов. Поскольку такие издержки почти прямо пропорциональны числу чеков, помещенных на счет, система сейфов, как правило, нерентабельна, если средняя сумма переводов невелика.

     Приемлемое  правило для принятия решения, использовать или нет систему сейфов либо систему  накопительных банков, заключается  в следующем: надо просто сравнить добавочные издержки при более эффективной системе с предельным доходом, который может быть получен при использовании высвобождаемых средств. Если издержки меньше дохода, система рентабельна; если нет – наоборот. Уровень рентабельности зависит преимущественно от географического разброса клиентов, типичного размера переводов и уровня дохода на высвобожденные денежные средства.

     Зачастую  фирмы уделяют особое внимание обработке  крупных переводов для того, чтобы  они могли быть помещены на банковский счеткак можно быстрее. Такая  специальная обработка может включать персональный сбор этих чеков или использование авиационной почты либо специальной доставки. Когда небольшое количество переводов составляет в сумме значительную долю всех депозитов, может иметь смысл ввести специальную службу, чтобы ускорить депозитирование и инкассацию чеков на большие суммы. Вместо обработки вcех чеков через FRS некоторые банки предлагают услуги этих специальных служб, которые представляют чеки на большие суммы прямо банк покупателя. Выгода закляючается в ускорении инкассации этих чеков, что для клиента банка означает более быстрое получение денежных средств.

     Некоторые компании имеют слишком много  банковских счетов, создавая тем самым  лишние запасы «мертвых» денежных средств. Компания, которая имеет счет в  каждом городе, в котором у нее есть или торговый филиал, или производственные мощности, могла бы значительно сократить остатки наличности, если бы она сократила некоторые из этих счетов. Банковская деятельность торгового филиала зачастую может вестись с большего  счета с небольшими потерями в обслуживании и доступности денежных средств. Несмотря на это, банкиры приветствуют маленькие счета, хотя в них мало смысла для общего управления наличностью фирмы. Закрыв ненужные счета, фирма высвободит средства, которые она затем использует с выгодой.

3. Контроль за выплатами.

     К более быстрому обороту наличности может привести также эффективный  контроль за выплатами. Целью инкассации является максимальное ускорение, цель применения стратегии выплат – их замедление, насколько это возможно. Сочетание быстрой инкассации  и замедления выплат приведет к получению максимального объема свободных денежных средств. Флоут – денежные средства, связанные в выписанных  чеках, которые еще не инкассированы в банке-трассате.  Одним из методов максимизации свободной наличности является платеж посредством флоута. Для выплат флоут – это разница между общей сумой чеков, выписанных с банковского счета, и суммой, показанной в банковских книгах. Конечно, компания может иметь отрицательный остаток в своих книгах и положительный банковский остаток из-за того. Что сумма выписанных чеков не списана со счета, на который они были выписаны. Если объем флоута можно точно подсчитать, остатки на банковских счетах могут быть сокращены, а средства инвестированы с целью получения прибыли. Компания с большим количеством банковских счетов должна уметь быстро переводить денежные средства в банки, из которых производятся выплаты для того, чтобы предотвратить временное появление чрезмерного остатка в каком-либо из банков. Суть этой идеи в том. Чтобы иметь адекватное количество наличности в разных банках, но не допускать чрезмерных остатков. Это требует ежедневной информации по инкассированным остаткам. Затем избыточные средства переводятся в банки, из которых должны производится платежи, или для оплаты счетов, или для инвестиций в рыночные бумаги. Один из методов жесткого контроля за платежами – централизация кредиторской задолженности на одном счете. Таким образом, платежи могут производиться точно в нужный момент. Если кредиторы фирмы применяют систему скидок, эти процедуры должны иметь целью исключение или минимизацию потерь. Методом задержки выплат является использование тратт. В отличие от обычного чека суммы по тратте не выплачиваются по требованию. Когда она предъявляется в банк эмитента для инкассации, банк должен предъявить её эмитенту для акцепта. Затем фирма-эмитент кладет средства на депозитный счет в банке. Чтобы покрыть сумму платежа по тратте. Преимущество оплаты траттой заключается в том, что это оттягивает момент, когда фирма фактически должна иметь средства на банковском счете для покрытия тратты. Следовательно, это позволяет фирме поддерживать меньший объем средств на счете в своем банке. Возможным недостатком системы тратт является то, что некоторые поставщики предпочтут чеки. Когда компания имеет много банковских счетов, разбросанных по всей стране, возможности флоута расширяются.  Используя преимущество неэффективности клиринговой обработки чеков FRS  и некоторыми коммерческими банками, а также из-за не неэффективности почтовой системы, фирма может максимизировать время, на протяжении которого выписанные чеки остаются неоплаченными. Максимизируя платежный флоут, фирма может сократить объем своей наличности и использовать эти средства более прибыльно. Однако выигрыш одной фирмы – это потери другой. Максимизация платежного флоута означает, что поставщики не получат наличные деньги так быстро, как могли бы. Отношения с поставщиком могут пострадать в такой степени, в какой он неудовлетворен подобными платежными традициями. В этом случае данный фактор необходимо принять во внимание при планировании платежей.

     Многие  компании имеют отдельный счет для  выплаты заработной платы. Чтобы  минимизировать остаток на этом счете, необходимо предсказать, когда выписанные чеки на получение заработной платы будут представлены для оплаты. Если день выплаты заработной платы приходится на пятницу, то не все чеки будут превращены в наличность  в этот день. Следовательно,  фирме не нужно иметь на счете  денежные средства, для выплаты всей заработной платы. Даже в понедельник некоторые чеки не будут представлены из-за издержек в помещении их на счет. Основываясь на этом опыте, фирма должна быть в состоянии построить распределение, когда в среднем чеки предъявляются для инкассации.  У многих фирм есть сходный со счетом заработной платы отдельный счет по выплате дивидендов. Здесь аналогично идея состоит в том, чтобы предсказать, когда такие чеки будут предъявлены для оплаты, чтобы фирма могла минимизировать наличный остаток на счете.

     1.4. Электронные переводы денежных средств

     Методы  ускорения инкассации  и замедления платежей, которые обсуждались в  предыдущих главах, основаны на системе  «бумажных» переводов. Однако все больше средств как при инкассации, так  и пи платежах переводится при  помощи электронных систем. Многим институтам позволен более широкий выбор счетов и финансовых инструментов, которые они могут предлагать клиентам. Возросшая гибкость повлияла также и на механизм платежей. Вторым аспектом изменения внешних условий является возросшая сложность компьютерных разработок для управления наличностью и электронных переводов денежных средств. В магазинах при помощи электронной карточки можно заплатить за покупку, поскольку при помощи электронных приспособлений денежные средства переводятся со счета покупателя на счет магазина. Преимущество для продавцов очевидно; они уверены в том, что оплата за покупку – доброкачественная, к тому же они получают деньги немедленно. Кроме того, продавцы могут уменьшить возможность получения недоброкачественных чеков, используя гарантийную систему, предлагаемую многими банками. При такой системе чек клиента считывается спектральными приборами, и компьютер проверяет его доброкачественность. Так банк гарантирует чек, который он проверяет, продавец не подвергается риску потерь от «плохих» чеков. Конечно, при электронных переводах средств флоут исключен. В отличие от бумажных переводов здесь нет неинкассированных средств, так как счет одной стороны дебетуется сразу же  после того, как счет другой кредитуется. Для некоторых корпораций потеря платежного флоута оказывается слишком чувствительной, чтобы с ней примериться. Однако у этой системы есть и достоинства. Благодаря тому, что дата расчета известна совершенно точно, возможен более  полный контроль за платежами. Кроме того, улучшаются отношения с поставщиками. Для фирмы электронное банковское дело означает  меньшие затраты времени на инкассацию дебиторской задолженности, более эффективный контроль за наличностью и, возможно, сокращение сервисных издержек.

     Ещё одна разработка – это счет с нулевым остатком, средства с которого автоматически переводятся в ценные бумаги, если имеет место их избыток, и наоборот, если имеет место недостаток. Иногда недостаток восполняется посредством соглашения с банком об овердрафте, заключенного заранее. На счете с нулевым остатком, как показывает его название, средства без необходимости не находятся. Операции на счете обычно ведутся за определенную сумму комиссионных.

     Большая часть фирм устанавливает плановый уровень денежных остатков. Они не могут держать избыточную наличность, так как имеют возможность получать определенный доход в виде процентов при инвестировании этих средств в рыночные ценные бумаги. Естественно, чем выше процентные ставки по инвестициям, тем больше альтернативные издержки наличия пассивных остатков. Оптимальный уровень наличности должен быть больше, чем:

1. трансакционные остатки, необходимые фирме, когда управление наличностью эффективно;
2. требования компенсационных остатков со стороны коммерческих банков, в которых фирма имеет депозитные счета.

     Установление  минимального уровня кассовых остатков зависит, в частности, от требований компенсационных остатков со стороны  коммерческих банков. Эти требования устанавливаются банком на основании  данных о доходности счета. После того как определен доход со счета, должны быть вычислены  издержки.  Многие банки устанавливают плановые показатели удельных издержек для таких операций, как переводы и обработка чеков. Если общие издержки меньше  общего дохода со счета, то счет рентабелен; если больше, счет нерентабелен. Требуемый минимальный средний уровень остатков наличности – это граница рентабельности счета. Так как банки различаются по норме выручки, а также по издержкам и методам анализа счетов. Определение компенсационных остатков может быть различным. Следовательно, у фирмы есть возможность быть достаточно предусмотрительной, чтобы найти такой банк, который потребует наименьшие компенсационные остатки для данного уровня активности. В последние годы существует заметная тенденция в направлении оплаты наличными средствами услуг, оказываемых банком,  вместо поддержания компенсационных остатков. В данном случае преимущество для фирмы заключается в том, что она может получать на используемые для компенсационных остатков средства больше, чем выплачиваемые ею комиссионные сборы за услуги. Когда предложенные услуги лучше оплатить наличными, фирма должна быть готова использовать преимущества этой ситуации и сократить свои компенсационные остатки.