Системный подход и анализ

     В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности. 

Тема 1.3.

Системный анализ, его содержание и этапы.

      Системный анализ признается в настоящее время наиболее конструктивным из направлений системных исследований.

      Этот  термин впервые появился в 1948 г. в  работах корпорации RAND в связи с задачами военного управления. Получил распространение в отечественной литературе после перевода в 1969 г. книги С. Оптнера «Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем».

     Анализ любой системы предполагает под собой декомпозицию ее с последующим определением статических и динамических характеристик составляющих элементов, рассматриваемых во взаимосвязи с другими элементами системы и окружающей средой.

      Системный анализ – это совокупность исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

     Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

     Цели  анализа:

• детальное изучение системы управления для более эффективного исследования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствованию или замене.
• исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы управления с целью выбора наилучшего варианта.

     Задачи  анализа систем управления:

1. Определение объекта анализа.

• выделение анализируемой системы управления;
• определение цели и задач управления;
• первичная декомпозиция системы с выделением управляемых подсистем, объектов управления и окружающей среды.

     Можно определить два направления анализа:

• определение состояния систем управления, т.е. находится точка отсчета и определяются зоны, требующие улучшения;
• исследование альтернативных вариантов с целью выбора наилучшего.

2. Структурирование системы.

     Структура производственной организации – это форма распределения задач и полномочий между лицами или структурными подразделениями, составляющими данную систему, направленная на достижение стоящих перед ней целей.

     Цель  структурирования – детальное изучение системы управления, установление связей и отношений между ее элементами.

     Далее, как и при изучении системного подхода, необходимо рассмотреть в  историческом плане становление методологии системного анализа. Необходимо понять, что системный анализ проблем основан на понятиях логики и математики. Необходимо разделить, для решения каких проблем будут лучше применимы принципы логики, а для каких – математические принципы.

      Системный анализ начинается с уточнения или  формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или организации) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

     Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия являются основой для системного анализа.

     Для оперирования основными понятиями  системного анализа необходимо придерживаться конкретных словесно-интуитивных или формальных определений.

      Элемент – некоторый объект (материальный, энергетический, информационный), обладающий рядом важных свойств и реализующий в системе определенный закон функционирования; внутренняя структура элемента не рассматривается.

      Среда – множество объектов вне данного элемента (системы), которые оказывают влияние на элемент (систему) и сами находятся под воздействием элемента (системы). Правильное разграничение исследуемого реального объекта и среды является необходимым этапом системного анализа.

      Характеристика – то, что отражает некоторое свойство элемента системы. Характеристики делятся на количественные и качественные, в зависимости от типа отношений на множестве их значений. Количественная характеристика называется параметром.

      Показатель – характеристика, отражающая качество системы или целевую направленность процесса (операции), реализуемого системой.

      Качество – совокупность существенных свойств объекта, обусловливающих его пригодность для использования по назначению.

      Процессом называется совокупность состояний системы, упорядоченных по изменению какого-либо параметра, определяющего свойства системы. Степень приспособленности процесса к достижению цели является эффективностью процесса.

      Состояние системы – это множество значений характеристик системы в данный момент времени.

      Ситуация – совокупность состояний системы и среды в один и тот же момент времени.

      Проблема – несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

      Именно  в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Их источниками могут быть результаты воздействия внешней среды на систему или определенные изменения внутренней среды (например, изменение самих целей или нормативов).

      Совокупность  факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части:

• характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений)
• ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

      Внутренние  факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д.

      Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. Это, например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, и оказывающие прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение; состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурная и политическая обстановка, существенные для данной организации события в других странах и др. косвенные факторы.

     Определить  проблему значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения проблемы.

      Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в системах более высокого уровня.

      Цель – это вариант удовлетворения исходной потребности, выбранной из некоторого множества альтернатив, сформулированных на основе специального знания.

      Потребность – это то, что объективно связывает человека (и вообще живое) с внешней средой (миром), в том числе и с социальной, как некоторое (определяющее) условие обеспечения его жизнедеятельности и существования.

      Свойства  цели:

• цель находится в непосредственной зависимости от потребности и является в этом процессе ее прямым следствием;
• выбор цели сугубо субъективный, т.е. выбор основан на конкретном знании индивида или сообщества;
• цель конкретна;
• цель всегда несет в себе элемент неопределенности, что приводит к некоторому «рассогласованию» фактически полученного результата и той модели, которая была сформирована;
• наличие неопределенности в исходной модели делает цель средством оценки будущего результата.

     Можно выделить следующие этапы системного анализа проблем:

     Этап 1. Формулирование проблемы (постановка задачи).

      Отклонения  от плановых (или нормативных) состояний, которые отмечаются в определенный момент времени или прогнозируется в будущем, являются чаще всего показателем проблемы в организациях. Их источниками могут быть результаты воздействия внешней среды на систему или определенные изменения внутренней среды (например, изменение самих целей или нормативов). При этом возникает двойственный вопрос:

• есть ли проблема для данной системы;
• кто должен ее решать.

      Поиск ответов на эти вопросы предопределяет необходимость анализа внешних и внутренних причин проблемы. В результате анализа ситуации возможны различные варианты к определению самой проблемы и ее решению. Решение проблемы может находиться в области изменения функций (функциональная проблема), структуры (структурная проблема) или параметров (параметрическая проблема) функционирования системы.

      Одним из наиболее отработанных и удобных  инструментов анализа проблем является дерево проблем, которое содержит важную информацию о структуре и взаимосвязи разных сторон проблемы. В вершине дерева проблем находится сама проблема, а ветви первого уровня (чаще 3) предполагают структуризацию ее по путям:

• что нужно узнать, чтобы решить проблему;
• что нужно создать, чтобы решить проблему;
• что нужно организовать, чтобы решить проблему.

      Этап 2. Постановка цели решения проблемы.

      В зависимости от сложности, многогранности решаемой проблемы цель решения также  представляет собой более или  менее сложную систему представлений  о желаемом результате деятельности. Поэтому процесс постановки цели желательно разбить на несколько последовательных этапов:

• определение миссии;
• установление стратегических целей;
• определение конкретных задач.

      Этап 3. Формулировка критериев принятия решения.

      Цели  в общем виде указывают направление  действия, критерий дополняет понятие цели и указывает эффективный способ ее достижения. Таким образом, критерии – это стандарты, по которым следует оценивать альтернативы. Они же являются ограничителями всех управленческих решений.

      При формулировании критериев необходимо соблюдать некоторые требования:

• критерий должен охватывать все стороны деятельности системы (оцениваемого явления);
• критерий должен быть чувствительным к изменению исследуемых параметров;
• критерий должен быть относительно простым.

     В системном анализе чаще используются следующие группы критериев: