Учет расчетов с подотчетными лицами

 

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Виолис»: первичный, синтетический, аналитический

Первичный  учет расчетов с подотчетными лицами.

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Виолис», должны оформляться соответствующими документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

- наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные  подписи указанных лиц.

Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, производится по приказу (распоряжению) руководителя предприятия (приложение А) и оформляется расходным кассовым ордером (приложение Б). В расходном кассовом ордере, кроме обязательных реквизитов, указывается ФИО подотчетного лица, цель выдачи наличных и сумма прописью. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (приложение В) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет  состоит из двух частей:

I часть:  фамилия, имя, отчество подотчетного  лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет;  израсходовано; остаток или задолженность  предприятия;

II часть  (обратная сторона отчета): сумма  расходов, на основании всех приложенных  документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии  квитанции.

Авансовый отчет заполняется работником. После  его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Бухгалтер обязан проверить законность командировки, обоснованность произведенных расходов и соответствие их утвержденным нормам.

Авансовый отчет утверждается руководителем  и главным бухгалтером предприятия  в сумме, принятой бухгалтером к  учету. На лицевой стороне авансового отчета проставляется проводка. Указывается  сумма, выданная под отчет.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, где кроме обязательных реквизитов, указывается ФИО подотчетного лица и основание для внесения денежных средств в кассу предприятия. Перерасход же выдается по расходному ордеру в день сдачи авансового отчета. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу.

Синтетический и аналитический учет расчётов с  подотчётными лицами.

Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах  имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

Аналитический учет - учет, который ведется в  лицевых, материальных и иных аналитических  счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета;

Все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и  аналитического учета бухгалтерскую  отчетность.

В ООО «Виолис» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным под отчёт предназначен счёт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет балансовый, основной, расчётный, сальдовый, активно-пассивный 1-ого вида, поскольку по окончании учётного периода возможны как остатки неиспользованных подотчётных сумм, так и остатки не возмещённых организацией расходов по предоставленным авансовым отчётам.

Таблица 1 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга  подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное —  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету –  выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту  – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток  долга подотчетного лица на конец  периода	Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток  долга подотчетному лицу на конец  периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

В ООО «Виолис» по счету 71 делают проводки в корреспонденции со счетами:

дебет	кредит	Содержание операции
71	50	на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
71	73	оплата подотчетным  лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
71	91	отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки
10	71	отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным  лицом;
19	71	НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;
20	71	приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
26	71	приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом
50	71	на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
60	71	отражена задолженность  организации перед работником на основании авансового отчета
70	71	на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица
73	71	если недостача будет  удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
84	71	если командировка носит  непроизводственный характер и финансируется  за счет собственных средств;
91	71	если недостачу по расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить
94	71	если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
97	71	приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным  лицом.

 

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

 

2.3. Пример учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Виолис»

Суточные в ООО «Виолис» выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя ООО «Виолис» или в коллективном договоре. Так, согласно п.1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 года № 729 « О размерах возмещения расходов,  связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организации, финансируемых за счёт средств федерального бюджета».  Организации, финансируемые из федерального бюджета, расходы на выплату суточных возмещают в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

Предельная норма суточных утверждена п.3 ст.217 НК РФ:

- для командировок по России  – 700 руб. в сутки;

-  для зарубежных командировок  – 2500 руб. в сутки.

Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

 

 

 

 

 

Схема 1 - Движение документов в ООО  «Виолис»

 

 

 

 

 

 

 

Схема 2 -  Операции по выдаче подотчетные  сумм и отчета подотчетного лица в  ООО «Виолис»

Главному бухгалтеру ООО «Виолис» Ивановой А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2011г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Ивановой А.М. на 13.01.2011г. нет.

Для обоснования командировки Ивановой А.М. имеются следующие документы:

1) договор с Московским Университетом  Управления, имеющим лицензию на  образовательную деятельность, на обучения Ивановой А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2011 по 26.01.2011;

2) приказ руководителя №5 от 12.01.2011г. о направлении в командировку Ивановой  А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2011г. по 27.01.2011 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета командировочных  расходов Ивановой А.М.: - железнодорожные  билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. –  9900руб.,

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2011г. Ивановой А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Виолис».

Ивановой М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2011г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных  средствах Иванова А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2011г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей;

2) счет № Е-144 от 26.01.2011г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2011г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;

3) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2011г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

4) отчет о проделанной работе  в командировке и копия свидетельства  об окончании курсов повышения  квалификации Московского Университета Управления на имя Ивановой А.М.;