Учет расчетов с подотчетными лицами

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Уральский Государственный  экономический  университет

Филиал УрГЭУ в г. Нижний Тагил

 

 

 

Курсовая работа

по финансовому учету

Учет расчета с подотчетными лицами

 

 

 

Исполнитель:

студентка гр.

 

Преподаватель:                                                                        

 

 

 

Нижний Тагил

2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………...……3                                                                                                   

1 Теоретические основы исследования учета расчета с подотчетными лицами…………………………………………………………………………………..…6

1.1 Понятие о бухгалтерском учете  расчетов с подотчетными лицами……………….6

1.2 Законодательство в сфере  расчетов с подотчетными лицами………………….…10

2 Практические основы исследования учета расчетов с подотчетными лицами….…………………………………………………………………………………12

2.1 Общая характеристика предприятия и его учетной политики……………...….....12

2.2 Учет расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Виолис»: первичный, синтетический, аналитический……………………………………………………...…..16

2.3 Пример учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Виолис»……………...21

2.4 Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами……………...27

Заключение…………………………………………………………………………….…31

Список использованных источников……………………………………………….…..32

Приложение А Приказ о порядке  расчетов с подотчетными лицами……………..…34

Приложение Б Расходный кассовый ордер…………………………………………….36

Приложение В Командировочное удостоверение…………………………….……….38

Приложение Г Журнал регистрации хозяйственных операций……………………....40

Приложение Д Журнал регистрации  операций………………………………….…….41

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Так, суммы командировочных расходов включают в себестоимость продукции (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется  в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции  с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

Таким образом, в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

В подотчет выдаются наличные для  предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки  за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. С этой позиций выбранная тема курсовой работы весьма актуальна.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

1. ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу и с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;
2. дать краткую характеристику исследуемого предприятия, проанализировать его деятельность в области бухгалтерского учета;
3. изучить первичный учет,  а также документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;
4. изучить синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами;
5. рассмотреть на примерах учет расчетов с подотчетными лицами.
6. выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Виолис».

Объектом исследования является - Общество с ограниченной ответственностью «Виолис».

Периодом исследования для рассмотрения характеристики организации учёта расчётов с подотчётными лицами являются 2009-2011 гг.

Теоретическая ценность работы состоит  в том, что она вносит определенный вклад в осмысление темы исследования.      

Практическая значимость  определяется наличием в исследовании примеров проведения учета расчета с подотчетными лицами.

Методы работы. Решение поставленных задач в работе осуществлялось с  использованием системного анализа объекта в его внутренних и внешних взаимосвязях, исторического, функционального подхода, сравнительно-сопоставительного анализа.

Методологической основой написания  курсовой работы являются законодательные  и нормативные акты, первичные и сводные документы исследуемого предприятия, учебники и учебные пособия, статьи из журналов «Главбух», «Бухгалтерский учёт», «Главная книга».

Структура: введение, две главы с параграфами, заключение, список использованных источников и  приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические основы исследования учета расчета с подотчетными лицами

1.1 Понятие  о бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами

          Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Расчеты с  подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские  расходы.

При выдаче денежных средств организация  обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под  отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью [9, с. 45].

В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и  указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить  отдельный приказ, где указывают  фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия  включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов [11, с. 95].

Далее проанализируем мнения авторов экономической литературы.

В условиях рыночной экономики постоянно  происходят изменения в бухгалтерском  учете и налогообложении расчетов с подотчетными лицами. В периодической  и экономической литературе постоянно идут дебаты по совершенствованию учета и налогообложения расчетов с подотчетными лицами.

Луковецкая А.А., директор департамента аудита Группы компаний «РУСКОНСАЛТ», отмечает, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает для коммерческих фирм никаких норм по оплате расходов на проезд и проживание. Включить их в затраты можно в полном объеме.

Затраты на командировки относятся  к прочим расходам, пусть даже косвенно. Прежде всего, это приказ о командировке, а также документы, подтверждающие затраты на жилье и проезд. Плюс авансовый отчет. Требовать от фирмы каких-либо дополнительных документов налоговики не вправе. Более того, не требуется даже командировочного удостоверения, достаточно приказа (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время на случай спора с налоговиками фирма должна быть готова обосновать цель командировки.

Жиленко Е.В., главный бухгалтер ООО «Космос- Терминал», на вопрос можно ли оплачивать командировку, не учитывая средний  заработок, отвечает, что если организация  считает, что платить за командировку как за обычные рабочие дни удобнее, то должны иметь в виду следующее. Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует сохранение за командированным сотрудником его среднего заработка, который рассчитывается исходя из зарплаты за 12 предыдущих месяцев. То есть главное, чтобы человек получил сумму, которая была бы не меньше средней заработной платы. Собственно поэтому законодательство требует сохранять за сотрудником, который находится в командировке, также премии и прочие выплаты, предусмотренные в организации [18, с. 15-16].

Сбитнева  И.К., советник налоговой службы П  ранга, объясняет, что затраты работников, связанные со служебными поездками  за рубеж, в налоговом учете можно  признавать на основании косвенных  документов. Минфин России подтвердил это в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660. В нем чиновники ссылаются на статью 252 НК РФ. В ней расшифровано, какие расходы можно считать «документально подтвержденными» при расчете налога на прибыль. С 1 января 2006 года пункт 1 статьи 252 НК РФ действует в обновленной формулировке. Утвердив ее, законодатели расширили существующий до этого перечень бумаг, которыми плательщики налога на прибыль могут подтверждать свои расходы. В частности, в этом перечне появились документы: